落实“让群众最多跑一次” 创新档案管理新路径

落实“让群众最多跑一次” 创新档案管理新路径

郝莉莉

国家能源集团神东煤炭集团公司档案馆，陕西 榆林， 719315

摘要：为贯彻落实神东档案管理标准化建设与服务群众相融合的举措，探索新时代企业档案管理的新模式，从2020年起，神东档案馆积极探索，开展“让群众最多跑一次”工作。编制档案标准化流程手册，通过手册将归档过程予以固化，提升档案收集的有效化、整理的标准化等基础性工作；开发档案利用平台，公布档案检索目录，有效提升利用服务。此项工作的开展，有助于档案工作强化服务，优化机制，强化效能，促进公司世界一流示范企业的发展。

关键词：创新；远程查档；最多跑一次

神东煤炭集团公司地处陕、蒙、晋三省区能源富集区，主要负责国家能源集团在神府东胜煤田骨干矿井和山西保德煤矿，以及配套项目的生产运营，是国家能源集团的骨干煤炭生产企业。神东煤炭集团践行新发展理念，聚焦高质量发展，坚持和加强党的全面领导，坚持稳中求进工作总基调，坚持管理提升和内涵式发展，稳步提升企业发展质量和效益，努力创建世界一流示范企业。

随着公司发展的不断推进，面临更加复杂的发展环境，工程建设项目验收、科研产品的研发、各类审计等等使得档案作为技术载体、知识载体及佐证材料的需求更加强烈。为适应新形势的发展需要，档案馆注重补短板、强弱项、提效能，让“让群众最多跑一次”工作落到实处，为神东创建世界一流示范企业起到助推作用。

一、创新做法

（一）梳理优化工作流程,固化档案基础业务工作。按照“减事项、减次数、减时间”的要求，细化档案接收和查阅的工作流程，形成清晰易懂的接收、查阅档案流程图。做好各类档案接收事项、数据梳理和确认，运用标准化、规范化模板，提高档案归档、管理规范化水平。推进档案服务内容、服务流程、服务制度标准化建设，档案馆文书档案管理科、科技档案管理科等五个科室编制统一规范的档案服务事项和办事指南体系手册。《手册》规定档案的分类、标识和著录等规则，按照收集、整理、保管、利用等业务流程展开，侧重规范档案人员的业务行为，指导档案基础业务工作，在实际工作中发挥了长效性的作用。

（二）简化程序,公开档案目录检索数据库，延伸服务触角、提升服务效能。

1.通过企业微信简道云平台增加网上借阅审批模块，提升借阅时效。

在剪刀云平台开设档案借阅流程，并配以借阅说明，指导网上借阅操作。从传统纸质借阅繁琐程序简化到网上一键借阅，提升了效率，强化了服务，让员工不用“跑空趟”“多地跑”，就近即可查阅，确保档案查阅“最多跑一次”甚至“零跑腿”。

2.以档案数据库为中心，实现远程查档。

档案馆在企业微信简道云平台开放档案开发利用平台，实现资源共享。推进档案服务窗口标准化建设，全面提升档案服务效能。达到数据信息公开透明，提高群众查阅档案的知悉率、准确率。

（三）设立党员服务岗，提升档案服务意识。

设立党员咨询服务岗，集中为员工提供必要的协助和服务。加强档案服务作风效能建设，积极开展“巾帼文明岗”“党员示范岗”等窗口服务。窗口服务人员时刻践行“热情接待、耐心咨询、跟踪服务”的服务承诺，根据科室职责进行分工，做到“一窗受理、集成服务”。

（四）积极对标，主动作为，强化责任落实。

档案馆开展基层档案工作归档范围细化及方案对标、指导工作，把各类业务对标指导工作分化到具体科室及人员，固化到日常考核工作中。档案馆业务指导人员从被动指导变为主动指导，有利于公司档案整体水平的提升。

（五）前置检查指导，严把档案形成关。档案馆科技档案管理科优化公司预算内投资项目、重点建设项目档案验收服务，推进施工单位档案指导。做好一线送服务工作，严格把控工地例会、验工计价、竣工验收期间档案的收集、监督、检查工作，规范档案的处置和流向，确保档案的齐全、安全和档案工作的连续性。

（六）分析档案查准率，提升归档率，夯实档案基础管理。档案馆保管利用科根据档案利用率，按年撰写档案查准率报告，从数据分析、原因剖析及整改措施三方面入手，深刻剖析，并落实归档源头的职责，梳理归档范围，提升档案归档率。档案馆督促形成档案单位按照“谁形成、谁归档”的原则，分层次、分专业、分岗位制定资料归档流程，逐步形成分类合理、资料齐全、内容专业、务实管用的归档体系。

（七）实施出入库管理信息化建设。为实现档案馆出入库数据的统计分析，通过简道云平台搭建出入库管理模块，以提升档案出入库效率，更好地科学布局档案库房。

（八）开展档案实体搬运项目及档案卷盒打印项目科研工作。档案馆对档案管理现状进行全面梳理，从工作流程、工器具等方面入手，开展创新性工作，提升档案基础业务工作效率。

（九）实施精准培训提升从业档案人员专业素质。档案馆根据培训内容和人员层次特点，改进传统讲授教学，探索运用访谈教学、行动教学、现场教学等教学方法，着力打造“课堂+现场”研讨式、体验式、案例式教学。现已在上湾矿开设一期档案人员专业人提升访谈教学实践活动，本实践活动通过“现场+案例”的教学方式进行，让档案教学更有感染力及吸引力。

（十）开展多层次、多种类档案系列活动。档案馆积极在神东煤炭集团档案系统开展“技能大比武、业务大提升”主题活动,努力营造爱岗敬业、争创一流的良好氛围。档案馆2020年首次开展档案征集、档案资源开发利用案例评选、档案管理优秀论文评选和档案知识竞赛等多种形式的活动，为保留神东历史发展的轨迹，改善馆藏结构，丰富馆藏，加强资源建设；提高员工对档案的认识，形成良好档案氛围；拓宽档案价值传播渠道，推进“档案信息服务”与“资源开发利用”工作，促进档案工作转型，更好地服务于神东安全生产经营等各项工作。

二、效果及影响

“让群众做多跑一次”的举措是神东档案馆档案管理创新实践的一项全新举措，具有很强的创新性和代表性，通过一种全新的管控模式，填补了档案服务革新的空白，取得了良好的社会效益及影响。

（一）优化流程极大提高工作效率。固化基础业务工作流程，固化各类档案接收、整理、录入格式并配以相应的图片、图表说明，可以方便、快捷地实现档案收集、整理、入库工作，提升档案基础业务工作的效率，对神东档案基础业务工作的提升起到很好的促进作用。通过规范化的管理模式的推广，得到了神东员工及行业内档案专家的高度评价，认为此举措创意好、应用好、效果好，有效节约了基础业务工作时间。

（二）档案服务的多远化、便捷化，变被动利用为主动服务，提升了服务效率，节约了纸张的损耗。通过网上借阅及前置借阅提升了借阅的效率，通过网上借阅及电子版借阅，实现了借阅“零纸张”，比对上一年度同类借阅节约纸张约3600页。

（三）营造了良好的档案工作氛围，凝聚了档案业务工作经验。通过开设党员服务岗、强化责任落实、前置检查指导等工作，潜移默化中引导员工牢固树立服务基层、服务群众的宗旨观念，创造了档案工作经验交流的平台。

通过系列的档案征集、评选活动，档案工作从原来的默默无闻转变为倍受重视，档案人员意识到所从事工作的重要性和价值。活动的成果亦在档案创新工作和服务工作中发挥了巨大的作用。

（四）发挥档案作用提质增效。2020年1-9月共完成接待借阅、查证档案2593人次，调卷量31370卷（件）。档案开发利用平台在2020年内蒙区域煤矿产权审查工作中起到突出的作用，为审计工作提供了强有力的佐证资料；保德公寓楼和大柳塔南区公寓楼、大柳塔搅拌站等工程资料的查阅，为项目改扩建及消防备案等工作提供了有力的支持与保障。

（五）共享档案信息资源，优化档案价值。通过档案开发利用平台的推广，共享档案基础数据资源，扩大档案信息的覆盖范围，实现档案信息资源优化配置，让员工获得优质、可靠的服务，充分发挥档案信息资源的价值。

三、结语

扎实推进档案基础业务工作的规范化，提升基础业务工作的效率，开创档案工作新篇章，渲染“爱岗敬业 争创赶干”的档案工作氛围，为神东创建世界一流助力。

参考文献：

[1]贾春玲.浅谈档案管理工作的重要性[J].兰台世界,2015(S3):18-19.

[2]石美琼,邱红莲,周怡静.浅析科研型企业档案管理的特点[J].云南科技管理,2012,25(06):41-42.

[3]石美琼.科研型企业档案管理改革的探讨[J].云南科技管理,2012,25(05):39-40.

作者简介：郝莉莉（1981.12-），陕西清涧人，本科，副研究馆员，2007年毕业于浙江大学汉语言文学专业，主要从事档案管理工作。