浅谈水利水电工程档案信息化建设的意义与措施

浅谈水利水电工程档案信息化建设的意义与措施

周良

长沙市黄材水库灌区管理局，410627

【摘要】在水利水电工程建设管理中，档案主要是指在工程建设实施过程中产生的各种图片、文字和图表以及视频等等资料，档案资料不仅具有价值性，同时也是重要的财富。在本文中，根据自身的工作经验，分析了水利水电工程档案信息化建设的重要性，同时提出了有效的信息化建设策略，旨在为相关研究提供参考，不断提高信息化的水平。

【关键词】水利水电；档案信息化；意义；措施

一、工程档案信息化建设的重要性分析

在水利水电工程建设过程中，工程档案有着重要的作用，同时也是重要的历史原始资源，能够给以后的建设带来支撑和参考，尤其是在当前现代化建设不断推进的背景下，科技档案的重要性更加突出，给生产、技术和管理带来了重要的保障。在时间不断积累下，工程档案信息不断增加，并且需要更加细化的分类，在不同资料中，必须要能够保证分门别类储存，这也给工程档案管理工作带来了直接的压力，影响到档案信息化建设的开展，使其成为我也发展中更加重要的问题。

（一）对工作的开展起到监督和借鉴的作用

工程档案通常是以书面的形式进行项目的监督和管理工作。主要体现在建设前期项目建议书、可行性研究、土地预审文件、环保部门审批文件等各类文件的批复，施工过程中形成的施工记录、质量检查记录、隐蔽工程验收记录，以及竣工验收时形成的文件。这些文件、报告、批复、通知等多种形式的工程档案，对项目建设各个阶段的工程管理起到了监督的作用，同时形成的工程档案是工程建设经验的积累，为将来水利水电工程建设的发展起到借鉴的作用。

（二）发挥水利水电工程的经济价值

水利水电工程建设档案对技术经济的发展有重要的价值，工程技术的发展要依靠以前成功工程建设的经验，吸取前任过往的失败教训，利用现阶段的科学技术，将新科技新技术转化为科学生产力，使其产生更大的经济价值。档案工作人员通过对档案信息进行分类整理、立卷、编目等进行保管，而将档案以电子信息的形式储存于计算机形成数据库，再对数据库进行索引标注以便于查阅，所以工程档案的信息化建设能够保障水利水电工程更好的发挥经济价值。

二、工程档案信息化建设中存在的主要问题分析

（一）前期工作开展阻力大

任何新事物的发展都要受到旧事物的阻碍，许多档案管理人员已经熟悉了手工操作程序，不愿接受新的技术流程，还有一些年龄较大的档案管理人员利用先进的计算机程序接受比较慢，甚至可能产生抵触情绪。有的人对工程档案信息化建设持怀疑的态度，他们认为只利用计算机技术对信息的存储不可靠而且需要投入大量的资金，信息在存储传输的过程中容易受到破坏或者造成丢失，如果网络不安全可能造成信息外漏等事故发生。

（二）数字化和网络化不等同于信息化

工程档案信息化是运用系统工程原理开发的管理信息系统软件，其中数字化和网络化只是工程档案信息化建设的一部分。档案信息化建设应当具备档案综合管理的功能，将纸质资料转变为电子信息，在此过程中要保证数据的完整性、真实性和安全性。利用现代高效的网络技术实现对各类档案资料进行数字化、网络化集中管理，并进行实时监控。

（三）数字化对象筛选复杂

随着时间的积累，储存的工程档案资料有的将近十几年甚至几十年的都有，要将所有纸质资料转变为电子信息，要花费很大的人力物力。这样就要求档案工作人员统筹兼顾，抓住重点将数字化对象进行筛选。按照保密程度、文件重要性以及保管期限等依据划分数字化对象，区分开哪些是重要信息，哪些是可删除信息、哪些是可暂缓的一般信息。这样循序渐进集中精力进行档案管理信息化建设。

三、水利水电工程档案信息化建设的有效对策

水利水电工程的档案具有周期长、数量大、种类多、利用率高等特点，在档案管理活动中要综合运用计算机技术对档案数字化工作中的数据转换、文字识别、校对、审核等所有环节进行管理。加强档案数字信息管理工作，包括数据采集、分类排序、数据统计、目录生成等。做好与传统纸质档案资料的衔接工作，提高工程档案信息化管理水平。

（一）做好原始数据的信息采集工作

档案管理工作人员要确保原始数据质量，就需要更加主动，采用多种方式和途径来进行数据的收集。在工程建设中，要针对建设的地点、时间以及规模等等因地制宜，采用主动收集和被动收集结合的方式。为了保证工程档案的质量，就需要全面检查收集的资料，并且查验资料是不是齐全，查看案卷编排。要保证真实和完整的工程档案资料，防止资料数据流失。

（二）形成水利水电工程档案管理信息系统

在水利水电工程中，要构建完善的档案管理信息系统，并且充分整合档案信息管理的各个流程，做好和部门业务的充分的融合。在水利水工程档案管理信息系统中，要将数据库系统软件的构建作为基础，充分使用网络技术，加强自动化的档案管理，转变过去的储存模式，不断更新和优化档案管理的方法。并在工程档案信息化支持下，使用者能够在平台上进行信息的查询和使用，不断提高工作的效率。用户权限分配能够保证各个层次的人查询到各个层次的信息，确保信息安全。

（三）确保水利水电工程档案信息安全

在档案信息传播中，主要是通过网络技术开展的传输，可能存在网络不稳定安全的问题，例如黑客入侵等等，都可能导致数据丢失和信息系统的崩溃，因此，必须要加强数据信息安全管理工作，做好数据的备份。构建完善的计算机使用制度，在计算机中进行杀毒软件的安装，并且定期做好杀毒修复。

（四）加强对管理人员的定期培训

在档案管理不断发展的今天，工程档案信息化建设必须要加强人才的培养，加强档案管理人才队伍的建设。在档案管理信息系统软件快速更新的今天，必须要加强对档案工作者人员的定期培训，增强他们的管理水平，使其能够符合信息化发展的要求，充分使用工程档案管理信息系统，做好档案管理工作。

四、结束语

综上所述，在当前档案信息化工作中，存在着很多的问题，因此，随着现代信息化的发展，给档案工作提出了更高的要求。因此，必须要充分重视档案信息化的建设，加强统筹考虑，在水利水电工程建设中充分使用信息化技术，构建完善的准确便捷的水利水电科技档案，让涌现出的新技术、新成果服务于企业水利事业的建设，从而产生巨大的经济效益。

【参考文献】

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