大型会议筹备的最优方案决策探究

大型会议筹备的最优方案决策探究

周晓璐

核工业西南物理研究院 四川省 610000

摘要：

在当今平等意识已经深入人心，不管是在中国还是在世界上，人民群众都在追求明主共和。所以大型会议便如潮般。但是有的时候大型会议可能会因为准备不足而导致会议不能按时合理进行，所以今天通过以往一些大型会议成功的案例来进行大型会议筹备的最优方案决策探究。

关键词：大型会议 筹备 最优方案

前言：在我们当中大家都知道一些小活动都要进行活动策划，因为如果没有活动策划可能会导致手忙脚乱。而大型活动的会前筹备则更显重要了，活动时的分工明确的小组也是非常重要的。当以上两个方面解决后我相信所谓的最优方案也就此应运而生。

一、会前策划

1、预测人数

会议人数是大型会议需要解决的一个难题，大型会议之所以大就是因为会议人数之多。当我们把人数都预测出来在进行下一阶段其他工作也会容易简单的进行。

根据回执和以往参加会议人数预测参加会议的人数。向可能参加会议的人发出邀请函，过段时间被邀请人向主办方做出回执，这样便于主办方的预测人数。往年的参加会议的人数也是一个预测人数的一个非常重要的因素。一元回归方程可以根据这两个因素来进行人员的比较准确的预测。LINGO软件也是一个预测会议人数的好用软件可以用此软甲进一步来预测会议人数。

2、参会人员的安排

当我们预测出参加会议的人数来之后，参会人员的住宿饮食问题也是一个难题。大型会议的参加人员一般来自四面八方，来自不同的地方，饮食习惯不同。我们要根据不同地方的人将参会人员的客房进行分组，这样才能让有相同习惯的参会人员在一起，才能让参会人员体会到主办方的用心。并且每块分组的客房要有弹性客房，预测人数并不和实际参会人数一样客房有时也会有小意外，所以说弹性客房是非常重要的只有这样才能让参加会议之时不因繁琐小事而导致会议的不正常进行。还有会议位置也要为参会人员提前安排好只有这样，开会之时大家才不会混乱。

3、会场布置安排

会场布置要别具用心，会场是开会的场所，是会议的载体。会场往往体现着会议的主题，会议精神有非常重要的影响力对于会议的正常进行。并且会场的布置也要有主办方文化的点缀，这也是对于主办方承担会议责任的补偿。

会场里面布置完成，会场外围也要有精细的布置。会场外围在开会正式之前要进行人员排除，将一些制造噪音的人员进行劝离，会议是一个严肃的场合，不允许有噪音来破坏会议的正常进行，还要进行路线的规划，开会之时人员会异常之多，如果没有一个正确合理的路线规划我想信，会造成交通堵塞甚至会有一些事故的发生这些都是非常可能发生的。

会场其他的安排都是一些小问题，根据以往经验和其他会议的成功案例都可以来进行规划，但这些也都是非常重要的。

二、职责专门小组

1、礼仪组

礼仪组虽说都是漂亮的女士和帅气的男士，但他们的职责并不是为了让参会人员只看的花瓶。参会人员的引导，参会人员的咨询服务。参会人员到达会场外围时客房的引导，客房各个地方的介绍都是礼仪组应做的事情，还有当会议开始之时会场中座位的引导，都得要礼仪组来进行参会人员的引导。礼仪组起到了桥梁与导游的作用。

2、环保宣传组

大规模的人员流动会有环保问题，虽然说参会人员都是高质人员，但是人员流动就会垃圾的产生，这时的环保宣传组就有大用了。会场整洁，会议休息时的会场洁净都是他们的作用。并且看到宣传这两个词也可以看出，该小组也有也承担着宣传的大任。海报的张贴，易拉宝的摆放，及他们的整洁都是需要的他们来进行着工作。

3、后勤组

后勤组也是一个非常重要的一个小组，后勤组顾名思义为管理后勤的小组。会议中茶水的摆放，会议后晚餐的安排等等都离不开他们。会议结束后一般会有会议晚会安排会议晚会的用餐，他们就要担任非常重要的责任了。晚会用餐可以说是一个非常重要的环节，一般来说。这是的菜单计划安排就要非常有心思了，可以这样说在这时如果我们搞的只符合某一地区的饮食习惯是非常不好的所以我们要多做一些符合大众口味的工作餐。

4、医护人员

会议进行时像一些比较正式的会议，一般去参会人员的年龄都会有些大。他们可能会有一些老年病，像高血压、心脏病等等都是比较常见的所以医护人员就非常重要了，如果会议进行中有参会人员突发疾病那么他们可能会有非常影响会议的进行，只有我们做好医护工作，在参加会议前对参会人员进行检查，当参会人员突发疾病是积极的治疗等等都是让会议正常进行的重要条件。

5、突发救急人员

突发救急人员一般都是消防员担任，因为消防员具有专业知识。在会议进行时可能会有一些事故产生，如失火，电路故障。这些在消防员的眼中都是小问题，并且平时如果没有会议的进行会议中心也应有救急人员，像巴黎的某地（就不细说了），就是因为缺乏救急人员导致一场大火使其损失惨重。所以说突发救急人员是非常重要的。

6、会议记录人员

大型会议一般都需要留有影响记录。嘉宾的进场，会议的进行，结束的拍照等等都需要会议记录人员。并且有时还需要会议进行直播之时要做好直播平台，摄像机的角度调整，等等都是会议记录人员进行的工作，向历史上那些重要会议的珍贵影响都是会议记录人员与新闻媒体合作才有的产物，所以说会议记录是非常的重要，这是历史的记录也是会议严肃性的体现只有这样我们才能有一个良好的会议进行。

7、安保组

一般参加会议的人员都是知名人士，社会地位高的上流人，一般出行会自带助理和保镖。但是谁又又能确定不法分子是否会存在他们的随行人员之中呀，这些都是未知的所以咱们的安保人员要进行身份的确定，并且必要时要用咱们的安保人员来替换他们的安保人员。并且在会场的各个地方都应有安保人员24小时不间断值班，和巡逻来维持会场的安全，安保人员是会议人员安心会议的关键只有安保措施做得好，会议才能正常进行，参会人员才会会议安心。

8、统率人员

统率人员是非常重要的纽带了，最开始之时命令的下达可能是经过讨论下达的。但是到了会议之时及时命令的提醒，和各个部门之间的联系都是统率人员的活动了。要不虽说各有各的职责非常重要但是，每个部门之间都各自为战不互相合作这也会使各个部门的功能平衡性给打破，所以说这些最重要的就是统率人员了，既起到了命令传播，又担任这各个部门之间通讯带的作用。

统率人员最大作用还不在上面，在于此。那么就是在会议时功能的体现。会议之时领导阶层可能会忙于会议的其他工作，对于其他部门的信息反馈可能会有一些的顾及不到，而这时统率人员对于反馈信息的查阅有了重要的作用，并且可以及时的回复反馈信息，这样也会使触发的一些小事情得到解决。

结语：

会议前的筹划，和会议之时的小组合作模式可以更好的使会议正常进行，我也相信在这样大型会议突发的时代我的解决方案会有一个用武之地，我也会根据前人的经验，以前会议圆满完成的经验来进行改革，改进。并且创新也是一个时代新词，我们也会根据时代的发展对我们现有的解决方案进行创新，我相信自己，相信团队人员。因为我们是是时代新人，我们要做就做时代弄潮儿。

参考文献：

• [1]数学建模在会议筹备工作中的应用[J]. 尹川,刘润,白云强,郭东星,李建平.  太原师范学院学报(自然科学版). 2012(04)

图书 

• [2]数学建模引论[M]. 高等教育出版社 , 阮晓青,周义仓主编, 2005

中外文题录

• [3]2009高教社杯全国大学生数学建模竞赛[CUCM].题目D题. 全国大学生数学建模