企业智能化档案管理理念及体系构建

企业智能化档案管理理念及体系构建

陶丽

四川科锐得电力通信技术有限公司 四川成都 610000

摘要：随着改革发展，我国经济的持续稳定增长，也使国内企业生产能力和企业管理水平得到了长足的发展。但如何加快企业档案管理现代化智能化成为了企业发展的一大课题，随着现代智能化档案管理理念的不断更新完善，在当今的企业智能化管理体系中，其理念已经发生了翻天覆地的变化，首先是管理对象由实质载体逐步向虚拟信息进行转变，再者管理方式由人工手动操作向数字智能进行转变，相应的操作理念也由注重人工手动向注重技术参数在进行转变。本文就企业智能化档案管理理念及体系构建展开探讨。

关键词：企业智能化；档案管理；理念；体系

引言

在网络、5G通信等高科技快速发展的今天，与以往相比，当前档案管理模式也在不断地发展。相比于传统管理方法，无论在内容还是形式都出现较大改变，在信息量增加的情况下，管理人员应当积极主动学习档案管理技术，提升数据信息的储存效果，优化档案业务管理流程。

1企业智能化档案管理理念转变

（1）管理方式由人工手动操作向数字智能转变。首先，企业档案管理方式正逐步从传统的手工柜式管理向现代智能化管理方式转变。传统企业档案管理资源主要是企业的产品成果、图纸、照片信息等。这种管理方式主要利用架子、书柜等形式存储，体现为人工手动操作管理方式；智能档案模式下，企业形成的档案大多以虚拟数字化的形式存在，而档案主要以计算机等电子设备的形式存在，其次，随着电子政务的发展，企业专用载体档案呈现多样性和丰富化，电子载体的产生和发展数量规模极大，传统的人工手动操作难以满足海量档案资源管理需要，并且海量的数字资源管理也必须通过电子设备来完成，最后，在智能化档案管理模式下，企业利用电子网络技术实现远程、多维的档案管理，促进企业档案资源网络服务成为可能，大多数企业通过建立企业网、商务网、数字档案馆等，加强企业档案信息服务形式的整合与协调，提供信息资源共享服务。（2）管理对象从实质载体逐步虚拟信息转变。在纸质化的档案传统管理时代，主要是加强对档案的分类整理和储存，然后用人工的方式进行处理的主要管理模式。纸质档案管理时代是以实质载体为主要特征，主要的储存介质是纸质资源。然而，进入智能化档案管理时代，智能化档案管理不再是纸质实体管理，而是虚拟信息管理。近年来，传统的基于信息文档特征的文件管理方式是基于文件载体的物理连接，而基于互联网作为通信通道的档案管理是基于文件信息内容的逻辑连接。这意味着智能化时代，企业智能化档案管理实现了由传统物理纸质载体管理向逻辑信息化数字管理的转变，智能化档案管理更重视对数据信息的挖掘和整理。企业对实物载体档案进行数字化、扫描、编目，提升档案管理效率和服务水平。比如，中国一重集团有限公司在档案数据方面下了很大功夫，通过底图全部数字化管理实现了企业档案电子化管理。

2企业智能化档案管理体系构建

2.1提升档案管理信息化工作重视程度

提升企业对档案管理工作的重视程度是新时期强化档案管理工作的首要前提，是实施规范化、科学化、高效化、信息化档案管理的重要思想意识基础。作为企业发展的“领航员”，企业领导应明确信息技术在档案管理工作中的重要意义，尽可能为档案管理智能化改善工作条件，创造有利的工作环境，推动其顺利地开展。在此基础上，还应顺应时代发展，积极引进先进的智能化档案管理技术和设施设备，推动档案管理信息化的建设进程，构建现代化、智能化、科学化的符合新时期企业档案管理模式及体系，在提升其管理实效性的同时，促进企业档案管理工作的长期健康发展。

2.2档案馆智能分析系统

智能化企业档案管理改变了人机交互方式，将用户主动查询信息资源的方式转变为档案馆主动提供信息资源服务，提高档案服务的灵活性、准确性和便利性，实现了智能化服务和档案管理的业务管理模式。智能档案管理模式下，以服务为主要改进方向，通过数据资源整理、挖掘、协同、共享等，构建了信息化服务平台和智能分析系统。智能档案馆具有智能通信感知、智能资源管理、智能管理设施、智能服务利用等特点。与传统的数字档案相比，智能档案的核心功能包括三个方面：一是进一步完善档案的日常管理，包括档案的收集、智能整理以及实物档案的管理；二是有效开发利用档案资源，提供常规的利用方法，包括一般检索和特殊检索，实现了智能数据挖掘、智能信息分类、主动推送等服务；三是深入挖掘企业数字档案资源的潜力，形成了各类企业财务发展数据支撑资源、企业成果报告资源、企业业务知识数据库、客户资源管理数据库等，为企业生产、经营管理、资源分配等提供了有效的信息数据支撑。

2.3转变档案保管方式

在传统档案管理中其多数资料为纸质材料，电子档案，如视频音频材料或管理文件仅视为辅助性手段，因而其档案管理的成本较少，且检索时间不长。在大数据技术的快速发展后，档案资料中的数据信息出现较大变化，出现了数据库系统、声音、影像、图形、图像、文本与多媒体链接等多种形态，其呈现方式多为邮件、图片、网页等，其内部的数据信息隐藏着多种价值，因而加大运用大数据技术分析与深入挖掘档案信息极有必要。在文件信息的储存方式上，档案管理人员应适时优化信息存储结构，借助光盘存储介质融合非结构化与半结构化数据，有效促进档案资料的检索能力，提升检索效率。例如，某电力有限公司在进行内部档案管理时，为存储更多的数据信息，管理人员转换了管理模式，其设置了专业化的信息管控平台，利用内部的数据挖掘技术改进了档案管理的效率。

2.4档案智能化信息服务的拓展

随着国内经济的大力发展，全社会初步实现智能化已成为可能，公共服务、城镇建设、医疗卫生等各行各业的智能化建设也都在如火如荼的开展，企业档案智能化信息服务也应顺时而为。随着新时代智能信息技术的不断开发进步，智能技术的综合应用也将在档案智能化建设中迅速拓展和广泛运用。企业档案智能信息服务不再满足于一般性、单一性自动化服务，而是向更复杂的、更综合的智能化服务能力进行发展。企业档案不再局限于某个单位或部门单个档案管理的智能化和服务智能化，而是逐步向集团化、大数据化档案管理和综合智能化服务方向拓展。档案智能信息服务的发展方向主要在下几个方面。一档案资料库要与智能档案信息服务资源进行有效的结合，从而使得实现档案资源共建共享；二优化智能档案管理机制和管理系统，使技术与资源的交叉协调进行互补；三通过多途径多渠道实现档案管理者与信息使用者进行灵活有效的沟通和互动，从而提升档案服务参与度和信息资源共享度。

2.5培育信息化档案人才队伍

企业档案信息化建设需要一支符合发展要求、数量充足、结构合理、素质较高的人才队伍，对于实现企业档案智能化具有十分重大意义。企业领导要高度重视档案人才队伍建设工作，要建立风清气正的良好用人机制，要加大技术力量储备，要多层次高质量为档案管理的持续发展奠定人力资源基础。抓好档案管理专业培训工作，加强对人才的培养，鼓励在管理中大胆创新，追求新技术，加强对档案管理、网络安全、信息建设等复合型人才队伍的培养。为企业档案智能化稳步发展提供充分的人才储备。

结语

档案管理深入整合企业各类数据资源，适应企业发展覆盖面广、多样化、多渠道的信息服务环境，是新时代企业智能化发展必然，企业智能化档案管理模式能够最大限度地有效聚集信息资源，满足档案使用者的实际需求。同时，通过档案的智能化服务，增强用户对企业数据资源的利用，实现数据资源的价值最大化。

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