探索基于ERP系统的电力企业物资合同管理

探索基于 ERP系统的电力企业物资合同管理

刘建军

国网青海省电力公司物资公司 青海省西宁市 810012

摘要：基于电企物资合同管理，文章分析了ERP系统的特点与功能，同时依据这一系统概述了物资合同签订流程，并在文章的最后探究了物资合同管理执行的保障措施，其包括转变管理观念、基础数据问题、供应商管理问题，仅供参考。

关键词：ERP系统；电力企业；合同管理

引言：伴随电力体制改革的深入，再加上电网建设不断地发展，电企为了健康稳定的发展，应当注重对信息化管理水平的提升，在电企管理模块中，合同管理占据着关键的位置，依据ERP系统的合同管理，除了达到信息共享的目的，也极大提升了管理效率。

1.ERP系统特点

企业资源计划简称为ERP，是通过信息技术与先进的管理理念融合形成的产物，是一体化的综合管理模式，是企业的管理层以及职工进行决策以及运行的重要方式，其特点有实用性、整合性、灵活性、实时性，具体方面如下所示。

1.1实用性

ERP系统改变了原有的管理理念，将整个企业的有形资源与无形资源进行充分的融合，比如时间、人、财以及信息等，全面解决了传统企业内部的数据混乱等问题，有效降低了企业的成本以及资源的利用情况，增强了企业的经济收益。

1.2整合性

ERP系统是一个高效的管理平台，运用ERP系统的最大优势是可以将企业的所有信息资源进行优化和整合，从而把多个部门的信息统一集中到这个系统中，这在很大程度上加强了信息的准确性，减少了运行过程中的使用成本，大大增强了运行的效率。

1.3灵活性

ERP系统是具备多个模块的功能的，企业可以依照其职责以及功能，对ERP系统的功能进行增加或者减少，这有利于企业管理的更加灵活性以及便捷性。

1.4实时性

ERP系统对企业中的所有数据信息进行整合，从而形成一个整体，ERP系统运行时能够对企业的信息实时以及动态地实行管理，有效地确保了相关管理人员对于企业的信息了解的及时性以及准确性，从而能够第一时间找出问题并且处理问题。

2.基于物资合同管理，ERP系统的功能

ERP系统是指企业的资源规划系统，是指运用先进的管理理念模式，对于现代化的信息技术进行应用而成的电子化管理系统，它能促进企业制定决策时更加的高效以及科学。其管理理念主要是针对企业的业务流程以及管理流程，对企业中的部门的管理系统运用计算机网络技术实行明确的对接，从而对领导管理层的决策作出充分的指导，保证管理的高效性、统一性以及科学性。

2.1提高物资合同管理的透明化、标准化

运用ERP系统对合同实行管理，完善了企业对合同的高效管理，促使合同的管理流程更加标准，以及信息的传递更加的准确及时，从而使管理人员能够及时地跟进合同的开展，而且还可以在系统中实现对合同的审批，这在很大程度上加强了合同的管理效率，全面且充分地解决了纸质审批过程中的耗时耗力等问题。除此之外，相关的ERP系统人员对于合同开展过程中的风险性以及可行性能够更好地掌握，还能够及时地对业务人员进行控制，帮助业务人员更好地对风险进行预防以及调整，加大了内部控制和沟通的及时性以及有效性。

2.2财务管控更加全面

ERP还能够对财务的日常业务以及财务管控方面进行协助，ERP系统可以实现对财务信息的收集以及分析，可以将系统中的动态数据信息及时准确地进行共享，从而加强企业活动中对于成本以及资金流向的掌控，ERP系统可以为财务提供相关的财务报表以及管理报表，能够帮助企业的财务更全面地实行管理。在合同执行阶段，对于合同的付款方面，ERP系统能够帮助财务更加细化地进行控制，从而加快企业的核算效率以及结账的速度。除此之外，相关财务人员还能够在ERP系统中，对于企业的成本以及预算实行实时的监管和控制，使财务的管控工作能够更好地完成，减少财务管控的风险，此外，财务在进行费用报销时应该及时地记录到ERP系统中，这样可以帮助财务更加高效地开展分析工作。

2.3合同履约更加高效

在合同开展的过程中，合同履约是其中最为关键的环节，ERP系统对于合同管理时，要保证实物和系统中所录入的情况一样，各种物资的信息也都要在系统中进行实时的更新，比如物资入库以及出库时，要确保履约的过程能够得到同步，加大合同的履约效率。

3.基于ERP系统，物资合同管理执行的保障措施

基于ERP系统，对于物资合同管理执行采取的保障措施，可以从转变管理观念、基础数据问题、供应商管理问题这三个方面来进行，具体如下。

3.1转变管理观念

企业职工应该明确ERP系统的作用，开展ERP系统是一个非常漫长而且巨大的工程，而且不能够马上就能看出它的效果，对ERP系统的管理理念，体现了企业资源管理的规范、统一以及共享性，在开展ERP系统时，相关的工作人员需要依照企业自身的实际状况对合同管理的组织构成以及业务的流程实行适当的变动，并且可以采用组织培训的方式，将完善的合同管理流程贯彻实施。

3.2基础数据问题

在ERP系统管理中，基础数据是其中最基本以及最关键的要素，ERP系统中及时准确的数据信息是帮助合同管理顺利实行的重要保障，基础数据的质量取决于物资的编码，在对合同管理过程中进行采购订单以及收货、发货等流程时，都涉及到和物资的名称相对应的编码，电力企业中的物资是非常丰富的，而且规格也十分复杂，因此，相关工作人员应该完善其物资编码，确保多种物资都能够有相应的准确数据信息，从而对ERP系统的合同管理建立良好的数据基础，推动合同管理工作的顺利开展。

3.3供应商管理问题

在对合同执行时，有一部分供应商可能会为了更多的经济效益，从而减少成本投入，最终将会致使供应的货物质量不合格，甚至还有一部分供应商可能会删掉出厂的试验项目，这将会对工程的质量造成隐患，现场的安装管理也不能符合要求，致使设备出现问题等。为了反防止出现这些问题，应当构建完善的供应商管理机制，应该对意向厂家的主体资格以及财政状况等进行充分地认识，对供应商实行合理的评估，从而降低合同管理时由于供应商的问题产生的风险，如果供应商违背合同上的有关内容，应当对其追究责任，如果是因为合同以及合同上的有关内容产生争辩，合同双方应当遵循诚实守信的原则，利用友好的方式来协商处理，如果协商之后双方仍然存在争议，可以申请到仲裁委员会实行仲裁判断，或者可以向人民法院申请诉讼，有效降低企业的经济亏损。

电力企业利用ERP系统对合同实行管理的模式，充分完成了系统的集成化以及业务的合理化与管理的持续化发展，不但减少了相关合同管理人员的工作任务，还大大地增强了对物资合同管理的效率。电力企业应该依照自身的实际发展状况，对举出数据以及合同的管理流程进行优化以及完善，大力开展ERP系统来实现对合同的管理，从而增强企业对合同的管理水平，提高企业的经济收益。

结论：基于ERP系统的合同管理，促使业务流程更加科学、合理，促进精细化管理能够持续进行，除了能够降低员工的工作强度，也能极大增强管理效率。电企应当结合自身的具体情况，不断健全基础数据，积极改进合同管理流程，将ERP系统有效融入合同管理，强化合同管理效率，为电企创造更多的经济利润。

参考文献：

[1]苟文清.探讨基于ERP系统下电力物资管理信息化水平的提升对策[J].中国新通信,2019,20(22):220.

[2]孔德煜.基于ERP系统的电力企业物资合同管理[J].管理观察,2018(21):30-31.