浅析高校档案管理工作的创新策略

浅析高校档案管理工作的创新策略

邓钟楠

普洱学院 云南 普洱 665000

【摘要】档案是高校教学成果和教学资料的真实记录、是重要的凭证依据，而档案管理则是高校行政管理的重要工作内容。因此，高校应当提高对档案管理工作的重视，切实解决档案管理工作中的问题，不断创新档案管理的措施，保障档案管理工作的质量，为高校的未来发展作出贡献。本文从档案管理现存问题入手，就如何进行高校档案管理工作创新进行了探讨、分析，旨在为高校的档案管理工作提供参考意见。

【关键词】高校档案；管理工作；创新策略

近年来，随着高校的不断进步与发展,对档案资料的重视程度也在逐年上升，由于高校档案记录了高校的教学成果和人才储备等重要资料，其安全管理工作已经成为了高校最为重视的行政工作之一^[1]。而创新档案管理策略，对于高校来说更是有着重要意义，优秀的档案管理策略能完善高校管理制度，优化高校内部结构。但是就目前而言，高校的档案管理工作还存在诸多弊端，影响着档案管理工作的顺利进行，对学校文化积累产生了一定阻碍。因此,为解决当前问题，高校应当重视创新档案管理工作方式,进一步提高档案管理工作的质量与效率。

1.高校档案管理工作的重要性

高校档案管理关乎到高校的人才选拔、 职工考核、校史底蕴等多个方面，是学校体系构建的重要一环。高校档案资料详细记录了高校发展历程和教学面貌，同时也记载着全校师生的在校表现，它能反映出高校的办学质量同时也是学校宝贵的文化积累^[2]。因此，如何做好档案资料的管理工作并不断创新管理措施，是当前所有高校都需要思考的问题。近年来，随着各个高校招生规模日益增大，其档案存量也在倍速增长，这给档案管理工作增加了难度同时也提出了更高的要求。而采用先进管理方法和管理手段，切实提高档案管理工作的效率和质量，也成为高校不断追求的目标.

2.当前高校档案管理工作中存在的问题

2.1 思想上不够重视

虽然我国高校很早之前就有了档案保存和管理的传统，但是至今为止，仍然有部分高校对档案管理工作不够重视，很多情况下都是形式主义，至今还沿用着多年前的档案管理模式。之所以会出现这种情况是因为许多高校领导及教职工都认为教学管理才是学习管理措施的主体，档案管理只不过是教学管理中很小的组成部分，在这方面投入太多成本是不值当的。正是在这种“重教学、轻档案”的管理思想影响下，高校档案管理的制度和方法都出现了停滞状态，其核心工作仍旧停留在档案信息收集、整理、保管等初级层面和纸质档案管理时代。不仅如此，一些在职的档案管理人员也认为，只要做好基础工作，就是档案管理的全部内容了，并没有形成良好的档案管理意识，这也是制约档案管理进一步发展的原因之一。

2.2 管理体制落后，管理方法单一

管理体系的落后是当前高校管理现存问题中最普遍也是影响最大的问题，高校档案管理工作是一项系统性相对较高的工作，它对管理模式的先进性以及管理人员的专业性都有一定要求。但是，许多高校在档案管理的模式上都还没形成完整的体系，所设置的工作流程过于简单，这也使得档案管理岗位人员分配不合理，且工资待遇普遍较低。一些高校甚至为了削减人力成本在档案管理上根本没有设置专业的管理人员，或者是由其它行政部门的工作人员兼任，并且在档案管理工作中未设置相应的激励机制，严重影响了档案管理人员的工作积极性。体制不完善，很有可能导致管理工作长期处于一个空白状态出现应付了事的情况也就成了普遍现象。

2.3 投入不足，硬件设备老化

由于高校领导对档案管理工作不够重视，这也就导致申请到的经费有限，无法购置先进的资料管理设备，由于没有充足的资金购买新设备，档案管理工作使用到的硬件设备已经非常陈旧有的甚至老化严重，并且档案管理室一般都是由废弃的教室、活动室等改造而来的，条件相对较差，即使一些高校虽然在硬件设备购置上花费了一定数额的资金，但是，由于缺少配套设施且建设不完善，专业人才和后续经费得不到保障，许多仪器的使用率都较低，仪器损坏后也难以得到及时维修。

3.具体方案及措施

3.1树立科学发展理念，提高思想认识

思想观念转变是解决当前高校档案管理的第一步，同时也是实现高校档案管理工作创新的基础和前提。在当前时代背景下，各大高校要秉承以人为本的发展思路，结合高校档案数据增长现状，围绕服务广大师生，开展相应的资料收集活动，丰富学校的馆藏资源，完善学校档案管理系统，协调好各个部门对档案管理进行新一轮革新。同时高校领导要重视档案管理部门建设和工作人员思想建设，建立偏向服务型的档案管理部门，要求档案管理部门提高服务意识，增强工作积极性，杜绝消极怠工的现象再次发生。同时高校自身的管理观念，也需要进行改变，要主动提高档案管理在高校管理中的影响力，不断提高管理水平，使档案管理往更健康的方向发展。

3.2 健全档案管理体系与管理制度

完善的档案管理体系与制度，是高校档案管理工作顺利推进的保障，是提高高校档案管理工作效率的根本。为了实现高校档案管理创新发展的目标，高校除了要摈弃落后的管理理念，还需要根据《档案法》、《档案管理办法》等法律法规，完善学校自身的档案管理机制，制定详细的档案管理条例，将档案管理职责具体落实到个人，实现目标化管理和量化管理。同时，在此基础上，高校还要完善相应的薪酬分配制度、用人制度、激励机制等，让档案管理工作成为具有竞争性的工作，鼓励档案工作人员在档案管理上进行大胆创新，敢为人先，为档案管理工作注入无穷活力。与此同时，完善档案查阅、 使用机制， 严格档案保密机制和使用机制，严格档案管理权限分配与控制，提高档案信息化管理安全系数，也是档案管理体系中不可缺失的一环。

3.3 加大资金投入，建设服务性的管理部门

国家经济不断发展，科技水平也在逐年提高，现如今高校档案管理过程中传统的手工检索、人工管理档案等管理方法已经越发与时代脱轨，这就需要各大高校加大对档案管理的资金投入，购置更多先进的档案管理设备如扫描仪、电子阅读设备等，为档案管理创新做好有力的硬件支持，加快档案管理信息化建设步伐，以促使学校档案管理工作朝着更高的层次发展^[3]。除此之外，还需要将档案管理部门建设成一个服务性的管理部门，改变原有的工作制度，不要让档案资料成为一堆没有作用的数据，需要将其进行开放处理。在以往，档案资料往往都是采用保密措施陈放在档案室，对他人起不到任何作用，有的资料或数据可能几年甚至几十年都没有人曾查阅过，因此为了让所有师生群体都能快速查阅相关资料，将档案管理部门打造成一个为广大师生提供便捷查询服务的部门，不仅能加大对档案资料的运用，还能使管理结构更加完善，对高校的良性发展起到一定的帮助作用。

4.结语

综上所述，高校档案管理工作在高校的未来发展前景上有着重要意义，各个高校都应该引起重视，当前，高校档案管理工作中还存在许多问题，要想将这些问题彻底解决，就需要高校各方力量的共同努力，不断创新档案管理措施，逐步构建科学合理的管理体系，加大对档案管理的投入，将档案管理工作打造成高校教学管理的核心部分，同时也要加大对档案管理人员的培养，不断为国家和社会输送具有较高专业素养的管理人才。

【参考文献】

1. 蒋峰, 崔献. 新形势下高校档案管理工作浅议[J]. 科技创新导报, 2019, 000(010):195,197.

2. 李贞怡. 浅析加强档案管理工作的重要策略[J]. 卷宗, 2019, 009(010):90.

3. 张欢欢. 新形势下高校档案管理模式优化研究[J].办公室务,2019,313(08):158-158.