对档案数字化建设的思考

对档案数字化建设的思考

徐娟

潍坊市海洋发展研究院

摘要：将档案材料数字化并开发和利用档案信息资源是繁琐而细致的工作，档案管理专业人员需要大量的汗水和辛勤的工作。有关人员必须与时俱进，抓住我国努力促进数字档案馆发展的机遇，积极探索有效管理和利用档案馆的方式。大力培养档案创新管理的高级人才，促进档案管理的数字化，标准化和网络化，以提高档案信息资源的利用效率。为国家建设和社会发展提供了丰富而精确的档案资源。

关键词：数字化；档案管理；安全性.

前言：新时代网络的发展和数字化的进步促进了所有档案工作的发展和创新。在此过程中，每个档案管理员都必须负责改进和创新。科技的进步将增强这一领域的竞争力，在做基础工作的同时，我们将本着与时俱进的精神面对新的机遇和挑战。

1、档案数字化概述

数字化是指使用信息技术将光，电，声和磁信号转换为数字信号，或将诸如文本，语音和图像之类的信息转换为数字代码以进行快速的信息传输和处理。数字技术的优势是快速，简单和直观。档案数字化是将数字技术应用于档案管理的一种做法，即使用数据压缩技术，数据库技术和高速扫描技术来系统地组织和构造视听档案，纸质档案和电子档案，以从数字档案中获取信息。该库执行数字存储和网络档案传输，以进行有效的管理和方便地共享档案资源。档案数字化包括以下几个方面：首先，通过扫描，处理和其他方法将纸质档案转换为数字档案。其次，对已经形成的电子档案进行及时分类和归档，以确保电子档案的准确性和安全性。数字档案建设可以实现档案的集中管理，促进档案资源的开发和利用，最大程度地发挥档案管理的价值。

2、数字化档案中的问题

2.1数字化档案存在隐患

由于档案馆数字化发展迅速，工作内容十分复杂，大多数档案馆领导和工作人员对此缺乏系统的了解，他们的理解和操作方法缺乏有效的方法和经验。造成数字档案构建系统不完善，并且存在许多空白。此外，档案馆的数字化旨在将纸上的信息转换为电子信息，电子信息比纸质信息更容易进行大规模传输。大多数人对数字信息资源感到困惑，缺乏足够的安全知识和技术支持，这在实际工作中很难保证数字信息的安全性。

2.2扫描档案时存在识别问题

目前，中国还没有统一的数字化档案国家标准和规范。许多省市根据自己的标准进行操作，例如数字档案管理规范，电子档案的数据格式规范，音频和视频档案案等电子档案的管理标准，大量不同的规范给数字评估和管理带来了一定的困难。档案数字化评估不仅要对现代相关资料进行分类，而且还要对一些历史数据进行分类。但是，当前的数字档案管理太过现代，规格繁多，在历史数据评估过程中容易造成历史还原的不完整，对一定时期的模糊历史也难以估价。

2.3档案数字化必须基于现代技术

受传统档案管理概念的影响，档案馆长没有完全理解数字档案馆建设的重要性，影响了决策的准确性并导致技术人才的短缺。特别地，档案数字化由于其自身的特性而必须基于现代技术，从而导致档案数字化特别依赖于高科技人才。此外，必须不断更新这些技术人才的专业知识，以使档案的数字化与时俱进。因此，有必要投入大量的资金和精力来培养这些人才，这对于档案馆来说是一个巨大的挑战。

3、创建数字档案的有效方法

3.1提高风险意识并确保档案安全

在档案数字化构建过程中，由于操作员的错误或对技术的掌握不正确，数字化构建系统中可能存在漏洞，档案信息不完整或缺乏安全意识，并且可能存在安全隐患。这就要求增强档案管理人员的安全意识和风险意识，并通过日常指导和不断的培训，增强档案管理人员在档案信息开发过程中的风险意识。确保数字信息的真实性和准确性，并做好数据库备份工作。及时更新数据库事务日志，并严格执行数据库的访问和使用管理，以确保档案信息的安全性。另外，有必要通过改进信息安全体系和完善记录管理系统，加强对记录管理人员的保密意识培训，确保记录的安全性。

3.2统一工作标准和控制档案质量

档案馆的数字化建设与信息技术密切相关，信息技术涵盖广。为了实现档案的便捷管理和信息共享，有必要为档案的数字化建设制定统一的标准，以使档案资源在所有软件和硬件平台上都可以保持稳定。兼容性使保存和传输档案资料变得容易。一方面，标准化纸质档案的数字转换格式。另一方面，解决数字转换，音频和视频档案的集成使用以及各种数据库之间无缝连接的问题。通过统一的构建标准，规范数字档案管理。为了在互联网时代实现档案信息的高效传输，加快档案网络的信息化发展。

3.3增加资金并改善相关技术设备

档案数字化是大趋势，也是档案发展的唯一途径。为了促进档案馆数字化建设，有关部门应增加资金投入，积极引进数字化建设软件和硬件，加强档案管理软件系统的开发和应用，以满足管理需要，还要加强数据库的建设，要视单位而定。档案管理的实际需求需要开发合适的档案数据库并建立数字档案。另外，为加强档案资源的开发和利用，加强与其他部门的联系，开发通用软件，以实现档案资源与其他部门的有效结合，实现资源共享。此外，应积极引进先进的计算机和扫描设备，以实现档案数字化的顺利发展。

3.4加强人员培训，建立专业团队

档案数字化需要一支具有强大专业技能和杰出能力的人才团队来负责实施。毕竟，数字化不仅检查人员档案管理的专业水平，而且检查其计算机操作水平和扫描技术水平。因此，有关部门应加强对档案管理人员的培训，使他们对信息管理知识有较高的了解。雇用专业技术人员来指导该部门，也可以举行专业知识学习会议以促进记录管理人员不断学习新知识。掌握信息技术，了解现代档案管理知识，不断提高数字技术能力，提高档案管理水平。此外，该部门还可以通过招聘既了解档案管理专业知识又具有强大数字技术能力的人才来丰富档案管理人才团队，提高团队的整体水平，增强专业能力团队并建立良好的人才库，以建立档案数字化。

结束语：在社会快速发展的过程中，档案起着越来越重要的作用，这也使人们开始重视档案信息资源的开发和利用。在计算机技术和网络技术的支持下，档案馆加快了数字化发展的进程。数字档案的创建有效地提高了档案信息的获取速度，并为开发和利用档案资源奠定了坚实的基础。因此，加快数字档案的构建流程，提高档案管理的标准化和规范化，更好地促进档案工作的有序发展。

参考文献：

[1]毕然.信息化环境下档案数字化管理的分析[J].农家参谋,2018(17):292.
[2]叶生葳.档案管理现代化的现状与对策[J].办公室业务,2018(15):64.