浅谈基层医疗机构档案管理存在问题及对策

浅谈基层医疗机构档案管理存在问题及对策

徐 伟

山东省鄄城县旧城中心卫生院 山东 鄄城 274603

摘要：针对档案管理信息化建设中遇到的问题，当前基层医疗机构要积极采取措施，通过转变档案管理理念、建立数字化档案管理系统、加强档案管理人才队伍建设，并保证档案资料的持续更新、加强对档案的开发利用，从而使档案管理工作能够更好的为医疗机构的运行和发展提供有力的保障。

关键词：基层医疗机构；档案管理；问题及对策

在当前医疗卫生体系中，基层医疗卫生机构的发展备受瞩目，要结合基层医疗机构各项业务发展实际，充分考量其档案管理工作的特征，剖析发展中凸显的问题，积极创新，转变思维，依托完善的档案管理制度以及高素质的人才，与信息化技术相融合，充分发挥档案资源的价值，促进基层医疗卫生事业的长远发展。

1基层医疗卫生机构档案管理中存在的问题

1.1缺乏全面的技术支持

在基层医疗卫生机构中，用于档案管理的各种设施与设备落后，技术缺乏先进性，尤其是在计算机网络技术飞速发展的今天，基层医疗卫生系统档案信息化建设缺乏基础性保障。一方面，从技术角度分析，基层医疗卫生机构的档案管理系统技术落后，更新升级不及时，需要投入较长时间进行开发与利用。另外，安全隐患重重，档案信息安全性无法得到保障，威胁档案的完整与准确性，不利于档案信息的查询与使用。另外，当前，基层医疗卫生机构信息化建设速度缓慢，尚且处于基础时期，信息技术优势尚未融入各个环节，加之专业人才的不足，很难实现先进技术与档案管理的有效融合。

1.2管理人员结构不合理

对于档案管理工作，其管理效果与管理人员素质关系紧密，深受其专业性影响。在基层医疗卫生机构中，档案管理人员配备不足，很多为兼职，整体素质不高，无法实现医学知识与档案管理知识的融合，尚未实现与时代发展同步，理念更新不及时，很难掌握新时期医疗卫生档案管理工作的方向。另外，鉴于基层医疗机构对档案管理的轻视，档案管理人员未接受专业的培训，档案观念不强，工作主动性较差，尤其是面对信息化发展，信息素养不高，在根本上制约了档案管理效率的提升。

1.3档案管理制度不完善

在基层医疗机构中，档案管理制度不健全。尽管也制定了一些管理制度，但是，执行力不强，尤其是在标准缺乏的情况下，很难保证资料及时与全面的归档，整体管理呈现混乱状态，规范性与标准性较差。另外，由于档案管理整体不受重视，各个医疗部门的档案存在收集不及时、归档不全面的问题，责任不明确，威胁档案资源的完整性。

2基层医疗机构档案管理工作问题对策

2.1完善基层医疗机构电子健康档案管理制度

电子信息融入医疗卫生机构的日常诊疗工作之中，一方录入，多方使用，各种记录的标准化和数字化，实现卫生管理部门与其他部门资源的交流和信息共享。坐落于平山县南甸镇的敬业集团，在2016年为企业建立居民电子健康档案，员工可以通过身份安全认证、授权查阅自己的电子健康档案，了解自己不同生命阶段的健康状况，更好地利用卫生服务的资源，接受医疗卫生机构的健康咨询和指导，提高自我预防保健意识和主动识别健康危险因素的能力，这就使企业员工能更好地更快地了解健康信息方面知识，减少了人力资源的消耗，可以说，电子健康档案的建立对敬业集团在此次疫情防控方面做出了很大的贡献。

2.2提升基层医疗机构档案管理工作人员素养

卫生院档案的发展离不开高素质、专业化的档案管理人员。一要引进高素质的档案管理专业人才，专业的人才能干好专业的事，才能带动其他人员提高工作水平和工作效率；二要加强现有人员的培训提高，发掘老员工的内在潜力，实现档案管理人员向专业化方向发展；三要完善档案管理工作人员考核机制，健全奖惩制度，形成积极进取、勇于突破、认真履职的工作作风。

2.3完善档案信息化管理系统

基层医疗机构档案信息化管理的实现必须以完善、高效的信息化管理系统为基础。首先，医疗机构要利用现代信息技术建立起档案数据库，并将办公自动化等技术应用到档案管理工作当中。其次，要加快传统纸质档案转化为电子档案的进程，并利用信息技术对档案进行的分类和整理。最后，要考虑档案管理系统交互界面的便捷性和高效性，例如，系统能够对档案的属性或字段进行动态管理、提供多种查询机制、具有较高的查询效率和系统性能、档案的后台维护和更新方便等。

2.4保证档案资料的持续更新

随着基层医疗机构工作的不断开展，其档案资料的数量也会不断的增加。因此就需要对数据库中的信息持续的进行更新。在档案管理信息化建设中，可以通过利用权限分级管理的方式，对医疗机构管理者、各科室负责人、工作人员等分别给予不同的档案查询、输入权限，使其能够及时对档案资料进行更新，然后在档案管理人员进行审查和批准后将其录入系统，从而使档案的可靠性和完整性得到保障。

2.5加强对档案的开发利用

挖掘档案中潜藏的价值能够为医疗机构的法展起到重要的推进作用。因此，在档案管理信息化建设中，医疗机构档案管理人员要积极加强对档案的开发和利用。例如，通过建立档案数据平台来收集、记录和分析医疗档案数据，并利用大数据技术对医疗档案进行分析，了解患者的疾病情况以及当地的常见病、多发病等，然后将分析结果在医疗机构的实际工作中进行应用，从而使基层医疗机构的服务水平得到有效的提高。

2.6重视档案信息建设与传统保管

充分利用网络技术和计算机技术，实现基层医疗机构档案信息化管理。在基层医疗机构档案储存和查阅方面，提高档案管理的数字化和信息化水平。因考虑到信息技术安全性，电子文档仍不具备凭证作用与法律作用，电子文档仍难以取代实物档案和纸质文件。因此，在基层医疗机构档案管理过程中，除了要进一步加强信息化建设外，还应重视传统文件保管工作，注意保管好纸质文件。进行档案管理时，应确保电子文件与纸质文件同时归档，实现便捷查阅，保证纸质文件的凭证作用和法律作用。

2.7加强档案信息安全管理

在强调档案管理信息化建设的同时，应加强信息安全管理，确保档案网络化的安全性。档案是一种具有原始性的文件，不可随意篡改，必须保证文件的完整性，加强信息安全管理。制定安全防范措施，采用防火墙、网关等技术，保护档案，避免网络攻击，防止黑客入侵[3]。在基层医疗机构档案网络中心系统中，设置访问密码或权限，采用认证、数字签名及密匙等加密技术，全面保护电子文档。对于档案数据，必须进行备份，加强维护和检测电子档案，保障档案安全。

2.8不断提升基层医疗机构为企业服务的水平

使卫生院档案管理人员真正做到档案为群众健康保驾护航，档案为企业疫情防控和复工复产提供健康保证，档案助力全县疫情防控和经济社会发展双胜利。我卫生院协助企业开展了扫描“健康码”，在线登记个人信息、体温信息及流行病学史调查等，开通了企业复工体检、员工就医绿色通道，极大地方便和服务于集团员工，医院还开通了对红码、黄码发热人员由专人负责直接送往县医院发热门诊就诊，认真做好管理和诊治跟踪服务，医院还设置专人负责复工体检工作，对绿码人员再次检测体温、并检测血常规、C反应蛋白、拍胸片等，体检报告当天出具等等，同时对该企业员工面对面指导、发放健康手册、推送复工防护指南微文，指导企业员工正确佩戴口罩、正确洗手、特殊时期心理调适等，让疫情防控知识入脑入心。

3结语

新时代下的基层医疗机构档案管理工作，在信息化的时代特征下，要落实档案工作的基本制度，提高对卫生院档案管理工作的认识，完善科学、规范的档案管理制度，引进专业档案管理人才，提升档案管理人员素质，不断进行创新性改革，才能提高档案管理工作效率，促进业务水平整体提升，以此推动基层医疗机构档案工作健康发展。

参考文献

[1]王琳琳.怎样提高提升医院档案管理工作效率[J].档案工作，2018，04（07）：67-67.

[2]曾文芳.论文书档案的科学化管理[J].淮南职业技术学院学报, 2016（01）.