建筑工程档案资料管理问题及处理措施

建筑工程档案资料管理问题及处理措施

徐凤芝

辽宁咨发建设监理预算咨询有限公司 辽宁丹东 118000

摘要：建筑工程监理档案资料内容丰富、来源分散且载体多样，具有极高的利用和管理价值。随着我国城市化建设的不断推进和国家基础设施建设投入力度的不断扩大，工程项目大量增加，一个区域会同时开展多项重大工程，工程项目档案资料也随之增多，工程项目监理档案资料以其专业性、真实性的特点对促进工程建设、生产管理以及设施维护等方面都起着举足轻重的作用。本文就建筑工程监理档案资料管理存在问题及处理措施进行了简要论述。

关键词：建筑工程；档案资料；管理；问题；处理措施

1 建筑工程档案资料管理现状

1.1 档案管理缺乏统一标准

建筑工程监理档案资料在管理过程中存在诸多不规范现象，例如：资料的采集与编制需要联系工程施工进度，同步更新资料数据。但从目前情况来看，企业施工资料采集往往滞后于工程实际施工进度，这种数据采集方式可能会影响到工程竣工验收效率，也无法保证资料数据的全面性和真实性；企业在档案编制方面缺乏主动性，档案资料分类再装和整理修订等工作落实不到位，无法保证档案资料系统性建设。此外，由于档案资料管理过程中，企业尚未针对归档工作设置统一标准和基本流程，在很大程度上降低了档案资料的使用价值。

1.2 档案管理保障措施不健全

部分建设机构尚未针对监理档案资料管理设置专业的部门和岗位，档案资料管理工作往往由项目部其他非专业人员代为管理，这使得档案在管理和交接方面不符合《建设项目档案管理规定》等相关文件，甚至可能会造成重要信息遗漏或丢失，这也是施工档案管理过程中普遍存在的问题。另一方面，档案管理以电子档案和纸质档案为主，纸质档案容易受温湿度、地形地势等因素的影响，电子档案也可能因设备存储功能没有加密处理而潜在一定的管理风险。如果企业在档案管理保障措施方面存在资金投入不足、设备管理不严等问题，可能会给档案管理带来安全隐患[1]。

1.3 档案管理信息应用程度不足

从目前情况来看，近几年市场上大部分建设施工企业都已经认识到信息化应用的重要性，也实现了基础的档案信息化管理。监理档案信息管理不同于其他管理领域，需要企业投入大规模的人力、物力和财力搭建管理系统。但信息化建设可能会给企业带来资金压力，也需要耗费一定的时间[2]，部分企业目前尚未实现重要文件原件直接扫描入库，档案信息化建设相对滞后的问题，将会给档案信息查询利用、档案数据储存以及档案价值发挥等带来了负面影响，也无法适应大数据环境下的发展要求。

2 优化建筑工程档案资料管理具体措施

2.1 完善档案管理保障机制

为了确保工程监理档案资料管理工作能够规范开展，设置专门的管理部门和责任体系尤为重要。在这一过程中，施工单位需要设置资料管理岗位，该岗位要常驻一线施工现场，依据施工进度及时收集和整理相关资料，并定期对资料进行检查和整理，在确保资料内容完整的情况下，确保资料能够全面反映施工实际情况。另一方面，企业要加强监理档案资料管理安全场所建设，并提供相应的硬件设备，避免档案管理风险。具体来说，纸质档案管理场所选择要注意避开地势位置过高或过低的地方，选择温度与湿度适宜的场所；而电子档案管理则需要企业投入充足的资金和人力，定期做好系统设备维护工作，尤其要注意系统安全防护，减少信息盗取或信息篡改等风险[3]。此外，企业也可以建设库房管理体系，利用信息技术功能实现对各项档案数据的盘查，及时发现受损文档，并做好更替、维护及备份工作，为档案资料管理提供基础设施保障。

2.2 强化责任，推动工程档案管理规范化发展

建筑工程监理档案资料专业性强、管理环节多、参与管理的主体多，同时收集时间也较长，因此必须建立闭环的质量管理机制，才能够保证工程档案管理各个环节的质量。第一，建立完善工程监理档案管理组织机构，根据工作需要和管理要求细分岗位职责，实行专岗专责，强化责任落实。在管理层由分管行政的领导组织开展，在职能部门也要设置专人负责。第二，明确各个涉及单位的主体责任。其中，工程档案资料收集、整理的质量应由承担该环节的单位负责。参与单位应对工程档案上一环节归档资料进行审核验收，不符合规定的应打回整改，符合要求后方可进行移交。第三，构建PDCA循环质量管理机制，有针对性的对上一阶段发现的问题进行整改。对各个管理流程的使用现状进行综合分析，包括处理时间、响应时间、管理流程的可视化展现等等，从全局工作的高度对每个流程进行细致的数据分析，探索各个流程合理性，同时定期对管理流程和系统进行更新，以保证管理始终能够适应实际工作的需求，进而提高质量管理效率。

2.3 确保档案完整性与归档及时性

要想强化对工程监理档案资料全过程的监管，并提升归档及时性，企业可以从项目验收、工程督查、档案入库这三个环节开展管理活动。具体来说，首先，企业需要将工程项目验收阶段作为档案管理的重点环节，在每一次阶段性验收环节都要充分把握机会，对档案内容进行重复检阅，做好查缺补漏工作，为工程档案转向验收做好准备。其次，工程监督检查也是档案资料监管的重要契机，在这一环节，档案管理人员也可以及时核对数据，有针对性地补充资料内容，确保档案信息的完整性。最后，在档案归档之前，由项目负责人和档案管理人员切实履行资料审核智能，强化对资料质量的审计与监督，并严格按照《建设项目文件归档范围和保管期限表》及时做好档案归档[4]。对于归档不及时、归档程序不规范的部门和个人，依据制度追究相关责任，有效提升档案归档的及时性和准确率。

2.4 强化工程档案资料形成过程的监督与控制

想要有效优化建筑工程监理档案资料管理，首先要强化意识，真正意识到建筑工程资料管理的重要性和对工程项目的重要意义，改掉往日粗放的管理模式，才能从根本上达到优化的目的。项目开建之初，要根据地方与行业的规范管理办法，编制自己的归档标准、内容和范围，对设计、监理、总包、施工单位进行资料交底，提出并要求实现资料规范化、标准化和系统化的管理目标，将档案资料纳入考核目标进行奖罚，以保证档案管理的效率和质量。在建设过程中，制定完善的规章管理制度，将资料收集与施工同步，渗透到每一个环节。

2.5 推进工程档案信息化管理

伴随着建设项目数量与规模逐步扩增，加快监理档案资料信息化建设工作是当务之急。通过信息技术的应用能够提升档案管理的效率和质量，满足企业的发展需求。目前，智慧档案管理系统已经成为档案信息化管理中的重要组成部分，企业需要加强与外部软件公司的联系，开发与企业建设业务相匹配的智慧档案管理系统，研发数据采集、应用检索、信息查阅、文件下载以及管理统计功能为一体的功能系统，并同步研发移动端 APP，便于档案查阅与实时监督；同时，智慧档案管理系统的普及与推广过程中，还需要行政主管部门和技术部门同时做好系统软件的优化升级工作，并加强系统应用安全排查，真正实现工程档案信息化与智慧化。

结束语

总而言之，建筑工程监理档案资料是工程建设最真实的反映，是检验工程质量的重要依据，及时发现管理过程中的问题，制定完善有效的管理人才培养体系和奖惩制度，不断总结经验和教训，提高整体档案管理水平，对企业借鉴成果、提高质量、增收效益有着重要意义。我们应该积极借鉴国内外先进管理经验，扬长避短，不断优化管理制度和体系，让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，更好地为企业发展和国家经济建设服务。

参考文献

[1] 欧阳旭明，蔡宜军 . 重大建设项目档案工作全过程管理 [J]. 国档案，2007（02） .

[2] 陈杨子，梁露莎 . 浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作 [J]. 门窗，2017（01）.

[3]付菁燕.探究档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].陕西档案,2019(2):24-25.

[4]张彦辉.工程档案管理在建设工程中的重要性研究[J].工程技术研究,2018,3(6):194-195.