数字化档案管理现状与优化对策

王成建

山东省成武县永昌街道办事处

摘 要：事业单位档案整理工作质量对于国家发展和决策具有关键作用，因而事业单位在进行档案管理工作时就需要保持高度的严谨性，以此更好地对党的政策性文件或政府内部的公文进行保密。即使档案管理工作在近年来得到了相应策略的规范，但其中仍然存在着众多问题，由此给事业单位档案整理工作带来了很大的安全隐患，因而本文主要根据当前数字化档案管理现状进行优化策略的探讨，以此更好地提高档案管理的有序性。

关键词：数字化档案；事业单位；整理

引言

事业单位是对国家文件进行整理、归档的重要执行者，其工作质量将直接关系到国家的正常任用，尤其对于机关内部的重要文件，更需要对其进行分类整理，并做好登记工作，以便在后续工作中及时地进行方便查找、翻阅，提高工作效率。然而，经调查发现有部分事业单位工作者往往抱着消极怠工的态度对档案进行管理，由此造成档案遗失、混乱的现象。对档案进行无序地管理不仅会影响后续的工作进程。因而在现代信息化技术的支持下，就需要强化数字化档案建立的质量，由此提高档案管理的整体质量水平。

一、档案整理工作中常见的问题

（一）工作程序复杂，整理效率不高

档案整理工作的文件是相对繁杂的，不仅需要进行资料的收集和审核，同时也需要进行分类和归档。档案是历史、全面地考察了解和正确使用相关人员的重要资料，因而在进行档案管理工作时，更需要秉承认真严谨的态度，以此降低信息的错误率。而在当前情况下，尽管管理方法已得到了相应的改进，但由于工作程序的复杂性，其整体效率仍然处于低下水平。

（二）档案资源缺乏，影响材料完整

由于对相关人员的档案进行管理需要相关的资料作为支撑，但在当前情况下，在进行档案资源收集时往往出现不完整状态，由此影响档案管理工作的完整性。例如在进行档案材料核对时，就需要相关的证明材料进行校对，而由于档案资源的不完整性，将影响每一份档案材料的正确性和清晰性。

（三）整理深度不够，信息管理混乱

在现代电子信息技术不断发展的情况下，尽管现如今越来越多的档案管理处将计算机引入到档案管理中，但仍有许多先进的技术手段还尚未开发和引用，甚至有些事业单位还采用手输档案信息的方式进行资源库的建立，由此在很大程度上增加了档案存储的正确性，影响实际的工作效率。

二、档案材料整理的新要求

（一）规范收集材料

对档案材料进行整理的过程中，要根据档案材料形成的时间以及重要性进行整理。对于不同材质的资料需要进行优化处理，以此确保资料的完整性。所收集的资料不规范，将会加重档案管理人员的负担。因而在进行收集过程中就需要对相关的资料文件进行及时的审查，以此减少其中来回修改错误所耽误的时间，提高档案文件管理的整体效率。其次，在不同单位之间流转的档案材料其规范性也会有所不同，由此在进行资料收集时就需要对其进行认真辨别，从而降低后续的工作繁杂性。对档案工作流程进行规范化管理，对同类型的档案进行分类整理、归档，以此提高后续工作的便利性。

（二）加强材料鉴别

由于在进行档案材料收集时往往会出现姓名相同或者经历相似等问题，由此提高了档案文件的错误率，因而在档案资料收集完毕后，就需要對材料进行鉴别，首先，看内容。即审核材料的内容是否与人员的岗位以及学历有直接关系，比如政审材料中所反映的内容与该人员实际的工作有直接联系。其次，看用途。比如对于证明材料，要详细审查此材料所证明的是否为本人员，如果不是，则将不能归入到该人员档案中。

三、数字化档案管理优化对策

（一）加大档案新政策宣传力度，提升依法管档意识

为了更好地提高管理档案的意识，就需要加大档案新政策宣传力度。对档案进行新政策的专业知识学习，以此更切实地提高档案管理队伍的实践能力。档案管理事业的发展需要档案管理人员积极地将新政策与旧政策进行比较，进而不断地采用优化策略，创新档案管理工作方法，以此更好地提升整体的的档案管理效率。档案新政策的宣传能够在认知层面对档案管理队伍素质水平产生潜移默化的影响，让其通过理论层面的知识学习，不断将工作实际同专业理论进行对比碰撞，提高自身的档案管理技能。

（二）健全档案整理工作机制，提升档案整理效率

由于档案整理工作的程序是相对繁杂的，因而就需要结合建立档案沟通机制，通过沟通交流减少其中的材料遗漏以及错误出现概率，进而切实提高材料整理归档效率。由于档案管理工作流程往往涉及多个部门，而建立档案整理工作机制可以有效地提高其中存在的沟通难题，档案管理部门应及时地将档案在一个月内行程档案材料，并在整理完成后快速移交档案管理部门，降低档案材料遗失的风险。

（三）积极推动档案精细化管理，提高档案整理水平

首先，管理人员要认真、仔细研读《档案工作条例》等相关的规范文件，在进行资料整理时还要细致辨别每一份材料的形成时间、形成原因、形成背景等信息，并将其进行归类总结。在如此繁重的工作量下，为了更大程度地提升档案管理的实际效率，并降低档案资料中的错误率，不断细化其中地整理流程是具有重要意义的。其次，在进行档案材料收集、审核以及归档工作中，需要细化制度的执行程序，尤其是对个人档案中存在的错误材料，需要对入档的资料以及工作时间进行认真核对，对于其中存在的错误，要要求其进行手续的登记，并要退回材料形成部门重新制作。再者，对档案进行数字化的管理是与新时代科技相结合的重要体现。在现代社会中，计算机技术已在档案管理事业只能够发挥着不可替代的作用，因而在实际的操作中，就需要通过电子扫描等科技手段将入档时间以及从业情况录入到电脑中，由此便于后期的查询。

四、总结

总而言之，事业单位档案属于政府内部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力从而使重要机密得到有效保护。唯有做好相应的档案管理工作，才能让人才得到更合理的任用。而我国事业单位在档案管理工作上仍然有进步的空间，新形势背景下，更需要利用现代信息技术优化基础建设，优化整理顺序，细化其中的材料管理流程，进而从根本上推动机关档案工作整体上水平的提升。

参考文献

[1]史向云.新时代背景下数字化档案管理存在的问题与解决措施[J].中国人民大学学报（哲学社会科学版），2017，（05）：166-168.

[2]陈娇玲.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].档案管理机关，2016（02）：121-123.