大数据背景下机关档案规范化管理研究

大数据背景下机关档案规范化管理研究

刘琪

文山州保密技术服务中心 云南 文山 663099

摘要：随着大数据时代的来临，人类对于信息的收集管理与加工也日益便利。但是，如果对于大数据的信息化管理利用不到，那么很容易导致对于相关档案和信息的收集管理出现中的问题，并最终导致有关的数据流失。所以说在大数据背景之下，进行档案的规范化管理，仍然有待进一步的探究和发现，不断落实大数据与档案信息管理的优势性作用。机关档案是非常具备严肃性的数字资料，传统的机关档案管理办法已经不再能够适应新时代的机关工作实际要求，所以才需要尝试运用大数据来对机关档案进行规范化管理。下面本文将围绕大数据背景之下的机关档案管理现状展开大数据背景下机关档案规范化管理策略的探索。

关键词：大数据；机关档案；规范化；管理

运用大数据来进行机关档案的管理，必须要构建稳定可靠的档案管理网络平台，并且还要进一步增强数据信息保存的安全性，这样才能够确保机关档案信息不会流失。在大数据背景之下如何进行机关档案的规范化管理，是各机关在工作过程当中必须深刻探讨的问题，一方面要使自身的管理措施相较于传统的管理办法得到有效的改善，另一方面也需要充分利用大数据的优势性作用来实现机关档案的高效化管理。本文将从大数据背景下机关档案规范化管理的优越性，以及如何通过大数据来进行机关档案的规范化管理这几个方面分别展开探索。

1. 大数据背景下机关档案管理的优越性分析

1. 机关档案信息管理的效率进一步提高

在传统的机关档案信息管理工作当中，常常是以人力作为主要的依托，依靠人力来进行的机关档案管理效率较低，常常需要耗费较长的时间。同时依靠人力管理的机关档案信息，很有可能因为出现某些意外而导致资料的流失。通过大数据来进行机关档案的信息管理，一方面能够迅速对档案信息进行分类和整理，另一方面也能够对所整理出来的数据进行有效的保留，不论在任何情况之下，我们都能够对机关档案的数据进行有效的管理，大大避免了档案信息流失的不良情况。

2. 进一步减少了各机关单位的人力资源浪费情况

以往的档案管理工作需要大部分的档案管理工作人员来进行，他们需要每日对不同的档案进行整理和归类，同时还需要负责部门内部的档案调用和查阅的工作。这些繁杂的工作，无疑需要耗费工作人员大量的时间和精力。如果档案管理的工作人员过少又无法满足机关内部正常运行的实际需要，如果档案管理的工作人员过多又常常会出现工作人员之间互相推诿责任的不良情况。所以在机关单位的人力资源调配方面，传统的档案管理方式在一定程度上是存在人力资源浪费的不良情况的。通过大数据对机关档案进行管理，就可以完全依托大数据的数据分析和整理能力，来实现对于机关档案信息的归类和保存。并且在需要调用到某一个档案的时候，也可以迅速通过互联网平台来进行档案的调阅，大大降低了对于人力资源的依赖，避免了各机关单位的人力资源浪费情况。

2. 如何在大数据时代促进机关档案管理工作的规范化进行

1. 进一步促进档案管理工作服务的技术性创新

采用大数据进行机关单位的档案管理，意味着我们需要将各种各样的档案信息以电子化的形式录入，而现当代的互联网技术非常发达，也常常会存在信息盗用或者信息泄露的不良情况。这就充分说明了要在大数据时代促进机关档案的规范化管理，就必须要进一步增强档案管理工作服务的技术创新，一定要去把档案管理工作的服务性技术，能够适应现代档案管理工作信息的安全保护需求。比如说，在完成了对机关单位的档案信息录入之后，还需要进行日常的档案信息维护，这就要求档案信息维护工作者能够具备相关的专业实力，要为档案信息构建安全可靠的防火墙，以避免外来人员的入侵，避免信息被盗用或者是泄露的不良情况。除此之外还应当从提高信息储存器安全性方面着手考虑，综合采用数字签名或者是数字证书等安全认证形式，确保机关单位档案信息的安全性。除此之外，还需要跟随时代潮流的不断发展，时刻更新档案管理工作服务的相关技术，确保机关单位档案管理工作服务的技术始终是符合大数据时代信息保留标准的，这样才能够为机关档案的规范化管理做好前期的铺垫和准备工作。^【1】

2. 加强对于工作人员的档案信息管理工作能力培训

采用大数据来对机关档案进行规范化的管理，意味着对于工作人员的档案管理能力和技术也需要有一定的要求，只有工作人员能够具备一定的互联网技能和相关的数据管理能力，那么才能够胜任大数据时代的机关档案信息规范化管理工作。因此机关部门还需要对内部的档案管理工作人员进行工作能力的定期培训，确保档案管理工作人员的能力始终与大数据时代的信息更新同步。针对档案管理工作人员的培训，可以综合采用线上培训与线下考核这两种形式，线上培训则可以通过直播课程来进行，向档案管理工作人员介绍一些有效的大数据档案信息保存方式，或者是一些防火墙的设置方式等等。而线下考核方式，就可以在机关内部定期举行档案管理工作人员专业素养竞技，通过各个档案管理工作人员对于机关档案的管理技能竞赛，选拔出最优的档案管理工作人员。这部分在档案管理工作当中能力突出的人员就可以获得机关内部的相应奖励。同时机关内部还可以让这些在信息化档案管理工作当中表现突出的人员，在机关内部去进行相关的档案管理技能培训讲座，帮助机关内部的各个档案管理工作人员进一步提升自身的专业技能。只有采用培训与竞争并存的方式，才能够一边提升档案管理工作人员自身的专业素养，一边激发档案管理工作人员进行自身能力拔高的积极性，确保机关档案信息的规范化管理。

^【2】

3. 注重对于原始机关档案的留存

在大数据时代，我们通过互联网平台和大数据分析来进行机关档案的保存，并不意味着就可以将原始文件随意处理。相反的，由于大数据时代的数据管理存在非常多的不确定性，因此留存原始的数据资料是至关重要的。各个机关在进行档案录入的时候，需要对原始的纸质档案做好防腐防潮等相关的处理，或者对原始的纸质档案进行图片留存，这样才能够确保利用大数据进行信息分析和归类的时候，能够始终以原始档案作为主要依据，防止档案信息内容被篡改。在大数据背景之下的机关档案工作管理当中，确保原始档案的安全性是提升大数据时代机关档案规范化管理的重中之重，所以各个机关并不能因为大数据自身的优越性而忽视了传统纸质档案留存的特殊性作用。^【3】

结语：总而言之，在大数据时代来临的潮流当中，人类对于信息的收集保存以及调用也日益方便，并且有关信息的利用效率大大提高。这也充分说明了大数据时代具有自身不可替代的优越性，因此机关在进行档案管理工作的时候，也需要紧跟时代潮流，去探索大数据时代之下的档案管理规范化策略。同时，还要注重对内部档案管理工作人员的技能提升，采用知识培训和竞争激励这两种手段，不断提高内部档案管理工作人员自身的专业素养。除此之外要始终确保档案管理工作服务的技术创新，进一步加强档案信息的安全性，才能够真正落实大数据背景之下机关档案管理工作的规范化运行。

参考文献：

[1]于冬艳.刍议大数据信息技术在档案管理中的运用[J].科技经济导刊，2019（27）：42.

[2]苗艳辉.大数据时代档案管理问题研究[J].中国新通信，2019（04）：103-104.

[3]王德英.浅谈大数据背景下机关单位档案管理工作创新[J].办公室业务，2019（04）：98.论文来源：《科技风》 2019年33期转载注明来源：https://m.xzbu.com/1/view-15072361.htm