高校新校区建设中的基建档案管理实践分析

高校新校区建设中的基建档案管理实践分析

申书飞

南宁师范大学师园学院 530226

摘要：大量的经验和事实表明基建档案管理对于高校新校区建设有着十分重要的意义。本文从高校新校区建设特点入手,引出了基建档案管理在高校新校区建设中的重要性,并详细分析了现阶段我国高校新校区档案管理中存在的主要问题,提出了提高新校区基建档案管理工作的有效途径。

关键词：高校；新校区；建设；基建档案

随着我国高等教育的迅猛发展，许多高校纷纷扩建校园、扩招学生或异地建设新校区。学校扩建及新校区建设过程中必然会产生大量各种形式的档案材料，其将真实记录学校基建工作的全过程，是学校今后扩建、改建、使用、维修、抗震加固以及维护学校自身合法权益的重要依据和原始凭证，是学校档案的重要组成部分。如何将这些档案材料完整、准确、系统的收集、整理与归档，为学校今后的发展建设服务，应做好以下几个方面的工作。

一、高校新校区建设中的基建档案管理问题分析

1.1 档案资料不够集中

在高校新校区建设项目的施工过程中，每个环节都会产生大量的资料文件，而这些资料文件是由不同的部门收集整理的，这些资料最后都会集中到档案管理部门进行归档，从而形成企业的档案全宗。因此，档案管理部门需要对档案的收集、整理做出统一的规定，从而实现档案的一体化管理。但是，在实际的工作中，很多部门都没有按照档案管理部门的要求收集、整理、管理档案资料，档案工作与文件工作并不同步，這就会导致许多文件工作存在历史遗产问题。为避免出现重复性的工作，确保档案管理人员能够按照原有的制度顺利地开展档案管理工作，档案管理部门在制定档案管理标准和制度时，不能违背文档一体化的规律，保持文书工作与档案工作之间的联系，使档案管理能够更加集中^[1]。

1.2 小型配套工程缺乏完善的档案资料

在高校新校区的建设中，还需要对一些小型的配套工程进行建设，以完善新校区项目的建设。小型配套工程的建设对于高校新校区的建设意义重大，但是，基建档案管理人员在收集工程资料时，往往只注重大项目资料的收集和整理，而忽视掉这些小型配套工程资料的收集与整理。小型配套工程档案资料遗失的现象比较常见，甚至有的基建档案管理人员不会将这部分资料归档，这就会导致高校新校区建设项目的档案资料不完整。小型配套工程虽然在高校新校区的建设中没有占据主导地位，但其重要性是不容忽视的，这部分工程资料的缺失，会对后续的维修保养工作带来不便^[2]。

1.3 档案管理与建设项目不同步

在高校新校区建设项目中，档案管理工作是非常重要的，在工程实施的整个过程中，所产生的全部资料的积累、整理和归档，都应该是工程项目计划管理工作的重要内容。并且，在对相关人员进行考核时，档案管理质量应该作为其中一项重要的考核指标。档案管理人员不仅要参与设备的开箱检验工作和项目的验收工作，还要对技术成果进行鉴定，对比较重大的引进项目进行鉴定评审，从而形成相对完善、健全的档案管理体系。档案管理人员应对其中明显不合理的地方进行局部改动，将文件的分类档案作为档案分类方案的基础，这样不仅能减少工作量，还能使文件的管理者和使用者更加支持档案工作。在高校新校区建设项目中，在完成基建工程之后，才会开设对生产进行准备，而有大部分的生产文件直接采用的是工程档案。并且，生产文件最后要在其所在公司进行统一归档，这就会导致档案管理工作与项目建设工作不同步。

二、高校新校区建设中的基建档案管理策略分析

2.1保持档案管理工作的同步性

在高校新校区建设项目档案资料管理工作中，要保持档案管理工作的同步性，才能够确保归档资料的质量。首先，在新校区建设项目开始建设时，就要建立基建档案，两项工作要同步进行；其次，在项目建设过程中，要同步收集和整理相关的资料，对于竣工资料的整编和审定，也要保持同步性；再次，在新校区的竣工验收阶段，竣工图纸、技术资料要与竣工验收保持同步性。在整个项目建设过程中，档案管理人员还应每隔一段时间就到施工现场了解工程进度，检查参建单位对档案资料的管理情况。如果发现有问题存在，则应要求其立即给予修正，以确保高校新校区建设项目档案的完整性和真实性。在竣工验收过程中，要对技术资料和竣工图纸进行严格的审核，以确保这些资料是连续的、系统的，并且是比较完整的。此外，在高校新校区建设项目档案管理中，管理人员还应把握好档案资料的验收要点。比如，在工程前期需要对立项文件、征地和拆迁文件、测绘和设计文件、招投标文件、开工审议文件、财务文件、监理资料、施工技术准备文件等进行检查，查看其中的内容是否完整，手续是否完备，文件质量与归档要求是否相符。只有保持档案管理工作的同步性，才能确保档案资料的完整性和真实性。

2.2重视建设项目档案的移交工作

在高校新校区的建设项目中，档案资料是分别由施工单位、监理单位等收集、整理、保管的，在项目竣工验收前，各个单位都应该按照合同要求的数量和实践，将档案资料移交给建设单位，并办理相应的移交手续。在完成新校区建设项目的竣工验收工作后，建设单位再将所有的档案资料移交给地方城建檔案管理部门。为方便相关单位和人员查阅档案资料，应对其进行科学的归类管理。比如，在《建筑工程资料管理规范》中就对工程资料管理目录的填写做出了具体的规定。其中的工程名称是指单位或子单位工程名称；资料类别是指资料项目名称，如工程洽商记录、工程连接技术交底等；序号是按时间形成的先后顺序，用阿拉伯数字从1开始依次编号；内容摘要需要采用精炼语言对资料内容进行提示；编制单位是指资料形成的单位名称；日期是指资料的形成时间；资料编号是施工资料右上角资料编号中的顺序号；备注的内容则是需要说明的其他问题。随着工程建设进度的推进，工程资料的数量和种类都会不断增加，更应该规范档案资料的存储，否则就会增加查找的难度，还容易造成档案资料的丢失。对各类文件进行编号，并分类别排列在书架上，在目录中填好相应的信息，才能更快更准确地查找出需要的文件。

2.3加大档案管理的经费投入

为确保高校新校区建设项目档案管理工作的顺利进行，就需要加大档案管理的经费投入，加强对档案管理队伍的建设。在对档案资料进行管理时，要有专业的档案管理设备和人员，还要有专门存放档案资料的场所。并且，大部分的档案资料都是纸质形式的，这就要求存放场所要具备防火、防潮和防腐蚀的能力。为提高档案管理效率，还需要对档案进行信息化管理，将纸质档案转化为电子档案，对各类档案进行备份，以提高档案信息的安全性。因此，建设单位需要投入更多的资金，以提高档案管理质量。比如，安排档案管理人员外出学习、到高校参加相应的培训，或者到高校进修，以提高档案管理人员的专业水平和业务能力，使其形成系统性的档案管理知识，掌握先进的档案管理理念和技术，从而提高档案管理质量。对档案管理人员培训建设项目业务流程，有助于其更好地了解施工特点和内容，以便其在对档案进行管理时，能够保持与项目建设的同步性，并保证档案的完整性和真实性。在信息时代下，档案管理人员还要学会以信息化手段对档案进行管理，只有提高档案管理队伍的信息素养，才能促进档案管理工作效率的提升^[3]。

三、结束语

实践证明档案人员只有抓住机遇，克服困难，转变坐、等、靠的被动思维方式，发挥自身的优势，树立主动参与、求真务实的主动思维方式，基建档案工作才能达到科学规范的管理要求。

参考文献：

[1]陈玄.高职院校新校区基建档案全过程管理探析[J].商情,2020,(44):146.

[2]杨力.新校区基建档案归档及管理探研[J].卷宗,2020,(8):65.

[3]何小萍.高校新校区基建档案管理的问题和对策[J].城建档案,2020,(10):78-79.