办公平台趋向移动化高效化的探讨

办公平台趋向移动化高效化的探讨

张碧涛

中信戴卡股份有限公司，河北省秦皇岛市， 066000，

摘 要：伴随着科学技术的快速发展，手机以及平板电脑等科技设备在人们生活中得到了广泛应用，信息化办公平台已经渗透到了各大企业中。在很多年前，自动化办公平台就已经出现了人们的视野当中，手机和平台电脑的功能也在不断完善升级，大部分功能都可以取代传统笨重的办公电脑。现如今，固定化的计算机办公已无法满足新时代的发展需求，对于企业内部经常出差的工作人员，手机和平板等移动办公平台才是最佳的选择。本文结合办公平台对企业工作人员的重要性以及目前办公平台存在的问题进行分析，并提出相关解决措施。

关键词：自动化办公平台；灵活性；企业成本；安全性；网络环境

传统模式下，人们所接触的办公都是以纸质办公为主，在信息化时代快速发展的背景下，纸质办公模式已无法满足高效的工作要求。如何在办公中应用自动化模式成为了当今人们重点关注的问题。目前，随着移动宽带网络的不断普及和无线数据的大范围覆盖，手机成为了人们生活办公必不可少的工具，很多企业的办公都开始依赖于互联网，由此可见，自动化模式已成为未来企业办公的必然发展趋势。

1. 自动化办公平台的发展背景

在时代潮流的推动下，信息技术在人们的生活和工作中随处可见，人们在依赖信息技术的同时，而在对信息技术的创新发展不断探索，并提出了更好的应用要求。人们在工作中处理文件、接收文件以及审核文件时不再满足于公司办公，而是追求更加灵活的办公时间和办公地点。而自动化办公平台的出现可以通过平台的可移动特点，满足人们灵活办公的需求^[1]。当人们离开了固定的办公区域时就可以利用自动化办公平台的移动特点，与同事和客户随时保持联系，进而提高工作效率，使办公时效性更强。目前，第三代通讯技术的崛起、无线局域网的全面覆盖都为自动化办公平台的发展提供了有利条件。而且在日后的发展中，也会有更多的企业加入到自动化办公平台模式当中，改变以往传统的办公模式，用高效的方法解决办公过程中的一切问题。

2. 传统办公模式存在的问题

1. 工作时效性较长

在传统企业办公过程中，经常会发生领导出差或不在公司的情况，这时很多有待审核的文件和需要处理的工作事务就必须要等领导回到公司之后才能解决，在一定程度上影响了工作效率，耽误了大量宝贵的时间，使个人和企业都会产生一定的损失。如果长期在这样的工作模式下办公，企业的经济效益也会面临严重的缺损^[2]。在企业发展过程中，时间就意味着金钱，在生产过程中也同样是这个道理，如果在审核阶段就浪费了大量的时间，那么之后就会使订单的交期被延长，客户的需求无法得到满足，进而会导致大量的资质客户流失，影响着企业未来的发展。

2. 纸质档案安全性较低

传统企业办公通常都是以纸质和人工办公为主。利用纸质化办公就会出现大量的纸质文档，像：合同、交易订单等等，这些文档从性质上来看都属于公司内部的私密档案，但是有时候档案管理人员在工作中十分随意，一旦这些纸质档案丢失或外泄，就会对公司造成严重的影响。而且纸质档案在流传过程中，很可能会导致商业机密泄漏，进而无法保证公司以及客户的隐私安全，使公司失去可信性。

3. 传统办公模式局限性强

通常情况下，传统办公模式都有固定的办公区域和固定的办公时间，对于员工和企业来说，存在一定的约束性^[3]。在这样的办公背景下，大部分需要外出出差的工作人员无法随时随地地展开办公，如果遇到工作中一些紧急事务，员工也会因此无法解决，严重影响了工作效率。甚至有些员工为了在规定的时间内处理好相关的文件，则会花费大量的时间和精力赶回公司。

3. 应用自动化办公平台的重要意义

1. 使办公实现高度自动化

自动化办公平台可以在一定程度上减少劳动力，并且能够将企业内部的各个部门有机结合在一起，省略了很多麻烦的过场模式，各个环节的审核、批准和签字等工作也可以便捷高效的完成。不仅有效改善了传统纸质办公的纸张浪费现象，同时还有效解决了信息化投资闲置的情况。

2. 使网络环境更加安全

与传统的纸质办公模式相比，自动化办公平台模式下的电子信息档案具有一定的安全性，工作人员可以通过设置密码或备份来确保文档的安全性和隐私性^[4]。同时通过动态的电子签名能够让领导实现可靠的身份严重，比传统键盘输入密码的方式更加高效和安全，动态电子签名可以取代传统的密码口令，在一定程度上提高了信息系统的安全性，而且让信息验证变得更加便捷。

3. 有效控制了企业成本

在自动化办公平台的应用下，自动化办公模式为企业节省了一定的劳动力，能够强化工作效率，对于能力高的工作者可以分配强度高，福利高的工作任务，让企业工作内容能够有效融入，在一定程度上满足了现代化办公的需求，节约了大量的人力和物力。

4. 自动化企业办公平台的功能分析

自动化平台由于最初存在的技术问题无法有效投入应用，但是随着信息技术的不断发展，自动化办公平台也被越来越多的人所关注。而且，自动化办公平台具有移动化和便捷的特点，随时随地都能够处理企业办公过程中的问题。

1. 自动化平台能够高效处理异地公文，工作上的一切紧急问题都能够得到及时解决。平台的用户可以通过手机和电脑客户端进入到公司的系统当中，随时浏览公司内的公文箱，对于邮箱中存在的各种办公文件都能够第一时间处理，并将其交给客户，这样员工不管身处何地都能够完成办公任务^[5]。通过异地办公有效缩短了工作的时效性，这也是对客户负责的一种体现。

2. 公文短信提醒功能

传统办公模式通常都是工作者需要时刻想着还有什么工作没有完成。自动化办公平台应用之后，相关工作者就可以将重要的企业文件和工作内容设置成信息提醒。员工由于长期高压的办公，很可能会遗忘部分企业文件和工作任务，在自动化办公平台提醒功能的帮助下，就可以通过短信提醒来向客户发送手机公文提醒，让企业工作人员能够通过手机或其他工具来在第一时间处理相关文件。

3. 行程安排和数据防泄漏功能

对于企业内部业务繁忙或工作量较大的用户来说，自动化办公平台可以扮演一个小秘书的角色，时刻提醒着用户还要什么工作没有完成，之后要完成的任务，在智能化个人提醒功能的作用下，用户可以对一天或接下来一周后的形成进行合理安排。此外，自动化办公平台还具备良好的保密性，用户可以享受到单一的密码验证登录和权限认证两种保险登录方式，确保用户登录平台更加安全。不管用户在哪一个平台进行登录，在访问企业核心业务的过程中，都可以保证用户信息的安全性，从源头阻断信息泄漏的风险。即使文档信息在客户端丢失，也不会造成信息外泄。

4. 自动报警和移动终端兼容技术

自动化办公平台能够24小时不间断办公，能够对用户的标记处实现自我监视，并通过短信报警提示的方式来提醒用户工作上的安排，确保了自动化办公平台业务的连续性。同时自动化办公平台还有很高的兼容性，不管是任何类型手机客户端的用户都可以下载相关应用。另外，客户端在远程操作应用过程中，还可以依旧保留着本地输入的习惯。

结束语：

综上所述，在时代快速发展的推动下，各企业之间的信息交流越来越频繁，自动化办公成为了最常见的办公模式，对企业未来的持续发展起到了促进作用。对于中小型企业来说，为了能够有效提高企业的竞争力，必须要利用先进的办公模式，引入成熟的自动化办公技术，这样才能够有效扩大企业实力。因此企业可以利用高效的自动化办公模式，为现代化企业办公模式发展铺垫有利的基础。

参考文献：

[1]尚礼斌.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].现代信息科技,2020,4(14):116-118.

[2]易佳.企业微信在移动化办公中的适用性研究[J].数字技术与应用,2020,38(03):63-64.

[3]陈勇,车永辉,兰卫华.企业移动办公自动平台设计研究[J].信息系统工程,2019(04):129+131.

[4]王建森.浅谈移动互联时代的掌上市场监管[J].中国市场监管研究,2019(04):53-56.

[5]郑李园.基于企业微信的高校移动办公平台建设[J].中国电力教育,2019(02):77-78.