新型网络OA平台推广方案研究——以互盛企业服务（江苏）有限公司为例

新型网络 OA平台推广方案研究——以互盛企业服务（江苏）有限公司为例

龙丽颖 梁海 陈泓宇 闫怀赫

江苏大学 江苏镇江 212013

摘 要 近年来，随着信息技术的飞速发展，大数据与智能化成为了当下的热潮，不断地渗透到各行各业中。在办公室中，工作量的加大与庞大的信息流的涌入，对各大企业公司，组织机构的办公效率提出了新的要求。如何实现办公的自动化与智能化，成为了各大企业公司、组织机构在大数据时代发展下必须直面的问题。在办公过程中，自动化系统使得各种审批流程透明化、规范化，能统筹优化现有的资源，及时将各种重要信息反馈给众人，大大减少时间的浪费，有效提升了办公效率。但在现有的办公自动化系统中，也存在着一些问题有待解决。

关键词：办公系统；自动化；发展策略；OA

一、引言

办公自动化（Office Automation，OA）是在逐步实现设备自动化和办公自动化的基础上发展起来的管理信息系统（MIS）的综合技术。它是计算机网络与现代办公相结合的一种新型办公模式。它不仅可以实现办公事务的自动化处理，而且大大提高了个人或集体办公事务的工作效率。为企业管理和决策提供科学依据部门。办公自动化管理领域，如果硬件技术是环境的保证，软件技术是和谐实现软件系统各项功能的灵魂。办公自动化。20世纪70年代，自主处理开始，例如使用微型计算机来处理文本，从而完成了文档归档等任务，录音指示和电视自动录音电话。20世纪70年代以来，办公自动化进入了快速发展时期。计算机作为信息检索、辅助决策等高级管理工具得到了广泛的应用，出现了由办公设备和计算机与通信互联组成的计算机网络系统。利用网络集成技术，办公信息处理能力有了质的飞跃。办公自动化已成为智能建筑的重要凝聚点。

二、办公系统自动化存在的短板

1.系统的安全性保障存在不足

办公自动化系统往往包含着大量的重要信息，对于大公司的组织结构来说，一旦这些信息过期，将给企业带来严重的后果耳朵。耳朵系统的安全性有三个方面：一是网络安全，网络中会出现各种木马病毒，对系统的安全构成极大的威胁第二个计算机安全，维护计算机硬件和软件系统正常运行，满足办公室的日常需要是的。很接近私人文件的安全性，一些机密文件必须受到特别保护。现在现有的办公系统存在着不能兼顾上述三个方面的问题，安全不能得到充分保障存在很大的隐患。

2.系统的兼容性无法全盘皆顾

在当前的办公系统环境中，有多种类型的文件，系统不仅要与这些文件兼容，还要自动转换成统一格式的文件，简单地分类保存。在运行环境的设计可以考虑多系统环境的兼容性，使其具有更强的功能性和兼容性然而有些办公系统对系统的兼容性考虑不够全面，其中有些文件无法打开或伪造，文件无法合理处理，系统会自动跳过，这当然阻碍了办公室的正常运行这个因此，办公自动化系统必须考虑系统的兼容性，系统的正常运行。

3.系统的自动化流程无法行云流水

办公效率的保证有赖于各流程的正常运行。但是在一些大公司，对办公室的需求往往是多样化的，而自动化中的许多过程都必须在时间和空间上满足这些需求它是目前仍有一些办公系统在流程设计和需求处理上无法实现智能化、平滑化、快速化的解决方案，这将导致办公效率大打折扣。

4.系统的功能不够全面

由于办公要求是多样化的，系统功能在设计过程必须要考虑到这一点，不仅仅要考虑一些大众化的办公要求，还应该尽可能满足不同的组织机构的差异化要求。但显然，一些办公系统只把重点放在了前者，做不到统筹兼顾，难以实现差异化优势。

5.系统的更新不够及时，更新效率过低

整个市场上技术更新很快，应及时进行技术更新确保自动化系统的正常运行^[1]。其次，更新的效率也必须划入考虑的范围。已有的办公系统往往存在更新不够及时，更新效率过低的问题。因此，应加快技术更新步伐，通过最新型的技术来改进应用系统^[1]。

6.系统的维护成本过高

在系统运行的过程中，会偶尔出现一些bug或者问题导致系统无法正常运行，但由于技术原因，系统的维护需要一些专业人员进行处理，这样的时间、资金成本就会过高，影响办公的及时性。

7.系统的使用简易程度考虑不够周到

使用系统的用户年龄、学历等存在着很大的差异，系统在使用的过程中，容易忽视这一点， 操作难度过高会导致部分人群需要花费大量的时间去学习和适应系统的使用。

三、移动网络自动化办公应对策略研究

（一）使OA审批流程高效化

OA审批是利用通信技术和网络技术，将日常办公需求整合到一个平台上，实现办公自动化和不同信息系统及应用软件的工作效率。这个OA审批流程是办公流程，财务流程，“一般OA流程审批主要包括考虑和处理流程，包括流程启动、流程完成、流程终止、我的申请和流程监控”OA审批流程的优点是简化办公程序，规范员工行为，实施有效的内部分工，规范员工的责任制，并有助于提高团队的合作能力。

（二）设计流程实事求是

通过OA，公司可以根据预先确定的规则自动转移任务，使任何流程负责人都可以知道自己编写了OA流程的哪些节点，特别是现场服务人员可以随时随地不受时间和空间的限制地遵循流程，了解企业的顺利运作背杠。此外，审批记忆功能对高管更有用。例如，一个非常简单的退款流程：一般的退款流程需要财务审计领导的授权收银员。有时由于高管人员更替较大或高管出差，需要此类报销流程，还有更多的时间完成。通过记忆功能的OA审批流程设置，行政人员可以随时随地审批流程，真正实现移动办公这是不仅提高了办公效率，也让员工感受到了公司快捷的办公速度。

（三）OA流程进行分类管理

大家都知道OA审核是一个企业的重要组成部分。但是相对于大中企业来说，每天需要处理的OA流程太多了，假如不分类，这样花费的人力物力相对会比较多。所以，我们可以对OA流程进行分类处理。大致可以分为：财务流程、业务流程、考核流程等。因此，我们在选择OA办公软件时，应该选择可以让企业实行自定义设置的表单流程。

（四）OA流程进行权限分配

假如一个流程任何人都可以看，就很容易造成数据的泄露，有可能对业务的开展造成一定的影响。所以，我们可以对OA审批流程进行权限分配，可以根据员工的专长和对工作的熟悉度，了解每个员工所完成工作的情况，再根据业务需要把他们安排到相对应的项目当中去，这样既可以加深领导层与员工之间的互动，也可以提升OA流程的审批效率。

四、企业OA管理推广具体规划——以互盛企业服务（江苏）有限公司为例

1.企业应该将现有业务流程进行优化处理之后再通过OA的工作流定制。优化包括流程的合理规划、相关数据的更新、OA相关工作流定制等。　

2.要保证OA工作流的操作简单性和功能实用性。工作流的流转涉及多个部门或者组织，简单易用才能保证顺利通畅。

3.企业内部对OA工作流要进行全面沟通和推广。OA的实施不是某一个部门的事情，只有让企业内所有部门都参与进来，才能保证实施的成功。 　　

4.企业要制定相关规章制度保障OA流程的顺利进行。由于传统的办公习惯所致，没有制度保障的执行容易半途而废。OA系统请选择集成到人力资源系统中，基于HR的管理、基于组织架构、职位岗位、绩效，动态管理，OA才有保障。

5.OA工作流要与现实业务流程紧密挂钩。现实的工作流往往因为人员变动或业务模式调整需要更改，OA中的工作流应及时同步更新。企业OA流程只有和管理真正结合起来，才能发挥最大效用。
6.通过集中学习，个人自学等形式，既可以提高干部员工的计算机和OA的操作使用能力，又增强了干部员工的信息化意识，推进组织信息化建设的进程。
7.硬件投入是OA能够有效推进的基础。为进一步提高企业的办公自动化水平，企业应为各部门配齐办公电脑及相关办公设备，甚至需要为管理人员配备智能移动终端，让移动办公普及开来，确保了办公自动化工作有效推进。
8. 健全的制度是整个系统持续运转的关键。自动同步公司还应发布有关文件管理、归档和系统管理的文件。比如，明确规定除外部申请材料外，内部文件不能再作为纸质文件印刷发行。办公自动化的高效管理是办公自动化不断推进的保证。
9.用户培训。培训用户有两个方面：一是系统管理员培训，二是对正常用户的培训。由于系统管理员对不同系统模块的熟悉程度和软件工具的专业知识对系统的实现效果有很大影响是的。只是通过掌握此知识，管理员可以分析和管理系统问题，以便系统正常运行背杠。达尔另外，培训应交替进行，说明培训情况，解决公司存在的问题上这样，它可以帮助用户更加熟悉系统。

五、未来办公自动化OA趋势探索

办公自动化系统如今已呈现全面覆盖的趋势。事实上，这种类型的自动化办公软件从一开始就在与纸质办公的竞争中占据绝对优势这个中国办公系统的自动化发展本质上应该是数字化办公，几乎所有的办公业务都是在网络环境下实现的。新的基础设施、5G技术的发展和互联网的全覆盖为数字办公铺平了道路，使数字办公和网上办公系统在未来几十年内得以全面实现。另一方面实现办公自动化，代表了监管机制的高效性和透明度，同时也得到了企业和政府的支持；这就是为什么我们应该垂直地讨论办公自动化，而不是将其与其他办公系统进行横向比较，因为办公自动化在这方面是绝对的优势。可以这么说未来，不仅中国，而且全世界都将实现办公系统的自动化和透明化。这种高效的办公模式将渗透到各个公司和政府的工作中。

在办公自动化系统的存在下，必须提到办公自动化系统的未来预测和未来展望这个最流行的是一代人的办公自动化，这个第一代办公自动化是以数据为中心的传统MIS系统，办公数据是结构上存储的。第二代是办公自动化系统，它以工作流为重点，如公司吹气，这也是目前应用最广泛的办公系统。是的。是的第三代是以知识管理为核心的办公自动化系统，以知识管理为核心，实现互联网上及时沟通、高效信息传递和状态需求这个该系统最显著的特点是办公室前两代数据传输有问题，存储和通信解决了，可以说办公自动化系统在硬件上已经成熟。然而，目前办公自动化管理中存在的问题还没有得到解决，这是办公自动化的下一步。需要解决的问题是如何使办公室更高效透明我可以。继续当然，这一层次不仅传达了硬件或软件的问题，而且还传达了硬件和软件的有机结合，充分地传达了虚拟世界和现实世界，实现了现实世界与虚拟世界之间的状态联系，使员工的工作状态和工作流程以及信息的传递变得更加透明和高效。

传统的管理方式是将信息交换过滤成层次。办公室只有与他的业务密切相关的部分。公司的所有类型信息都位于单独的领域，这个开放资源的特点和OA自动化办公室系统之间的信息交流将在未来将孤立岛屿与大陆连接起来，使信息传输模式多样化，进一步提高办事处的透明度和可视化程度。

参考文献：

[1]苏翠玲,张立荣.办公自动化中的计算机技术应用探讨[J].数码世界,2021(04):59-60.

[2]办公室自动化、办公自动化与OA[J].办公自动化,2021,26(06):1.

[3]崔晗.网络办公自动化设计[J].数码世界,2021(02):71-72.

项目信息：江苏省大学生创新创业训练计划项目，项目编号：2020 1029 9268H