新冠肺炎疫情防控档案的收集与管理策略探讨

新冠肺炎疫情防控档案的收集与管理策略探讨

朱云

新疆哈巴河县妇幼保健计划生育服务中心 新疆阿勒泰地区 836700

摘要：新冠肺炎疫情的突然发生，给各部门的档案管理工作带来了一定的困难。由于新冠肺炎的突然发生增加了大量的电子文件，而工作人员却出现了不足的情况，这就使得档案的收集和管理出现了困难，进而导致相关部门无法利用常规档案。因此，本文将探讨新冠肺炎疫情防控档案的收集方法，以及管理策略。

关键词：新冠肺炎；疫情防控；档案；收集；管理；

引言

习近平总书记指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。新冠肺炎疫情发生的第一时间，国家档案局就下发文件，要求加强疫情防控期间的档案收集和管理工作。为此，各行各业响应国家的号召，积极开展疫情防控工作，竭尽所能遏制疫情。而各级档案部门也要做好疫情防控档案的收集和管理，为国家做好疫情防控工作提供支持，为将来总结现在的疫情防控经验留下有效的查阅材料。

一、新冠肺炎疫情防控档案的收集方法

（一）跟踪收集与网络信息收集结合

在新冠疫情防控过程中，一般形成的相关防控文件和资料都是很重要的，这其中包括了疫情防控人员研制疫情的过程、疫情感染者治疗的过程，以及社会各界对重灾区进行各种捐助记录等，为了保证这些资料的完整性和原始性，档案部门在收集这些信息时，应该采取跟踪收集和网络信息及时收集的方式，并且在收集的过程中尽量维持档案原来的面貌，以保证档案的真实性。因此，在进行档案收集的过程中，档案部门采取实地收集和网络收集相结合的方式，不仅可以保证档案的真实性，还可以避免档案收集中的漏洞，从而促使档案质量得到保障^[1]。

（二）合作收集，加强部门间的交流

在疫情发生期间，为了有效避免疫情的进一步扩大，全国人民响应国家的号召，做到了尽量不出门、不聚会、不走亲访友。各行各业对于工作的安排也是通过微信、电话、QQ等方式进行，政府部门对于新冠肺炎疫情的防控措施和相关信息也是通过电视、广播、政府网络平台进行发布，并开展疫情防控的相关宣传以及心理疏导。在疫情防控宣传期间，产生的相关文字、图片和视频等信息资料，都是各级部门应对疫情的相关举措，是疫情防控档案的重要部分。因此，在进行档案收集的时候，档案部门可以与疫情防控部门，以及网络数据管理部门进行合作，以便更好的收集档案^[2]。可见，加强相关部门间的联系和合作，对档案收集工作的高效开展起着重要的作用。

（三）明确职责，提高收集效率

医院在接到国家及地方各级档案局发布的收集疫情档案通知后，应该将疫情防控档案收集作为工作的重心。为此，医院相关人员就要制定合理的工作职责表，以确保档案工作内容有相应的人员进行负责，做到责任到人，并对疫情期间的档案收集工作进行严格的考核。此外，对疫情核酸采集或者消毒杀菌等工作的相关信息要做到准确及时的收集，对做疫情核酸检测的人员和采集人员要进行登记，并对检测人员的结果进行存档保管，确保疫情防控档案及时得到有效的收集。在疫情防控期间，明确医护人员的责任，不仅可以更完整地收集相关信息，还可以做到及时收集疫情防控工作中的档案，进而为疫情防控档案的有效收集奠定了坚实的基础。

二、新冠肺炎疫情防控档案的管理策略

（一）合理制定疫情防控档案的管理标准

新冠肺炎疫情暴发期间会产生大量的信息资料，这些资料的种类繁多，对于档案管理工作的开展带来了一定的困难，因此，在进行档案管理工作的开展过程中，如果医院条件允许，可以对疫情核酸检测以及医院消毒情况形成的档案实行电子化管理，此外，对于核酸采集中出现的不同情况、不同人群，以及来自风险不同地区的人员，采用不同的方式进行记录，以保障档案管理的完整性和真实性。而对于医院的消毒工作，以及消毒的地方和消毒次数都要进行准确记载，以保证消毒工作的有效性，为今后的疫情防控消毒措施提供支持^[3]。总之要在做好安全防护的基础上，及时地做好相关档案的手机工作。

（二）利用现代技术保障医院归档资料内容完整

疫情期间及时地进行医院资料的归档变得相对困难，为此医院可以应用OA系统进行归档，保障归档资料的完整性，OA系统可以实现电子文件的在线归档，这样可以为医院归档提供便利，对于归档的电子文件，也是有一定要求的，要求图片清晰，没有经过修改，归档的视频音频资料，也要做到画质清晰播放流畅，明确地表明资料的相关信息，才可进行电子文件的在线归档。在线归档是疫情期间的一项有力措施，实现了医院档案及时进行归档，又确保了归档档案的规范性。虽然实现了电子文件的在线归档，但是在疫情期间还是不能放松医院档案保管场所的日常防护工作，加大安全防护力度，定期对办公室、服务大厅、档案库房等场所的消毒工作，保障医院档案人员的防疫安全。

（三）建立新冠肺炎疫情防控档案共享平台

新冠肺炎疫情的爆发期正好是人口流动最活跃的时期，这给疫情的防控带来了很大的困难。因此，对于流动人员要进行医疗系统内部档案的管理，对于流动人员流动信息进行记录，并将这些信息发布到疫情防控档案平台，以便相关人员进行查阅。此外，对这些信息严格登记，还可以及时追踪接触患病的人员，以减慢疫情的扩散速度。在对返乡人员进行隔离的期间，社区人员要定期对隔离在家的人员打电话询问，看他们是否有发烧、发热的情况，必要时还要上门检查，对其做相关的检测，并将检测结果发布到相关网络平台上，为疫情档案管理工作提供便利

^[5]。不可否认，建立新冠肺炎疫情防控档案共享平台，不仅可以为疫情防控档案管理工作带来很大的便利，还可以提高疫情防控的高效性，从而提高疫情防控档案的管理质量。

结束语

总而言之，档案收集工作作为最主要的一个环节，对后续的相关的管理工作起着重要的作用。因此，在新冠肺炎疫情期间，在进行收集资料时，可以采用跟踪收集和网络信息收集结合、各部门间合作收集，以及明确各部门收集职责等方式，在开展疫情防控档案管理工作时，相关部门可以合理制定疫情防控文件的管理标准、调动社会力量参与疫情防控档案管理工作、建立新冠肺炎疫情防控档案共享平台，以此，保证疫情防控工作的顺利开展，为今后相关疫情的爆发提供经验。

参考文献：

[1] 韩双. 抗击新冠肺炎疫情下疫情防控档案的收集与利用[J]. 档案管理, 2020(2):56-56.

[2] 卫恒. 高校应对新冠肺炎疫情档案的收集与管理策略研究[J]. 档案管理, 2020, No.246(05):60-61.

[3] 谭雪. 新冠肺炎疫情防控下的档案收集策略优化研究[J]. 云南档案, 2020, No.347(11):48-49.

[4] 谭雪. 新冠肺炎疫情防控下的档案收集策略优化研究[J]. 云南档案, 2020, No.347(11):48-49.

[5] 韦双莉, 邓建翔. 医院新冠肺炎疫情防控档案收集工作实践与思考[J]. 档案天地, 2020, No.313(05):55-57.