浅谈工程EPC总承包项目联合体模式下文档管理

浅谈工程 EPC总承包项目联合体模式下文档管理

何宇 盛春伟

浙江华东工程建设管理有限公司

摘要：在工程EPC总承包项目中，文档管理是项目管理的重要组成部分，相比非联合体模式，联合体模式下的文档更难统一管理，其文件资料形成复杂；本文通过分析EPC项目联合体模式下文件资料特点、普遍存在的问题及对应措施，以期对其它类似EPC总承包项目文档管理提供借鉴。

1. 引言

随着我国工程建设领域的改革，越来越多的业主倾向于采用EPC总承包模式来发包项目。作为项目管理的重要组成部分，文档管理贯穿整个项目，是项目管理的窗口，其重要性无可替代。本文着重分析EPC总承包联合体模式下项目文件资料的特点及普遍存在的问题，针对普遍问题加强管理的解决措施，以期对类似管理模式下的文档管理提供参考。

二、工程EPC总承包项目联合体模式下文件资料特点及管理存在的问题

工程EPC总承包项目联合体模式是指两个及两个以上法人或者其他社会组织组成一个合作团队，在整个工程建设过程中，以一个团队的身份共同承担包括设计、采购、施工的总承包管理方式。采用EPC总承包项目联合体模式的工程一般具有规模大、投入大、风险大、技术难度大等特征，其形成的项目文件具有以下特点（如图1所示）：

图1 EPC工程项目联合体模式下文件特点

1. 项目文件资料覆盖面广

EPC总承包项目联合体模式下的文件来源广泛往来频繁，来自建设单位、项目管理单位、监理单位、造价单位、检测单位、设计单位、勘察单位、材料设备供应单位、施工单位等及总包内部各部门之间的往来文件；来自项目启动、项目策划、项目实施、项目收尾各阶段的文件；来自风险管理、资源管理、合同管理、设计管理、采购管理、施工管理、、进度管理、质量管理、费用管理、项目安全、职业健康与环境管理的文件；文件来源广泛、种类繁多，其形成过程需要满足外部单位项目管理具体要求及联合体内部相关要求 ，直接导致了文档管理的复杂性，增加文档管理的工作量及难度。

2. 项目文件资料专业性强

EPC总承包项目联合体模式的工程一般具有规模大、涉及专业种类多、技术难度大的特点，这样的工程文件资料其内容涉及工作面广，知识门类多。以某移民安置工程为例，包括房屋建筑工程、市政工程、交通工程、水利工程等工程类别，各工程类别都有配套的专用文件资料表格，行业标准；这个特点就决定了项目文件管理人员除了具备文书管理档案管理相关知识以外，还应了解各专业基础知识，工作流程等。

3. 项目文件资料传递及时

项目文件资料是项目沟通的途径和方式，为项目预测未来、准确决策及事后追溯提供依据。项目全过程管理中都会产生相应的文件资料，需要及时接收处理、审批发送，任何文件处理不及时，都有可能影响工程的进度、质量及费用等，项目文档管理需要加强切实可行的工作流程作为保障，项目各部门的高度配合工作才能保证文件资料流转满足项目履约要求。

（四）项目文件资料归档系统化

项目文件资料归档时，需按档案标准和规定，将设计、采购、施工和试运行各阶段形成的有保存价值的文字、表格、图纸和图像等文件资料，进行系统的收集、整理，形成一套完整、准确、系统的工程文件资料；其载体形式不限于纸质文件。

（五）对文档管理工作的重要性认识不足

文档管理是工程项目建设贯穿始终的重要组成部分，项目建设的管理工具，记录了项目全生命周期管理完整轨迹和工作成果，对企业长远发展和领导决策将起到非常重要的作用。随着文件资料的重要想日益凸显，各方单位对文件资料管理要求相应提高，特别是业主要求，甚至出现因为文件资料收集不完整，整理不规范等问题导致项目不能移交等情况。

目前绝大多数EPC项目联合体团队对文档管理工作重视度不够，没有认识到项目文档是项目管理的窗口，是团队的管理经验，是不可再生的宝贵资源，认为项目文档管理工作仅仅只是为了竣工移交，在文档管理上基本是能省则省，联合体各方在思想意识没有形成统一，在管理上没有设置专门的部门统一管理，在人员上没有设置专业管理人员专职管理多为兼职，导致项目文档管理重视度不够，文档管理工作无法正常开展，甚至重要的项目文件资料没有留存下来。

（六） EPC总承包项目联合体模式下管理机制不完善

一般EPC联合体模式下的工程项目管理团队分别来自于两个及两个以上不同的大型企业单位，EPC总承包联合体项目部是个临时性的组织，两家单位有各自成熟的企业文化、管理理念、管理机构、工作流程等，如管理团队项目前期未对文件资料管理做统一策划，不能将联合体项目部各单位、各专业、各层次短时间内深入融合，不能合理调配相应资源配置，形不成统一管理的文件资料管理体系，对后期项目建设及文件控制资料归档工作开展带来极大的影响。

（七）文件资料流转不通畅

在EPC总承包项目中联合体模式，项目全过程中会产生大量程序文件、图纸和工程资料，这些图文资料是项目执行的关键，更是施工的依据，在文件资料流传环节出现不通畅，各类信息指令传达不准确，将影响到项目各方面的管理（如进度、费用、质量、安全等）为确保项目顺利完成，必须建立通畅有效的沟通机制。

（八）文件资料过程控制力度不足

EPC总承包项目联合体团队在实施项目管理过程中，每一项管理过程都需体现策划-实施-检查-处置即PDCA循环。文件资料管理中联合体团队监督部门未切实主动对文件资料形成、收集进行监督、指导，如出现工程资料未于项目文件同步、工程资料与实际情况不符合、文件资料报审不及时等情况，而实施部门未及时根据检查情况做出分析和改进，过程管控未实现PDCA循环，实施过程重要文件资料缺失，后期根本无法补救，使整个工程建设无法生动的再现。

三、加强EPC项目中联合体下文件资料管理工作的措施

（一）统一意识，加强对文档管理工作的重视

EPC总承包项目联合体模式下的工程项目管理团队应从思想上认识到文件资料管理工作的重要性。项目文件资料是联合体模式下各方沟通的主要方式，信息共享的窗口，是项目建设的依据，各种管理轨迹的历史存证。根据越来越多的联合体总承包项目执行经验表明，各方对项目文件资料管理的重视度存在差异性，在这种情况下，项目文档管理应该做到加强宣传重要性，统一思想意识，提高各方管理人员对文件资料管理的重视程度。在项目实施过程中，使项目有保存价值的文件材料得以留存，完整的知识成果得以累积，宝贵的管理经验得以总结，开发文件资料的综合利用价值。为以后提高企业业务能力，推动工程项目持续发展，提升企业在行业内整体竞争力。

（二）统一管理，建立完善的文档管理体系

EPC总承包项目联合体模式下文档管理，首先需结合项目实际完善的文档管理体系。应与联合体成员各方共同商议，建立科学规范化文档管理体系，对项目全过程文档统一管理，层层落实责任到人，使文档管理工作落到实处。项目前期应进行专业策划，策划内容包括管理目标、管理组织机构、管理资源配置；项目实施阶段应对项目干系人分析及需求、沟通要点和方式、信息管理流程、管理规章制度、业务工作程序、信息编码系统、文件资料系统应用、文件资料编制标准化进行梳理统一编制并参照执行；项目收尾阶段应按归档要求进行归档、移交。

（三）制定文件资料分类标准

EPC总承包项目联合体模式的项目文件资料其内容涉及工作面广，知识门类多，总承包部应梳理各阶段各专业形成的文档类型，形成分类标准，参照分类进行文档材料收集、整理，便于后期查找利用、归档移交。以某EPC总承包项目联合模式文件为例作为参考，大致分为：

1、项目总体管理类：项目部成立、项目主要人员任命、项目部职能部门、岗位设置及管理、项目策划、项目管理计划、项目实施计划、资源管理；

2、项目设计管理类：设计计划、设计进度、设计现场服务、设计评审、设计变更；

3、项目采购管理：采购计划、采购工作程序、组织采买、催交与检验、运输与交付、采购变更、仓储管理；

4、项目施工管理：施工计划、施工进度控制、施工费用控制、施工质量控制、施工安全管理、施工现场管理、施工变更管理；

5、项目风险管理：风险计划、风险识别、风险评估、风险控制；

6、项目进度管理：进度计划、进度控制

7、项目质量管理：质量计划、质量控制、质量改进

8、项目安全、职业健康与环境管理：安全管理、职业健康管理、环境管理

9、项目沟通与信息管理：沟通管理、信息管理、文档管理

10、项目合同管理：总包合同管理、分包合同管理

11、项目收尾：竣工验收、项目结算、项目总结、考核与审计。

（四）建立高效的沟通机制

EPC项目联合体总承包模式工程规模大、建设工期短、技术难度大，为了实现强强联合、优势互补、利益共享、风险共担的管理模式，要在短时间内融合各单位、各专业、各层次的需求，建立高效的沟通机制。联合体项目部对外部单位、联合体成员之间，各专业之间，总分包之间沟通协调工作量大，其中沟通最基本的方式为书面沟通，需制定横向到边，纵向到底的沟通机制，理清楚各方书面沟通程序，借助除书面沟通以外的其他现代信息化方式（如信息沟通平台、电子邮件、QQ等）进行高效沟通。

（五）加强文件资料过程管控

在项目实施过程中，联合体文档管理机构应主动加强宣传引导、业务指导，提升各管理人员对文件资料认知度、业务水平， 加强文件资料过程中监督检查工作，跟踪检查问题整改情况，实现管控过程PDCA循环。使文件资料收集完整，内容准确，与工程建设同步进行。

（六）加强现代信息化在文件资料管理中的应用

EPC总承包项目联合体模式下的文件资料存在来源广泛、体量大、流程多、收集困难、不易查找等问题，应积极加强现代信息化在文件资料管理中的应用，利用移动互联网、云计算、大数据、人工智能、云存储等技术，实现项目文件资料项目现场原始数据记录收集，自动整理归集到云文档数据库，确保文件资料完整、准确、真实。

四、结语

随着我国经济水平综合国力飞速发展，EPC总承包项目联合体模式管理在不断探索前进，文档管理作为项目管理的工具，在项目管理过程中发挥的作用是不可替代的，项目文档管理工作必须以前端控制，过程管理，融入项目，协同开展的管理理念；采取全面策划配置资源、完善体系规范制度、合理分类收集整理、建立高效协调机制等措施。加以现代化信息技术应用，工程项目文档管理水平必将进一步提高，为项目顺利推进和管理提高奠定夯实的基础。

参考文献：

[1]王红娟 火电EPC项目文档全过程控制研究[J].档案学通讯，2015（1）

[2]马晔 国际工程项目管理（五）-国际工程信息文档管理[J].石油工程建设，2005年04期

[3] 国兆峰 EPC总承包施工管理的文控建设探究[J].科技经济市场，2015（10）