档案管理中的施工技术知识管理

档案管理中的施工技术知识管理

李星星

上海建工七建集团有限公司 上海 200050

摘要：工程档案属于信息资源，且于企业而言是非常重要的，于施工企业而言，信息资源相当于无形资产的存在，与其发展步调一致。当代信息技术改变了传统档案管理的理念，不再主张过去的“重藏轻用”，更重视对信息的使用，强化其创收增效的作用。在工程涉及到以往类似工程的技术问题时，再去办理借阅手续，走借阅流程，浪费了一定的劳力物力。这种档案管理办法亟待创新，因为在这样的管理制度下档案信息的传播速度已经难以适应时代的要求。因此，有必要将已建的工程所涉及到的施工技术知识整理并加以管理。

关键词：工程档案;施工技术;档案管理;知识管理

1 引言

2020年6月20日第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，修订后的档案法新增了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章。对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定，要求保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

工程档案工作人员在当下的信息网络环境中，首先需要做的是将自身目前的静态的信息管理工作者身份逐步转向动态的知识管理者，从而将工程档案信息进行知识化。知识经济时代的知识管理理念使得工程档案工作更有深度，在知识管理理念和知识库的辅助下，工程档案管理工作可以更完善^[1]。

2 工程档案管理目前的现状

1965年5月原国家建委颁布了与工程竣工编制相关的文件，针对编制及报送作出了详细规定。1997年年底国家建设部对竣工档案进行了重新的规划，将其归纳到城市建设档案中，同时还颁布了一项文件《城市建设档案管理规定》对其报送程序进行了规范。而在2000年初时，国务院又颁布了新的管理条例：《建设工程质量管理条例》，该管理条例中的第17条对建设档案管理程序作了明确规定：“发布了建设工程的主办方要熟悉并遵守此领域内的管理条例，及时收集、整理建设过程中的相关信息，并建立相应的档案；工程结束后，该单位要及时将建立的档案交付给相关的行政部门”^[2]。

目前的工程档案工作普遍存在“重藏轻管”的思想，只重视工程的进度和效益，而忽视工程档案工作，导致对工程建设过程当中的档案工作监督不到位。由上及下，在基层处负责档案管理的工作者缺乏岗位意识和责任，此外，相关的专业知识和技能也有所缺乏，想有所作为，但是因为自身以及管理者的局限，难以有所成就，只能看摊守点。

随着目前信息化建设的大力推进，工程档案工作在施工单位已逐渐呈现出边缘化的趋势。在资金方面，档案信息化建设并没有专项资金；管理方面，对电子文件的归档缺乏有效管理，依循的依旧是传统文档的保管方式。对于电子文档，很多单位对电子文档的长久保存并没有相应的措施；有些单位仅仅只是停留在文档表面并没有深入的应用，档案数据库资源依旧匮乏。信息化时代的档案信息服务水平依旧低下，对文档的使用还是采用手工检索，已有的工程档案信息内容没有被合理的整合，共享利用效率低下。

3 施工技术知识管理

知识管理管理有三大要素；即人、过程、技术。

在人、过程、技术这三大要素中，人作为知识的载体，为了有效开发、传扬、共享、创新与应用知识，拥有其能动性与灵活性，既需要对知识管理的工具进行策划和使用，更要管理知识拥有者。因此人是知识管理的精神和关键，知识管理的主体是一个多层次的有机体，包括了项目管理者、拥有知识的员工以及所有职工。

同时，知识管理也是一个过程管理，流动起来的知识才属于真正的知识，而流动中的知识需要进行有序的管理，使他在管理中形成良性循环。由于知识是一个抽象的，不具有具体实体的一个概念，因此知识管理的对象并不是静止的，而是处于活动的中的知识。所以这一管理过程相当复杂，管理的实现不仅要有IT的硬件支撑，还要有策略、上级引导、价值体系等软环境的支撑，在进行管理时硬环境以及软环境都不可忽视。整个管理过程保持了知识的内容、动态与价值间的平衡^[3]。

知识管理的第三大要素，即技术，知识的获取、积累、分享都需要技术的支持。如今，信息技术的迅速发展使得知识交换的手段得到极大的发展，人们获取的知识也越来越多，这使得当下的知识分享变得极为高效和便捷。信息化中的知识亟需信息化辅助的的知识管理。

3.1 施工技术知识的分类

工程档案中施工技术知识繁多而复杂，每一个建筑工程都是独立而不相同，但是建筑结构又是相通的。就土建施工而言，其流程可根据不同标准进行划分，如以质量验收标准进行划分可分为四部分：（1）地基和基础，（2）主体结构，（3）建筑装饰装修，（4）屋面。因此施工技术知识也可以参照这四大分部进行分类^[4]。

此外，地基和基础也可根据子分部做进一步的划分：具体包括地基、基础以及土方等等。

主体结构也能够根据子分部做进一步的划分：包括混凝土、钢混、钢以及木等结构等。

建筑装饰装修若是以子分部做进一步划分，则可细化为建筑地面、外墙、门窗以及幕墙等等。

屋面若是以子分部做进一步划分，则可细化为基层与保护、防水与密封以及细部构造等等。

3.2 施工技术知识使用的影响因素

施工技术知识的使用应综合考虑工程的内外部条件、技术标准及施工对象的特点，可将工程施工技术知识使用的影响因素归纳如下：

（1）工程概况：工程的建设和结构概况、工程类型和性质、地理位置、地质情况、参与单位、建设周期等；

（2）施工资料与方案：首先，施工资料涵盖的资料内容非常多，除施工过程的管理、技术等资料外，还包括质量保证以及验收等系列资料；其次，施工方案所涵盖的内容也很多，具体到施工过程会遭遇的重点、难点，以及施工用到的技术、部署以及安全技术保证措施等；

（3）施工进度计划，一般包括工程总进度、子工程进度计划；

主要技术经济指标：具体涵盖有工期、总成本、利润以及施工的质量、安全以及效率等等。

4 搭建以工程档案为核心的施工技术知识库

对工程档案中的施工技术知识进行管理，我们可以借助案例推理技术来搭建一个知识库（图1），从而在对工程档案的施工技术知识进行有序、高效的管理。

通
过知识库系统管理人员可以对案例进行存储、读取，方便管理人员添加档案、删除以及修改档案。在检索模块范围内，根据前文所述施工技术知识使用的影响因素进行案例检索。案例学习模块中需要对案例进行不断的学习，通过连续的基于案例的研究，才能持续填充案例库，让系统得到更好的“体验”，进而能够敏捷正确的探索，保证推理结果，并且根据相应的相似度对案例进行相应的增减，而无需将所有的案例都加入到案例库中。案例库管理模块用于管理建设工程中的各种档案，包括：技术资料、施工数据、知识等，作为为施工技术提供知识检索、存储、利用、分享的专业平台。

图1案例知识库系统架构

5 小结

随着新档案法的颁布，档案管理工作逐步信息化。在建筑施工企业，我们可以将工程档案管理工作跟技术工作结合，通过构建知识库将工程档案中的施工技术知识重新管理，使得老项目所含的显性知识和隐性知识得到充分利用，便于工程技术人员在施工过程中的技术理论获得相应的决策支持；同时可以充分调动档案管理人员的主观能动性，实现档案室服务水平和管理功能的提升；从而提高企业在项目上的管理水平，提高项目管理的效率，进而提高企业的管理水平。

参考文献

[1] 魏慧. 知识管理视阙的城建档案管理问题研究[D]. 硕士论文, 2012（2）:27

[2] 建设部. 建设工程质量管理条例. 国务院令[2000]第279号

[3] 王莹, 张杰. 基于知识管理的企业群决策系统构成要素及其交互作用分析[J]. 中国市场, 2017（34）.35-37.

[4] 建筑工程施工质量验收统一标准GB50300-2013