浅论企业档案创新管理策略

浅论企业档案创新管理策略

龚鸣

国网新源浙江仙居抽水蓄能有限公司 浙江台州 317300

摘要：企业创新是企业得以生存和发展的根本，是企业的生命，创新则兴，不创新则亡。企业档案所蕴含的各类信息资源能为企业创新提供更多的信息支持和创新点，保证企业实现多元化的创新突破，在激烈的市场竞争中占据主动，赢得先机，因此在企业创新中，应高度重视并充分发挥企业档案的作用。

关键词：企业档案；企业创新

中图分类号:G270.71文献标识码:B

引言

企业档案工作作为企业基础工作的重要组成部分，为企业的可持续发展提供了有力的信息保障。但是，鉴于许多企业档案工作已经失去了档案管理部门的监督和指导，档案管理工作是放任自流，停滞甚至滑坡 。如何提高企业档案工作水平，让我们谈一些肤浅的认识。

1企业档案在企业管理中的作用

1.1为企业发展奠定坚实基础

企业档案为企业提供了覆盖生产管理、财务管理、市场营销管理、人力资源管理、质量管理、新产品开发与创新管理、企业文化建设与管理、企业信息化管理等相关的一系列档案信息资料，真实全面反映了企业现有的生产能力、资金状况、市场占位、人员素质、产品质量、技术水平、文化价值、信息化水平等，为企业充分利用企业档案的借鉴参考作用、开展切实可行的创新活动奠定坚实基础。例如：企业人事档案能够全面反映员工的文化程度、工作态度、职业道德、现实表现、奖惩情况、兴趣爱好、工作经历以及科研创新等情况，有利于帮助企业最大限度地挖掘员工的潜能，调动员工的积极性和创造性，进一步推进企业的技术创新、管理创新等活动^[2]。

1.2为企业创造良好的运营环境

种类丰富、记载完备的企业档案，在企业文化、资金调配、人才培养、研发政策、激励策略等方面，都为企业提供了全面的相关情况、成果、经验和教训，是进一步优化企业创新环境的重要依据，也是激发企业员工进行创新的直接动力。例如：企业文书档案中体现激励企业创新的相关文化、制度、措施和条例等内容，为营造企业创新环境奠定了良好政策氛围。企业财务档案中真实反映企业创新活动的所有资金流动以及状况等内容，是企业创新的资金保障，有利于提振员工创新信心.

1.3为企业提升创新效率增添强大动力

在大数据网络时代背景下，在信息技术快速发展过程中，企业档案管理工作迎来了新的发展契机，企业领导者和管理人员高度重视企业档案信息化建设，积极开发满足自身发展的档案信息管理系统，利用先进信息技术手段，使企业档案信息管理系统充分融入企业经营管理业务系统中，高效管理和控制企业档案管理的各项工作。在确保企业档案数据收集及时和完整的基础上，主动引入专业管理人才和设备，不断优化完善企业档案信息化平台建设；同时注重提升企业档案信息的开发利用能力，真正为企业提升创新效率增添强大动力。例如：企业可以通过企业档案信息管理系统开展企业档案信息共建共享工作，有效地利用网络、大数据促进企业档案信息资源的流通共享，提高企业档案信息资源的利用率，进而提高企业创新效率^[3]。

2当前企业档案管理工作存在的问题

2.1企业档案管理理念较封闭

在企业管理的当前阶段，缺乏对文件管理的理解、思考和探索。许多公司无法正确认识档案的价值以及档案管理对生产和运营的重要性，未能将档案管理列为企业管理的重要内容之一，没有专门的档案管理组织，没有清晰的档案管理计划，以及没有设备基础这导致在档案管理的思想和工作方面缺乏必要的指导，支持和帮助，这极大地影响了档案的有效管理，并严重限制了档案的独特价值和作用。

2.2企业档案信息化进程缓慢

随着现代社会的飞速发展，各级各类档案馆机构如火如荼地开展档案信息化建设，但与此同时，仍有相当数量的企业尚未纳入档案信息化。纳入企业信息化建设的总体规划。档案管理投入的资源相对较少，档案管理的信息化进程缓慢。档案管理方式仍然选择采用传统的手工分类方式，限制了档案管理的服务质量和工作效率。与电子档案的高效率相比，传统的手动收集模式容易出现文件丢失和时滞的问题。同时，这也会导致存档用户无法及时找到所需的文件，并对正常工作产生负面影响。从而降低了企业的经济效益。另外，公司需要使用大量资源来查找丢失的文件，这不仅增加了文件管理的成本，而且增加了管理人员的压力和难度。

3企业档案管理的创新策略

3.1创新管理思路，借鉴现代管理理念

企业管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。企业档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。因此，企业档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。

3.2创新制度管理，加强法规落实和制度考核

切实落实各项管理制度，是保障档案工作高质量开展的基础。一方面，所执行的制度要具有先进性，企业应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化，将陈旧刻板的管理制度进行改善，特别是档案管理制度，事关每一项具体工作，要求制度与实际工作要严密结合; 另一方面，制度的执行必须科学、稳定，不能三天打鱼两天晒网。在制度的层面，电子档案的推行还缺乏足够的制度依托，单位内部的一些文件、制度等资料，在保存一部分原始资料的基础上，更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋，但在制度层面，还缺乏对电子档案的管理优化，哪些资料可以仅保存为电子档案，哪些应该同时保存纸质材料，都要严格分类和履行。此外，如何保障电子档案的安全性和真实性，也是企业档案管理制度面临的重要挑战，解决这些问题并严格执行，需要加强督导和考核，确保档案工作不出现漏洞

3.3创新管理手段，数字档案实现普遍化

档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。企业要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实企业档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例，纸质档案是传统手段，但数字档案是当前的主流手段，如何平衡两者之间的关系，确保互补性和安全性，是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。

结束语

在激烈的市场竞争环境下，企业创新是企业得以生存和发展的不竭源泉和动力。现在，大多数企业尤其是高新技术企业更加重视企业创新的价值和作用，如果不创新，企业就会被市场所淘汰；如果创新不成功，企业就可能会更快地走向终结，因此如何促进创新就愈加重要。在建立完善企业档案信息化平台建设的基础上，充分利用网络、大数据等现代信息技术对企业档案信息进行深入挖掘和对市场信息进行敏锐分析，从而为企业创新提供更多新的、更具价值的创新点，形成跨行业、多元化、多层次的创新价值链，以保证企业实现整体、全面和系统的创新，也有利于企业谨慎选择并作出正确的创新决策。

参考文献：

[1]朱帅.浅析企业档案管理工作中的问题[J].今日财富,2021(01):69-70.

[2]温玉霞.中小企业档案工作水平的再提升[J].兰台内外,2020(36):61-62.

[3]屠志萍.信息化背景下企业档案利用服务实践研究[J].办公室业务,2020(24):121-122.

[4]宋志亮.企业档案在企业创新中的作用[J].办公自动化,2020,25(24):19-20.

[5]陈珊珊,肖国圣.档案建设视角下中企业业品牌塑造研究[J].兰台世界,2020(12):77-79.