关于档案信息化建设与档案管理的思考

关于档案信息化建设与档案管理的思考

陈彬

中共泰安市委党校 山东省泰安市 271000

摘要：近几年数字信息技术不断发展和进步，档案信息化建设也成为未来发展的必然趋势。档案信息化建设的主要目的是实现档案管理的现代化，推进档案信息资源共享，更好地开发利用档案信息资源，充分发挥档案信息的作用和价值，为经济社会发展服务。基于此，以下对关于档案信息化建设与档案管理的思考进行了探讨，以供参考。

关键词：档案信息化建设；档案管理；思考

引言

在信息化时代，传统企业进行信息化改造是大势所趋。企业进行档案信息化建设是企业信息化战略的重要组成部分，既能促进企业内部效率提升，也可以帮助企业更好地与外界交流和合作。应该关注内部档案信息化进程中出现的问题，并在下一阶段的计划中合理解决问题，在人员培养、设备更新、信息利用和信息安全等方面加大投入，确保集团档案信息化建设水平提升。

1档案信息化建设概述

档案信息化是指采用信息技术方法配置档案管理基础设施，构建档案信息数据库，利用网络平台作为基础和支持，对档案信息资料进行处理、存储、管理和利用。经济社会正在加快发展，信息化发展速度也在不断提高，信息资源也成为目前主要的战略资源。档案属于原生信息资源，发挥的作用也越来越重要。档案信息化的主要作用就是全面应用网络信息技术，对档案信息资源进行处理、存储和管理，为经济社会发展提供有力的基础条件和服务。一般来说，档案信息化分为档案信息数字化、档案信息网络化和档案信息一体化三个方面，有机融合接收信息、传递信息、存储信息和使用信息。档案信息化建设主要分为两个方面：一方面是档案本身内容信息化，另一方面是对相关档案进行整合。比如，城市建设档案信息化建设的主要目标是在新型技术不断发展的背景下，将城市建设档案和社会系统进行结合，不仅可以在社会中推广，还可以和其他社会信息进行融合，在社会系统中进行充分利用，进而提高社会服务能力和水平，促进二者共同发展和进步。

2档案信息化建设和档案管理发展现状

2.1档案信息化管理基础比较薄弱

如果档案管理人员对档案管理信息化不重视，那么就会继续延用传统的档案管理方法，不能积极地应用信息化技术，不能有效地将计算机技术、数字化技术、网络技术进行整合，档案管理的效率还是无法提高。除此之外，档案管理人员对档案管理信息化工作不重视也会影响档案管理工作本身。在档案管理工作中，如果缺乏档案信息化管理系统，或者档案管理基础设施薄弱，就会导致档案管理工作跟不上时代发展步伐，最终被时代所淘汰。

2.2硬件技术不足

伴随着社会信息化的发展趋势，人事档案信息化也是未来的一个重要发展方向。通过人事档案信息化可以有效解决纸质档案储存使用过程中出现的损耗问题，同时可以进一步加强人事档案在人力资源管理中的作用，提高人事档案在各部门间的信息联动。然而目前的人事档案管理工作依旧主要围绕着纸质档案进行，经费不足、技术欠缺、相关设备及空间缺乏、缺少档案信息化经验及长远规划等问题是限制人事档案信息化的主要因素。

2.3缺乏完善的档案信息化管理制度

档案管理人员需要积极地完善档案管理信息化制度，在思想和意识上及时转变，改变原先传统的档案管理制度。在社会的发展过程中，档案管理制度也应该因时而变，如果在档案信息化管理中，没有制定完善的档案管理制度，那么档案管理工作就不能有效地开展，档案的信息化发展也会受到一定的阻碍，不利于档案管理水平的提高。

3档案信息化建设与档案管理的措施

3.1对档案管理机制进行适当的创新

在档案管理工作中，根据机构的传统管理习惯，往往是由特定的档案管理部门及档案工作者参与负责，而机构中的其他部门往往不会参与，而在新形势下，借助信息技术可以实现部分档案资源的共享，比如救助站救助对象的档案信息在本机构内部共享，这样可以使本机构的各个部门都参与到档案管理工作中，增加各部门之间的联系，这对于本机构整体工作效率的提升有着重要的促进作用。借助信息化环境下的档案共享机制，能够时机构内部各个部门之间相对割裂的状态有所缓解。对于机构管理者而言，为了不断提升档案信息的实际作用，管理者要加大对档案管理工作的重视程度，积极推进档案工作的信息化水平。

3.2加强档案管理信息化人才培训

在档案管理信息化过程中，还有部分档案管理人员对档案信息化的理解不全面，因此没有及时更新自己的档案管理知识，这极大地影响了档案管理信息化的发展。就目前来看，档案管理部门的人才短缺，在一些单位中领导对档案信息化管理人员的专业能力要求不高，大多数档案管理人员也不主动学习相关的档案信息化知识，使得档案管理工作的信息化进程受到了严重的阻碍，从而不利于档案管理工作的进展。面对这种情况，相关单位要加强对档案管理信息化人才的培养，积极造就信息化知识和档案管理知识兼备的现代化档案管理人才，并时刻关注档案管理人员的工作效率，建立相应的考核模式，更好地促进档案管理信息化的发展。

3.3做好监督管理工作

外部监督工作的实施，能够帮助机构及时发现其档案管理工作存在的漏洞并及时改进，为此，机构可以建立起专门的监督管理小组，对本机构的档案管理工作进行系统的了解，然后全面参与到本机构的档案管理工作中，通过对照相关流程，及时了解各个环节工作中存在的不足之处并予以指正，通过这种方式，将本机构档案管理问题出现的概率控制在最低水平。为了确保监督管理工作的实际成效，所建立的监督小组需要保持相对独立性，直接听命于机构的最高领导，在工作中不能够受到其他管理者的干扰。

3.4提升整体人员对干部人事档案的认识

企业应面向全体员工积极开展人事档案相关知识普及教育，教育内容主要针对人事档案在实际生活及工作中的应用领域、起到的作用以及入档材料在填写过程中出现问题所造成的后果，加强人员对干部人事档案的认识程度，端正人员对人事档案的态度，减少由于缺乏对人事档案的重要性及档案内容严肃性的认识导致原始材料出现涂改、前后信息不一致等问题。从而遏制人事档案材料生成阶段产生错误，减少了由于材料错误所带来的大量后续证明工作，极大提升了人事档案的准确性及档案工作效率。同时应该提升档案管理人员对人事档案的重视程度，加强服务意识及发展意识，使人事档案工作不止局限于储存整理，更多着眼当前管理工作的优化及未来档案工作的发展，从而有效提高人事档案的使用频率、应用领域及可持续发展性，优化人事档案在人力资源管理中的作用，使其更好地服务于人力资源管理。只有由上到下都提高对人事档案的认识，才能更顺畅地推动档案管理工作发展及优化。

结束语

在网络信息技术不断发展的新时代背景下，我们应高度重视并大力推进档案信息化，及时发现档案信息化建设中存在的问题和不足，牢固树立档案信息化管理理念，转变传统的档案管理模式，加强档案信息化管理基础设施设备建设，理顺档案信息化管理体制机制，大力推进档案数据库系统建设、档案数字化、档案远程利用和档案信息资源共享，提高档案信息化管理的能力和水平。

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