论国有企业档案管理信息化建设

论国有企业档案管理信息化建设

郭立 李秋艳

湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司 湖南省长沙市 410000

摘要：当前国企档案管理的模式已经发展出比较成熟的体系，特别是借助信息化的方式，提升其管理效率。国企档案管理不能依赖单一的信息系统，需要运用多种不同的信息系统，借助多元化的档案管理系统，能够帮助国企管理部门更进一步地将客户的资源以及经营资料等进行整合存档，从而提高国有企业本身的业务管控功能。

关键词：企业档案管理；信息化建设

企业档案信息化建设是企业信息战略的关键部分之一，是利用现代信息化技术对企业档案进行统一的智能化整理和科学管理工程。企业档案信息化建设能够提高档案使用效率，以更加便捷的方式面对用户；能够极大节省企业人力、物力资源，大大降低企业档案管理成本，提高企业经营效益，提升企业核心竞争力。

1 目前企业档案管理中存在的问题

1.1 缺乏档案管理信息化意识

当前许多企业的管理层缺乏档案信息化建设的意识，没有从根本上认识到档案信息化建设对企业发展的深远意义。一些企业简单地认为档案信息化就是建设档案信息管理系统；还有部分企业的经营规模较小，认为档案信息化建设没有必要，并且为了节约成本还依赖于纸质档案的保存和使用。

1.2 企业档案信息化建设发展不均衡

企业档案信息化建设发展不均衡的情况，主要集中在横向比较上。一些规模较大的企业，在档案信息化建设上所投入资金较多，拥有更多的专业性人才；而一些规模较小的企业在这方面的投入不足，甚至部分企业自身经营都比较困难。还有许多企业，档案信息化建设起步较晚、信息化基础条件较差，虽然现在基本人手一台计算机电脑，都可以实现顺利联网；但是企业档案信息化建设技术人才少，人力物力资源分配不到位。

1.3 企业档案信息化建设缺乏整体规划

企业档案管理发展的几十年来，有关部门在实际工作中并没有认识到档案信息化建设的重要性，对于企业档案信息化建设也缺乏必要的宏观指导；许多企业对自身发展情况不做过多考虑，或者是为了完成上级任务，建设了与企业发展不符的档案管理系统，这不光对企业发展起不到作用，还会在某些程度上阻碍企业档案的信息化建设。

1.4 企业档案管理团队素质亟待提升

随着近年来计算机技术和互联网技术的不断发展和进步，企业档案不再单纯的以纸质形式出现，加入了很多比如视频、音频类的载体形式，这给档案管理人员带来了很大的挑战，对档案管理人员的个人素质和整个团队素质提出了更高的要求。部分企业档案管理团队不具备专业的技术素养，无法满足信息时代档案信息化建设的目标需要，十分不利于企业的快速发展。

2 企业档案管理信息化建设创新

2.1 信息化的档案管理系统对日常档案工作信息的收集

信息化的档案管理系统，其主要功能是对于日常档案工作的信息进行收集，并且为国企的资源信息整合进行进一步地管理和服务，有助于企业深入管理好员工、机构等，从而为国有企业的客户提供更加优质化的服务。因此，负责国有企业日常档案工作的管理人员，需要掌握这些档案的信息服务工具，特别是对信息化的档案管理系统进行运用，从而对企业的各类信息有一份全面的把控。在档案管理实践的过程中，国有企业也面对着非常多元化的信息类型，不同的信息也有不同的价值，这些不同的信息其实都是整个信息系统所需要收集的对象，通过这些企业信息进一步分析，能够对国有企业后续提供配套服务进行综合考虑。而且结合这种信息化的档案管理系统，国有企业可以建立起行业的信息库，通过行业的信息库，能够点对点的发现目标客户，从而为日常工作的一系列工作提供一些配套的服务，对于参加交易的客户以及消费者行为的信息进行收集，其价值不可估量。因此，通过信息化的档案管理系统，对国有企业的产品信息以及服务情况进行存档对比，从而为管理者和消费者之间的良性互动提供互动交流的基础，这也是信息化的档案管理系统所发挥的重要作用。

2.2 加大档案信息化建设管理投入

部分国有企业中现在也是存在着档案管理的传统方式进行管理，想要更好的建设档案信息化管理建设就需要更多的资金投入，引进先进的软件技术和硬件设施，便于配合油田企业的自身特点，确保系统数据能够更好的进行档案管理信息化工作，针对档案管理信息化软件不断的更新，确保数据能准确及时，为档案管理做到更科学合理更准确。所以油田企业可以通过对档案管理信息化建设加大投入，便于实现保证档案管理工作的顺利、高效的进行。

2.3 信息化的档案管理系统在日常工作中的架设

在整个档案的信息系统的构成的过程中，首先是要在档案的信息系统里面进行流向的设计，也就是形成一些信息系统的结构图，通过这种方式，让信息系统与信息化的档案管理系统之间能维持一种密切的联系。国有企业在架设这些不同的信息端口的时候，要考虑到信息中心以及网络登录大厅，以这种相关系统的方式，能够进一步地把这些信息进行沟通联系，从而形成一些有价值的信息链条。在档案管理过程中还可以进行综合调研，了解档案管理的需求。问卷的设计应该符合信息化的理念，可以采取电子问卷的形式，把这些调查问卷设计得更加容易填写，在填写的这些区域当中，要保持一些合理的范围，这样能够方便这些员工在填写的过程中，对这些相关信息进行捕捉。而且为了适应信息化的档案管理系统，这些电子化的调查表格也应该有一定的识别精度和速度，更方便这些信息化的档案管理系统对相关的资源进行统计和整合。在这些日常工作的过程中，对员工的档案信息进行汇总的调查是非常重要，可以根据申请的系统的识别范围，采取科学分析等方式，对相关的数据进行统计。

3 结束语

综上所述，档案信息化建设是信息时代企业档案管理的主要方向，企业档案信息化建设和管理有利于企业进一步发展，符合企业信息化战略的目标。企业档案的信息化建设要经历一个漫长的过程，需要我们共同努力去完善和改进，针对企业实际提出有效解决措施。这是新的时代赋予我们的重大理论和实践课题。

参考文献：

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