现代化档案管理技术应用

现代化档案管理技术应用

刘厚嫄

潜江市人才服务局 湖北省潜江市 433199

摘要：档案管理工作不仅为企事业单位提供了确凿的数据参考，而且也为各项工作的顺利展开提供了重要依据。目前，随着信息技术在档案管理工作中的推广应用，使得档案利用率大幅提升，档案的查询、借阅、使用、保管等工作流程逐步趋于规范化、程序化与标准化，在这一背景之下，档案管理人员应当以信息技术为载体，在工作当中不断创新管理模式与方法，不断转变思想观念，不断夯实应用技术根基，在为各部门提供便捷高效服务的同时，加快推进档案现代化管理进程。

关键词：现代化；档案；管理；应用

引言

纵观当前，信息化档案管理工作中，许多表面问题需要用正确的方式加以解决，从多方面入手来提高档案管理工作的效率与服务质量，这对于档案管理工作的要求愈发严格，毕竟传统的管理模式已经很难适应信息化时代的发展。从以往的档案管理来看，存在的问题很多，其中包括档案管理人员的意识落后、专业技能达不到时代的要求，这些问题都在很大程度上影响着档案管理工作的进步。而现代化的档案管理工作主要是遵守档案管理工作的原则，顺应时代的发展。

1事业单位档案管理现代化建设的意义

1.1有利于推动无纸化办公

通过在事业单位开展现代化、电子化的档案管理，将传统纸质档案管理转变为电子管理形式，大大推进了事业单位办公信息化、电子化的进程。虽然无纸化办公已经推广了很多年，但是事业单位办公中依然是以纸质文件为主，这不仅浪费纸张，还会出现大量文件堆积的问题，占据空间，耗费时间。而档案电子化建设与无纸化办公恰好能实现无缝对接，二者之间相辅相成，档案管理现代化、电子化水平能够促进无纸化办公的实现。

1.2有助于开发档案信息资源

事业单位的档案是对自身发展历史的忠实记录，对单位未来发展有着非常重要的参考利用价值。但是在很多事业单位开展的档案管理只是将档案进行简单地保存与管理，并未进一步深挖档案资源中更具有价值的信息。

1.3方便档案管理和查询

传统的纸质档案管理，需要对传统纸质档案分类归档，编制检索工具，才能方便档案人员查询利用档案。但此过程需要耗费大量时间和人力资源，不仅影响档案管理效率，也会浪费使用者查询时间。档案现代化管理的运用，能有效解决传统纸质档案管理与利用缺陷，不仅能提高档案管理效率，还能设计出具有人性化和便捷性的检索工具，提高使用人员的查询效率。

2新时期企业现代化电子档案管理现状

2.1管理意识淡薄，工作进程滞后

档案管理现代化不仅仅体现工作载体的先进性，同时，对管理人员的管理意识、责任意识也提出了严格标准。但是，受到传统思想观念的影响，部分档案管理人员认为档案工作无关紧要，既不会产生经济效益，也不会给单位造成经济损失，因此，在这种心理的驱使下，常常将个人负面情绪带到实际工作当中，使档案管理工作进程严重滞后，给各项工作的顺畅衔接造成恶劣影响。

2.2档案管理的意识有待提升

事业单位档案工作中，管理人员的意识与认知是非常重要的一个因素，如果管理人员对于自身工作没有良好的认识与正确的观念，势必影响到档案管理工作的开展，使档案管理现代化很难得到进一步发挥，当前这种情况在基层事业单位中屡见不鲜，档案管理工作没有正确的理念指导很难进行现代化的开展，这样的后果直接导致档案管理工作停滞不前，对基层事业单位的发展造成一定的困扰。

3新时期企业现代化电子档案管理策略

3.1提升档案管理手段的更新速度

我国基层事业单位的档案管理与其他单位的档案管理有很大的区别，所以基层事业单位在档案管理现代化进程时，应该不断学习国外先进的档案管理方法，根据基层事业单位的发展状况，不断更新和丰富档案管理数据库的资源。基层事业单位的档案管理现代化建设通过有效实践才能发展，因此基层事业单位应该改变自己传统的观念，根据社会发展的需要，不断完善其档案管理的模式，提高基层事业单位在发展过程中的综合竞争力。

3.2运用数字化体系，实现档案管理组织重构

综合运用数字化技术重构档案管理组织生态是档案管理现代化发展的最终途径，以网络虚拟技术和数字技术模型构建，将档案管理影响因素和需求因素融合起来，优化档案管理组织生态，提高档案利用效率。数字化体系运用到档案管理组织重构中是一种全新的技术理念和方法，除了传统的数字技术处理和流程处理以外，必须将档案管理利用、现代化因素和数字技术下档案管理优化算法结合起来，从根本上改变档案管理生态，实现档案管理组织重构。笔者建议，在档案管理基础数据搜集完成以后，通过大数据虚拟技术和大数据挖掘技术合理整合数据，用三维数字技术和数据模型技术形成档案管理虚拟软件，模拟档案管理组织架构。将现有的档案管理需求和档案管理模式在模型中体现出来。清晰地展示档案管理发展趋势和管理结构之间的关系，进一步凸显档案服务管理效率。

3.3提升档案管理人员信息素养

作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。

3.4加大档案管理的经费投入

要想充分发挥档案现代化管理的重要作用，单凭建设档案管理规范是远远不够的，还需要相关领导对档案管理现代化的重视，针对档案现代化管理增加资金投入，保证档案现代化管理工作的顺利开展。在创建档案馆、档案室时，需要达到现代档案馆、档案室建设规范要求，充分考虑档案管理现代化的发展需要，有针对性地添置档案管理现代化设备，有效保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。

3.5积极运用网络安全防护技术

网络安全防护主要体现为防御和堵杀。在安全防护中积极运用入侵监控、检测、访问控制、安全审计、人工智能等技术，建立感知和预警体系，找出系统漏洞，发现潜在威胁，将危险扼杀在摇篮里。对外部的恶意攻击，可应用网络防火墙，入侵检测等进行检测并阻隔，并可在不同网络平台之间安装核心路由、交换机以及接入路由等设备，实现安全域之间有效逻辑隔离，同时，对于一些新的、未知的攻击，企业还可以采用网络欺骗的技术，引诱攻击者攻击预先设置的蜜罐或密网，从而了解入侵者的行为，保证真正的系统的资源、数据安全。

结束语

综上所述，在档案资料越积越多、档案管理量越来越大、档案管理要求不断提升的新时期，企业还需紧抓现代化电子档案管理各项工作，在充分认知与了解电子档案基础上，发现问题并追踪溯源解决问题，这是提升电子档案管理水平与质量的合理做法、正确做法。除此之外，企业还需畅想电子档案管理发展前景与趋势，以发展的眼光看问题、制定切实可行的管理策略并实施，相信企业的档案管理会取得事半功倍的效果，助力企业做出正确决策，最终促进企业长远、可持续发展。

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