新时代人事档案电子信息化管理探析

新时代人事档案电子信息化管理探析

陈文强

漳州市芗城区军队离休退休干部休养 所 福建省漳州市 363000

摘要：人事档案管理是机关企事业单位内部管理的一项重要工作，随着科学技术的发展进步，将先进的信息技术应用于人事档案管理，提高人事档案管理的电子信息化水平，使人事档案管理工作更为高效是新时代人事档案管理工作的发展趋势。本文对人事档案电子信息化管理的优势进行阐述，通过分析传统人事档案管理工作中存在的问题后，提出了电子信息化管理的具体实行措施，望对机关企事业单位的人事档案管理工作有所帮助。

关键词：人事档案管理；人事档案电子信息化管理；研究与探索

引言：人事档案管理工作是机关行政事务管理人员的一项重要工作，主要是为机关事业单位的发展提供人才信息支持，以确保单位内部管理工作高效运行。将信息技术合理应用于人事档案管理工作中，是符合当今信息化时代发展趋势的科学做法。完善人事档案电子信息化建设，实现更加科学合理的资源优化与分配，使单位内部管理工作和管理效益达到最大化。

我们现在所处的时代，是一个社会高速发展，科学技术日益完善发展、进步的高科技时代。人们的思想观念在快速地更新，思想在不断地进步，社会进步与科学技术的发展，推动着人们生活、工作与社会各项工作的不断前进。就以各类机关的人事档案管理工作为例，这项工作是机关行政事务管理的重要工作之一，说它是机关人事工作的命脉所在也不为过。然而，大部分的行政机构，机关的人事档案管理工作相对比较滞后，随着时代的发展变化和科学技术的进步，以及办公自动化的科学发展，人事档案管理电子信息化势在必行。探究其必然要实行改革的原因有以下几个方面：

一、当前传统的人事档案管理现状。

㈠人事档案管理工作的重视程度被弱化

人事档案管理的工作并不重要，已经成为一些单位领导和工作人员的共识。在这部分人心中较为片面的想法是：“单位的发展主要依靠业务工作及管理模式的提高”。因此，很多单位在对于档案管理工作这一岗位人员选用时要求较低，甚至可以说是人员充数。然而，这些人既没有经过专业的培训，也不具备工作经验和业务基础，仅仅懂得对档案进行一些简单的分类和整理，无法充分发挥出人事档案管理的优势。

㈡人事档案管理工作的发展水平不均衡

虽然我们国家许多的大型企事业单位机关，对人事档案的信息化建设相对完善，但小型企事业单位机关人事档案管理信息化建设工作未能全面开展。其原因是多方面的，如小型单位由于资金、设备、人才等方面的不足；有的单位没有设立专门的人事档案管理岗位；有的单位档案的存放条件较为简陋，且不具备保密性。这对于档案信息的安全性具有极大的危害。

㈢人事档案管理工作的人员素质不专业

由于很多单位对人事档案管理不够重视，且从事人事档案管理的工作人员的来源大都是从其他部门调配而来的，没有进行专业的技术培训，也缺乏与之相关的工作经验，不具备进行档案管理的专业技能，对档案管理工作也没有给予足够的重视，严重缺乏工作的针对性，无法做到科学管理与规划人事档案管理工作。

㈣人事档案管理工作的科学技术不创新

当前，随着科学技术的不断发展和变化，有许多单位对人事档案管理进行了线性化建设，但信息技术的更新换代是快速的，单位如果不能根据发展所需对档案管理系统进行维护与更新和创新，就使得单位所使用的管理系统不能满足单位发展所需，会致使系统出现漏洞或问题，影响到正常的档案管理工作的开展。

（五）人事档案管理工作的杠杆作用不突显

人才是事物发展不可或缺的要素，不管是行政管理还是政策落地实施都离不开精干的人力。当然选人是一方面，而用人却显得更为关键有效。在启用人员时，往往要调阅大量的人力资源资料，若信息量需求大，传统人事档案管理就显得捉襟见肘。因此，要使人事档案管理充分发挥作用，电子信息化的革新工作势在必行。

其实，一个单位的人事档案管理，对于提高单位的发展与运营水平来说具有重要的意义，科学精准做好人事档案工作，能够使得单位的人力资源分配得到优化，有力提高单位人才使用效率，为做好业务工作及服务工作提供科学保障。

二、创新人事档案管理信息化建设的优势

㈠提高对人事档案管理的效率

传统的人事档案管理均采用纸质档案进行留存，存放纸质档案需要很大规模的空间，特别是对于那些时间久远的档案来说，需要档案管理人员仔细核对后，再一一翻阅进行查找，翻阅与查找是件麻烦事，会耗费工作人员了大量的时间与精力，这样的档案管理模式耗财费力。如果是创新科学的管理模式，实施人事档案电子信息化管理，那么，人事档案管理的信息化建设将在很大程度上解决了这一难题。新的模式取代了传统档案管理的纸质档案，使用计算机和网络信息技术进行档案的存储与整理，构成完整的档案管理体系，这样的电子档案无论是在翻阅还是查找工作上，都十分的方便快捷，为档案管理工作的高效性提供了支持。

㈡加强对原始人事档案的存留

在传统的人事档案管理过程中，由于纸质档案的特殊性，其存放工作的开展既十分劳神费力，且极易受到外界因素的干扰，加上档案管理人员或其他部门工作造成的疏忽，都将会直接导致原始档案的不完整，不利于后续的调取及查询。甚至，有时会因为一些突发状况而导致所有的纸质档案毁于一旦。这将会给人事档案的管理以及单位带来极为不利的影响。如果创新人事档案管理的信息化建设，将有效地规避了这一弊端。所有的档案以电子版的方式存放在计算机上，避免出现原始档案丢失的现象。

㈢节约单位对档案管理的运营成本

纸质档案管理所需耗费的支出不是一个小数目，为单位的运营成本带来了负担。创新信息化建设以后，将在很大程度上减少了单位的成本支出，使得单位能够进行更为合理的资源分配，为单位的发展与建设提供了有力保障。

㈣信息化的档案管理更安全

档案信息的安全问题是人事档案管理工作中重要的一个环节，档案信息中蕴藏着不可估量的价值，一旦出现档案信息泄露或丢失等问题，都会使单位遭受一定的损失，威胁单位的相关利益。因此，创新使用信息化科学管理机制后，完备、科学的管理模式将使档案管理更加规范化。也有利于相关工作人员对人事档案，进行定期查询更新，便于检查并发现信息缺失等问题，及时采取相关措施，保障人事档案信息的安全。

5. 信息化的数据更新整理清晰及时

相比于传统档案管理方法，信息化档案在更新时避免了纸质材料一份覆盖一份的做法，在精简材料的同时能够提高人事信息更新的效率。在通过一定的逻辑归档后，能够在需要时提供便捷的查阅，这样有助于提升工作效率，降低使用门槛，因而达到人事档案材料在企事业机关单位日常运行中的辅助作用。

三、人事档案管理电子信息化建设的具体实行方案

㈠完善人事档案管理制度

只有具备了完善的人事档案管理制度，才能为档案的信息化建设提供有力的制度保障。对此有几点做法，一是相关的档案管理及工作人员，要不断对人事档案管理制度进行完善，并严格遵循制度的规定进行管理，促进信息化管理工作的有序开展。二是，单位要不断地强化创新管理理念，为人事档案管理的可持续性发展提供方向。三是，单位应通过不断完善人事档案的使用制度，并严格依照相关的规章制度及流程使用档案资料，避免出现信息缺失、篡改等问题。通过管理制度的建立与完善，真正发挥人事档案信息化管理的价值，为单位的长远发展提供制度保障。

㈡强化档案管理人员的职业技术培训

管理人员必须具备较高的职业素养，要做好对人事档案管理工作人员的相关培训，提高人事档案管理工作水平，针对这一要求，单位应提高对职业岗位的用人要求，吸纳具有专业素养与相关工作经验的人来从事相关工作；与此同时，还应增强管理人员的安全防范意识，确保在信息资源共享的同时，避免信息泄露的风险。

㈢完善档案管理电子信息化功能系统

在当今时代，信息技术发展速度迅猛，人事档案管理的电子信息系统也应不断地随着科技的发展而进步、而进行不断地完善。该电子信息系统，要对单位的每一个科室的档案信息进行管理与分类，通过计算机来进行信息的资源共享；在硬件设施方面，单位应安排专业的技术人员定期对人事档案管理系统进行维护，注重安全管理，提高安全意识，具体要加强防火墙建设，防止黑客等入侵给单位带来的损失。做好保障工作，使得档案的使用率达到最大化。同时，单位应定期安排专业人员进行系统的维护与升级，使系统更为适应单位发展所需，确保人事档案管理的高效进行。

㈣其他建立电子信息化系统的方式

对于资金有限、人员有限的单位来讲可以考虑依托现有的成熟平台或专业性较强的行政服务机构，如云服务等，通过购买服务的方式以低成本获得人事档案管理电子信息化的红利。当然在此过程中仍需以档案安全性作为第一考量要素。

结束语

综上所述，科学技术在为人事档案、电子信息化管理提供有力的技术支撑的同时，也为之带来了诸多挑战。人事档案电子信息化管理是一项需要不断进取、创新、完善的重要工作。要求单位档案管理人员及其他部门人员要有奋进开拓的精神，努力地积极配合单位工作，共同推动单位人事档案电子信息化建设与发展，为单位的发展提供有力的信息保障。

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