基于流程管理的电子档案安全策略探析

基于流程管理的电子档案安全策略探析

王娜

台州友吉档案管理有限公司 318000

摘要：在当前社会快速发展的环境下，科技水平不断提高，电子技术被广泛应用在各个行业中。随着电子档案的产生，在某种程度上提高档案管理效率，保证档案管理质量，节约成本。在开展电子档案流程管理工作时，做好安全管理工作是非常必要的。基于此，本文就结合电子档案流程管理概述，重点分析电子档案安全性，根据分析结果，提出基于流程管理的电子档案安全策略，具体内容如下。

关键词：流程管理；电子档案；安全策略

在各个领域中，档案管理可以给企业管理和经营发展提供数据参考，在传统档案管理过程中，通常采用的纸质档案管理模式，随着档案规模及数量的逐渐扩大，传统档案管理中的问题逐渐暴露出来，在这种情况下，电子档案模式得到了各界的关注和认可。基于流程管理下的电子档案，即便可以促进档案管理水平和效率的提升，但是其安全性将无法保证。所以，在应用过程中，应做好电子档案安全管理工作，采取相应的安全管理策略，从而保障电子档案信息安全。

1. 电子档案流程管理概述

从流程管理角度来说，其作为一种现代化管理模式，工作重心也就是把输入和输出业务流程重新规划和改造，其目的在于让绩效管理水平不断提高。在流程管理过程中，其要求在于专业化和标准化。在电子档案流程管理过程中，需要保证档案信息安全，并将该过程向用户开放。在档案生成、保存、应用等过程中，规范电子档案管理流程，加强过程管理，一旦发现问题，采取相关措施处理^[1]。在实际管理过程中，采用分层管理方法，保证电子档案可以根据规范标准进行。

2. 电子档案安全性分析

在档案管理过程中，安全性是人们长时间以来比较关注的内容。在电子档案管理上，安全性探究大部分比较注重档案信息保存上的安全，例如，电子档案信息保存、使用等。但是，在电子档案信息应用中，有关安全性探究内容比较少。并且此阶段如果没有做好安全管理工作，必然会造成档案信息泄露，无法保证电子档案安全。在出现电子档案以后，可以在时空中实现信息传递，档案职能活动出现一定改变，在系统内部流转中，涉及的环境、工作流程比较繁琐。在实际中，要想将电子档案信息安全问题全面处理，如果依然采用单一的技术，管理难度比较大。所以，在管理过程中，应采取分层管理模式，科学建设安全管理模型，优化管理对策。在实际中，有关电子档案管理安全问题有访问控制、信息鉴别、信息完整性等。在制定安全策略过程中，应给予这些问题高度重视^[2]。

三、基于流程管理的电子档案安全策略

（一）统一安全管理指导思想

结合档案管理相关要求明确指出，国家相关部门已经构建并实施电子文件管理等文件制度，应将其落实到位，促进数值信息采集、电子文档传递、档案数字化管理等工作。在文书类档案长时间保存过程中，需要结合实际情况，制定对应的格式标准，研究一个适合文书类档案长时间保存的格式化工具，以促进文书类档案管理工作顺利开展。在公共档案信息资源共享服务中，应该创建一体化档案信息服务与共享系统，从而给社会提供专业化的档案信息服务。在数字档案资源数量不断增多，类型多元化的环境下，通过图像、视频、移动信息等模式进行展现，涉及的信息领域比较广泛。而在数字档案信息传递和转换中，积累大量元数据，使得档案管理及保存成本不断增多。在之前档案管理过程中，应对档案信息及时封存^[3]。在这种情况下，通过加强电子档案安全管理，将档案信息保存在数字档案馆中，以电子档案或者元数据的形式将其封装保存，在使用中根据相关内容来获取，便于保证电子档案信息安全。

2. 做好档案数字资源和数字副本管理

对于档案数字资源来说，主要是指各种类型的档案数据，通过数字形式出现，其中涉及了不同类型和等级的在线形成归档电子文件，或者是通过数字化处理以后形成不同载体档案，之后产生档案数字副本。并且，其中也包含产生、应用及保存所需的档案数字副本。根据上述内容可以得知，在档案数字资源中，包含两种档案类型，一个是电子档案，另一个是档案数字副本。其中，档案数字副本是指档案经过数字化处理后产生的拷贝，包括电子档案和其他档案。电子记录副本是指获取电子记录中的信息和内容，让其和电子档案信息保持一致，其中不包括电子档案元数据，不具备对应的凭证价值，其作用只是负责信息查询。其他档案数字副本也就是把纸质、录像等档案信息转变成数字。

2. 建立流程管理层次模型

在电子档案生命周期中，安全管理策略在其中起到了关键性作用，其中包括文件流转、文件移交、文件使用、文件管理、文件归档等。所以，在档案管理过程中，应采用系统化流程对其规范处理，并且在各个环节中确定边界范畴。在安全管理机制建设中，应该突破传统模式的束缚，制定可行性电子档案安全管理对策，采取现代化管理模式，提高电子档案安全。在实际管理过程中，要想提高流程管理水平，获取理想的管理效果，应采取分层性管理模式，建立电子档案安全模型，安全模型具体由生成层、应用层、流程层等组成。

2. 加强涉密电子档案载体管理

在电子档案管理中，涉密电子档案保存载体选择作为一个比较重要的工作内容，一方面，应对载体保存能力进行评判，另一方面，重点分析载体时效性，判断是否可以长时间保存档案信息，确保档案信息不会丢失泄露。当前，我们常用的保存载体就是光盘或者磁盘，这两种载体在档案信息保存或者复制中，操作比较简单，不具备隐秘性，因此应把保存的涉密信息采取分开存储方式，从而保证档案信息安全。在实际安全管理过程中，可以安排专业人员对此部分档案信息进行安全管理，在对涉密电子档案载体安全管理中，还要对其管理系统采取精细化管理水平，从而提高档案安全管理水平。随着网络时代的来临，保密电子档案管理系统的安全性和稳定性值得关注。机密电子文件管理系统需要独立于一般电子文件管理系统运行。登录系统时需要验证用户身份，具备不同权限的用户可以获取权限内的档案信息。另外，定期对系统维护好管理，确保其技术的先进性，不会出现重要档案信息泄露的状况。

2. 采取应用层安全管理策略

在开展电子档案流程管理工作时，通常反映了电子档案管理的系统化特征。从生成层角度来说，系统中形成的电子档案，档案管理部门需要保证档案信息保存的实效性，对电子档案保存价值进行评估，并定期维护与归档。在管理层，电子文件归档以后将会形成电子档案，也能够保证电子档案信息的完整性和精准性。因为电子档案来源各不相同，在格式和内容上也会有所差别。因此，在对电子档案载体保存过程中，应该将其保存在对应的硬件及软件平台中。在应用层上，用户使用的档案主要以副本为主，并非电子档案，在这种情况下，电子档案和元数据一同被保存在指定系统中，不会面对用户开放^[4]。所以，在数字档案馆中提供的档案信息均为电子档案副本，不具备凭证价值，这样做的目的就是保证电子档案安全。

四、结束语

总而言之，在当前社会发展背景下，电子档案的出现与发展，给档案管理活动开展提供一定考验。随着电子档案的普及和发展，有效提高档案管理水平，提升档案使用效率。在电子档案管理中，应该把电子信息技术作为根本，对其安全性综合思考，从流程管理角度出发，制定详细的电子档案安全管理策略，加强深入探究，从而保证电子档案信息安全。

参考文献：

[1]曹瑞,曹臣,王莎白.开放网络环境下电子档案访问安全性解析[J].办公室业务,2021(06):102-103.

[2]刘博.大数据时代电子档案管理现状与发展分析[J].办公室业务,2021(06):184-185.

[3]朱印.5W理论在医院电子档案安全管理中的应用研究[J].档案时空,2019(02):26-27.

[4]马兰.流程管理在电子档案安全管理中的应用[J].黑龙江档案,2017(02):46.