新形势下电厂档案管理途径

新形势下电厂档案管理途径

许莹

华电江苏能源有限公司句容发电分公司 江苏省句容市 212413

摘要：随着社会对电力的需求量不断增加， 企业所需要管理储存的信息总量也不断增加，档案管理这样的基础工作逐渐受到社会的关注。因此，为了保证电厂的平稳运行，需要针对档案管理工作进行研究，寻找提高档案管理能力的有效途径。

关键词：电厂；档案管理；电子档案

前言：档案管理是电厂日常管理工作的重要组成部分，在新形势下，电厂档案管理工作也必须要做出相应的改进，才能更好的适应时代要求。本文重点阐述了新形势下电厂档案管理途径的相关问题，分别从创新档案管理机制、实现电子档案全过程管理等几个方面，对电厂档案管理的基本思路进行研究，希望能对相关学者工作有所帮助。

1、电厂档案管理的重要性
　　电厂的档案资料是电厂运营过程的详细记录，包括日常运维、发电活动、设备故障处理等，对其进行管理对电厂的正常运转有积极意义。首先，见证了电厂的运营历史。档案资料真实记录了电厂从规划到建设再到运行的整个历程阶段，对于人们了解电厂的历史，理清电厂开展的生产工作、电力生产和供应情况有积极意义。电厂的档案资料是探究电厂历史、追溯电厂运营状况的关键资料。其次，是进行理论研究的资源基础。档案中有大量的电厂运营相关的资料，包括发电情况、设备故障和维修情况等，通过对这些资料的分析和总结，可以推动相关研究工作的进展，提供珍贵的工作资源。最后，是提升电厂运营能力的重要凭证。电厂档案资源中有详细的电厂生产信息，对这些信息进行分析，可以寻找工作中存在的不足，并进行优化和改进，从而提升电厂的生产运营能力。

2、创新档案管理机制

为了能够更好的适应新形势下的电厂档案管理要求，创新档案管理机制成为各项工作的基础，是电厂档案管理效果的重要保障。根据部分电厂的实践经验，在创新档案管理机制中，应该重点做好以下工作：

2.1坚持统一领导与分级管理

由于电厂在整个社会生产服务中占据着特殊的位置，因此档案管理工作必须要引起各层管理人员的重视，在条件允许的情况下，应该保证上级领导直接参与到档案管理工作中，建立一个以公司领导为核心，各级档案工作人员为骨干的档案管理体系。设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项目档案管理责任制。对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理，实行项目档案与项目建设同步管理。

2.2落实管理思想与管理制度

为了保证电厂档案管理工作顺利完成，应该进一步落实《档案工作规定》、《档案法》 等， 根据电厂日常生产的具体情况制定一套完整的档案保密与查询制度。任何档案查询、翻阅等都应该按照规定进行，并将档案保管落实到个人，通过责任制度强化档案管理人员的责任意识。

3、做好电子档案管理

电子档案因为具有不易丢失、形式多样等优点而得到了人们的认可，成为现阶段档案管理的重要组成部分。因此在电厂档案管理中，应该围绕电子档案管理进行分析，这样才能更好的满足电厂档案管理要求。

3.1做好电子档案制度化建设

做好电子档案制度化建设是电子档案管理工作顺利开展的基础，在实施过程中，电子档案制度化建设必须要重点做好以下工作：(1)确定归档范围。在电子档案归档时，可以参照我国推行的一些标准与规定，确定电子文档的归档方法，也可以根据企业的具体生产情况，有阶段性的进行档案管理。例如，电厂可以以月为单位归档电子档案，详细记录本月电厂企业的相关资料，包括发电量、人员变动等，并在文件名称上做好标记，方便日后查阅。(2)采用有效的措施进行电子文档检测。为了提高电子档案管理效果，还需要落实全面的电子档案检测制度，分别从硬件、软件两个方面对文件进行分析，重点检查文件是否稳定、完备；在软件检测中，必须要检查所存储的软件是否为最新版本，避免日后因为版本不兼容而增加档案查阅难度。(3)还应该根据电厂具体的情况体出现一些具有操作价值的建议。例如，在电子档案管理中，各种档案的草稿、原稿是否都已经按照相关要求存档；所存储的文件是否按照时间、种类要求分别存储；电子文件的格式、质量等是否达到了预期标准等，这些都应该得到重视。

3.2实施电子档案全过程化管理

全过程化管理是电子档案管理的新理念，要求工作人员必须要摒弃传统纸质档案管理的落后思维，并能快速适应电子档案的管理要求。根据电厂的档案管理要求，本文认为在电子档案管理种应该重点关注以下几点：(1)必须要树立全过程电子档案管理的思想，从档案形成就应该对档案负责，实时注意档案管理。(2)应对传统的档案管理思想进行改进，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，了解电子档案管理的特点。(3)电子档案的全过程管理模式可以分为两点，一种是以立档为基础的档案管理，这种管理模式有统一的档案管理体系，档案室是整个系统的核心，各生产部门所产生的档案信息都是由档案控制室的信息中心服务器中生成，由服务器完成各种操作。另一种是以区域为单元，通过相关单位的技术支持，构建一个统一的电子平台，通过该平台完成各种档案管理操作。

3.3提高信息化建设水平
　　电厂要积极引进信息技术，实现信息化管理，借助各类软件和系统的应用，进行智能化管理，提高档案管理工作效率。一方面，要加强信息化基础设施建设，电厂要配备先进的计算机系统，搭建高速网络，并注意信息化设备的保存。规划好信息化管理平台的建设，针对档案管理建立专门的网站和数据库，或者在网站中为档案管理单独开辟一个板块，保证档案管理的独立性。引进先进的信息化软件和硬件设施，做到信息化录入、管理和查询工作，提升档案管理工作效率。同时借助信息系统的优势，实现对档案信息的实时跟踪，及时收集各个部门的档案资源，并使用数据库进行处理，归档保存，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，电厂要利用信息技术科学设计档案数据库的收录程序、目录、查询系统等，方便进行信息录入和检索工作。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分利用。

结语：档案管理是电厂日常管理的重要组成部分，对电厂可持续发展产生深远影响。在新形势下， 电厂的档案管理工作环境已经发生变化，档案管理人员必须要掌握新形势下的档案管理要求，从发展的角度对档案管理思路进行改进，这样才能更好的满足电厂档案管理要求，为推动电厂发展奠定基础。

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