工程档案资料有效管理措施分析

工程档案资料有效管理措施分析

白玉凤

国能神东煤炭集团档案馆 陕西榆林 719315

摘要：随着我国工程建设行业高速发展，工程建设过程中形成大量工程档案资料，也是工程后期管理的重要依据，影响到后期维护、改建及扩建等。有鉴于此，文中分析工程档案资料管理存在的问题，给出提高工程档案资料管理质量的措施。

关键词：工程档案；资料管理；具体措施

工程中的档案资料是记录工程设计施工的非常重要的内容，在工程的施工和管理中都发挥着极其重要的作用，是管理者进行工程管理的主要依据，同时也是在后期的使用维护中的重要的参考。

1、工程档案管理的重要性分析

（1）为工程建设管理提供依据。工程建设是建立在专业的工程设计、科学的计算以及规范化管理的基础上的，因此在工程建设中会出现大量的工程建设相关资料对工程的整个过程进行记录。一旦在工程建设中出现安全或者质量方面的问题，都可以通过对档案资料的查询及时发现问题所在，并进行相应地调整与改善。如果没有档案资料的话不仅工程建设的安全和质量无法保障，而且一旦出现问题无法进行有效追溯，出现各方相互推诿扯皮的情况，不仅阻碍了工程的进展，而且也给工程管理人员带来了极大的负担和压力。工程档案资料可以使施工流程和工程管理更加规范，施工人员和管理人员各司其职按照标准要求做好自己分内的工作，只有这样才能保证工程项目有序开展。

（2）为的后期维护以及行业的发展提供参考。工程档案资料的管理不仅能够为施工现场的作业和管理提供依据，最重要的是为后续使用中的维护提供参考。工程的使用寿命都比较长，一般最少都有几十年的使用需求，随着社会的发展以及技术的进步，在漫长的时期里对的维护和和修缮是必不可少的，有的甚至根据当地的发展要求还需要对进行扩建或者改建。在这个过程中如果没有工程资料做参考，也就意味着对工程建设时的强度以及应力方面是无从知晓的，因此也就无法进行科学合理地施工设计，这种情况下进行的修缮和施工往往会潜藏巨大的风险。而工程的档案资料就很好地解决了这一问题，通过详细的设计以及施工中的强度等方面的数据进行参考，在此基础上进行的扩建和改建就会比较安全彻底。

2、工程档案资料管理中存在的问题与不足

2.1 工程档案资料管理的信息化程度不高

目前，很多企业在工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了工程档案管理人员的工作效率。实现工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。

2.2 工程档案资料管理人员素质低

工程档案管理人员是直接参与工程档案资料管理的工作人员，他们的工作效率与综合业务素质对工程档案管理水平有很大的影响，制约着档案管理建设的发展步伐。在目前形势下，我国从事工程档案资料管理的员工并不是受过专业培训的档案管理人员，缺乏相应的档案管理技能与知识，管理人员在上岗前缺乏有效的、系统性的培训，不能有效地执行管理制度的规定，施工企业也没有采取针对性的监督办法及有效的管理措施。

2.3 工程档案资料的后续利用价值较低

从目前形势看，大部分企业没有形成规范化的工程资料管理体系，导致整体工作步骤顺序混乱，不能精准有效地进行收集整理工作。在此基础上，由于相关工作人员管理意识不强，在资料整理过程中可能出现疏漏或错误，致使资料缺乏真实性、有效性、准确性等，从而导致失去后期可利用或参考的价值，甚至由于参考数据的不规范，可能导致施工后期出现严重的质量事故，从而大大降低社会效益和经济效益，以至于对施工环境和人员的生命财产安全构成威胁。

3、工程档案资料有效管理措施分析

3.1 加强工程档案资料管理的信息化建设

计算机在工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。

3.2 提高工程档案资料管理人员能力

施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。

3.3 完善工程档案资料管理制度

在开展工程档案资料管理工作时，政府部门应该牵头建立一套科学、有效的管理制度与管理法规体系，这些规章制度应符合当前形势，具有一定的可操作性，在企业经营过程中能够提升其档案资料管理水平。同时，企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使工程档案管理更加科学化、规范化。工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。

3.4 保证工程档案资料管理质量

①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。

结语

随着行业发展速度越来越快，施工企业也面临着较大的挑战，企业在发展过程中应注意各个环节的均衡发展。工程档案资料管理在企业管理中占据重要地位，越来越多的施工企业在管理过程中重视工程档案管理工作，从企业自身实际出发，运用科学的管理方式，构建有效的管理体系，提高管理人员的专业素养，推动了行业的可持续发展。

参考文献

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