论新时期住房公积金档案管理的特点与措施

论新时期住房公积金档案管理的特点与措施

李浩

淄博市住房公积金管理中心 山东 255000

摘要：对于住房公积金来讲，档案管理的作用十分关键，因此需要对其予以重视。住房公积金档案是职工住房公积金账户相关的注销、变更、使用、提取、缴存、设立等行为，是拥有一定参考价值的原始记录。新时期住房公积金档案的数量越来越多，所以怎样完善住房公积金档案管理显得十分重要。笔者按照自身的工作经验，对新时期住房公积金档案管理的特点进行分析，思考其存在的问题，针对性提出解决的办法。

关键词：论新时期;住房公积金档案管理;特点与措施

引言

近年来，随着我国经济的快速发展，机关企事业单位个人收入大幅增长的同时，住房公积金规模也不断扩大，其在解决职工住房需求方面的作用也越加明显。在此同时，住房公积金作为一个涉及面广的业务不可避免地与一些社会问题交织在一起，住房公积金的风险也凸显出来。我们作为专门管理的工作人员应引起高度重视，认真分析研究各类风险产生的原因，并切实采取有效措施予以防范。

1住房公积金档案管理的特点

1.1档案使用、查阅的针对性

对于住房公积金档案查阅十分严格，一般来说只有客户自己、公安机关、公积金监督机构等拥有对应的查阅权利，而其余个人或者组织没有权利对档案信息展开查阅。

1.2档案整理有时效性

在办理住房公积金业务时，需要及时把相关信息、资料予以归档。因此，住房公积金的管理拥有较强的时效性，如果在相应的时间中没有立即进行归档，那么就会大大提升将来的工作难度。例如，客户如需办理住房贷款，若办理完对应的业务后，办理者没有马上对信息进行归档，则在系统内无法显示客户已经办理了该业务，客户在之后进行公积金项目办理时，需要再次填写相关信息，办理该业务，从而对客户的业务办理产生了负面的影响。所以需要办理人员在客户住房公积金办理中注重业务办理的时效性，能够现办现存。

1.3档案构成复杂，种类丰富

住房公积金的经办部门、缴存单位、对应管理部门的缴存员工都是住房公积金档案构成内容。同时以上部门一般还含有其他的公证机构、经办单位、银行等，所以构成较为复杂。我国当前的住房公积金档案一般分为三种类型：提取、贷款、归集，多种业务档案还拥有其他不同层次的划分，所以住房公积金的档案管理内容十分丰富。

2住房公积金管理存在的风险问题

2.1档案信息收集环节风险

档案信息收集，主要有电子文档和纸质档案的数字化收集。在此过程中，纸质档案的载体、存储空间和表现形式都出现了一定程度的改变，载体容易被更替，存储空间容易被任意压缩或扩大，表现形式任意被更改，这都对档案的原始性和真实性产生影响。此外，档案信息量的爆炸式增长，纸质档案种类繁多、数量巨大的数字化处理，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中极容易出现漏收或错收的现象，无形中增加信息安全风险。

2.2档案管理机制缺失，缺乏约束力

现在我国的住房公积金档案管理缺乏较为健全的管理规范标准与管理机制，不同地区没有对住房公积金内容予以统一，很多地区的住房公积金管理没有积极参考其他地区的制度，因此在跨地区的管理中操作性不强。住房公积金档案管理作为一种较新的内容，可以学习的经验不多，所以构建出的档案制度缺乏系统性、统一性与全面性，不能对公积金的管理形成较强的约束。

2.3档案资源不足，管理队伍不专业

在展开档案归档时，很多文件资料从多个机构部门而来，不同部门之间负责自身的内容，使得业务难以有效对接，使得相关档案不能进行共享。由于公积金档案不能得到有效的使用，从而使得资源大量浪费。同时，因为负责住房公积金档案管理的工作人员大部分是临时安排的，很多工作者缺乏档案管理的经验、专业知识与技能，特别是他们的计算机操作能力不足，且缺少住房公积金档案相关的知识。

3住房公积金档案管理的措施

3.1规范归档程序，强化责任落实

公积金管理中心需结合《住房公积金管理条例》等有关法律法规，制定适应本单位情况的档案管理实施细则，用制度来规范档案的管理。完善档案管理的保密制度、管理员岗位责任制、出入库登记制等制度，做到有规可依，保证业务档案的准确、完整、安全。严格履行归档程序。归档前，档案部门需要对资料进行再次审核，确认公积金档案资料的完整性。档案员根据业务类型和发生的时间对资料按顺序编号，即时立卷及装订成册计档案保管。当年的档案在装订成册或立卷完毕后，可以由档案员暂时保管，期满之后移交档案部门管理。移交到档案部门管理的档案，应保持卷册原本封装，特殊情况必须拆封进行重新整理的。各部门都应设立独立的档案管理岗，各部门档案管理人员应密切配合，档案得到科学的管理、有效的利用和完整的保存。同时，建立考核机制与奖惩激励机制，调动档案管理人员工作的积极性，促进档案管理工作顺利进展。

3.2构建完善的档案管理机制

公积金对应管理机构一定要根据自身的现实状况，对住房公积金档案管理的机制予以完善，了解公积金档案管理过程中相关的保管、归档、整理、收集等业务，确保档案管理人员能够正确、有效地对客户的档案予以操作，从而确保住房公积金资料的准确性与有效性，让住房公积金档案标准且规范，符合档案管理的内容要求。由此可见，住房公积金档案管理是构建和谐社会、化解公积金贷款风险、健全住房保障系统的基础，它不仅仅是对企业科学管理的内容。相关的住房公积金管理机构需要有效完成对应的任务与责任，把其纳入公积金考核机制内，从而有效化解档案管理中存在的问题，形成信用贷款对应的责任机制。

3.3推进档案信息的结构化和标准化

大数据背景下，数据结构化是一个基础性工作，它可以更好地保障档案信息数据安全，提升档案管理效率。面对信息数据复杂、量大、发展迅速的趋势，保证档案信息数据的安全性是非常必要的。在具体工作中，档案数据的结构化处理是一项基础工作，结构化处理后的档案数据对于档案信息数据的分类和使用有很大的促进，更便于档案信息数据的有效管理和加密。如果出现非法数据侵入，第一时间就能辨析出来。经过档案信息数据的结构化处理之后，数据被标准化，能大大提升档案管理的安全性。

3.4推进档案安全管理制度规范化

与传统的档案管理比较，现代档案管理发展空间广阔，但是档案数据信息的安全保障不是一劳永逸的事情。大数据背景下的档案管理工作以全新的形式出现，规章制度的建立与完善跟不上发展的步伐，档案管理的效率达不到应有的预期，档案信息安全也不能完全保证。所以，档案安全管理制度的建立健全成为档案管理工作发展的一个重要环节。在档案管理过程中，档案信息准入制度以及监督管理制度是应该优先考虑的方面，应以制度为标准、以制度为规范，实行严格的分级管理。

结束语

住房公积金直接关系到广大缴存职工的切身利益，完善住房公积金会计档案管理有利于更好得发挥会计档案的使用价值，有效防范公积金经济违法违规行为，保障资金安全，维护缴存职工的合法权益，促进住房公积金事业的不断发展。

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