建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

陆福辉

天元建设集团有限公司 266000

摘要：建筑工程项目建设资料管理是工程现场施工管理的一部分，其涉及技术、材料等多方面，能够真实反映工程建设过程的相关情况。下面文章对建筑工程资料管理现状与有效管理措施展开探讨。

关键词：建筑工程；档案资料；资料管理；档案管理

引言

近年来，随着社会经济水平的提高，城镇建设事业发展迅猛，在城市房屋及市政基础设施建设蓬勃发展的同时，保证建设工程质量安全、科学合理地运用新技术，成为当今建筑行业发展过程中的重要课题。工程资料作为建设项目全过程信息的积累、工程质量控制的有效手段、工程标准化水平的重要载体，其重要地位日益突出，但是由于部分地区建筑行业技术力量有限，管理意识薄弱，对工程资料的重要性认识不足，在建设过程中对工程资料的管理仍存在诸多问题。

1建筑工程档案资料有效管理的重要意义

工程资料是针对某个具体的建设工程建设项目，按照国家的有关规定、行业标准、地方标准，在建设过程中进行编制、收集、整理而形成的一套文件资料。它系统地记录了建设工程从立项、可行性研究、勘察、设计、施工直至竣工验收等建设全过程的情况，是工程管理、材料、设备、施工质量等各个方面信息的积累和呈现，包含了大量的文件、表格、图纸、原始记录和影像资料等。一套完整、系统的工程资料，还可以为工程结算审计，以及工程使用阶段的改扩建、维修、管理提供详实的原始依据。其次，工程资料作为建筑企业质量管理和技术管理的措施和手段，是图表、文字等多种形式的信息集合而成的记录，是展示工程项目管理水平和体现工程质量的载体，它能全貌地展示一项工程外在的、内在的、看不见的质量情况，并能随时再现施工过程。通过查看资料，我们可以判断施工单位在施工过程中是否全面满足国家有关法律法规以及相关技术规范的要求，是否符合业主方的特殊要求等。此外，工程资料还是工程验收和评优的必要条件，对工程质量具有否决的权利，一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，一项工程是否达到了优良标准，也要查看其工程资料是否达到了相应的标准。此外，工程资料作为建设工程法律法规、标准规范、特别是强制性标准的执行情况、“工程质量终身责任制”情况的真实记录，为明确工程质量责任主体提供了真实性依据和法律性凭证，从而进一步规范了从业人员的工作行为，提高了其责任意识。工程资料档案由于其具有完整性、真实性、统计性、法律凭证性以及可追溯性等特点，对工程建设以及工程质量的监督管理有着重要的现实意义，规范工程资料的管理，可以使工程资料更好地发挥其作用与价值。

2建筑工程档案资料管理现状

2.1时效性较差

由于资料管理方面人才缺失,现在我国大部分建筑单位聘用的资料管理人员数量较少,在对建筑工程技术资料进行归档管理的时候,基本上都是一个资料管理员收集多个工程的技术资料,这样一来就很容易造成技术资料的混乱。再加上资料管理人员本身很少有机会进入到工程实际施工现场,所以其在开展技术资料整理归档管理工作的时候,经常会把一些资料转交给其他员工,让其帮忙进行暂时性的管理。这样一来不仅技术资料的时效性难以得到保障,同时资料也无法在第一时间进行归档。

2.2工程档案管理制度不完善以及落实不到位

我国的建筑工程建设虽然发展迅速,但是由于不同企业之间的水平以及管理制度的差异,很多规模比较小的建筑企业的在建筑档案管理中还是存在非常多的问题。这些小的建筑企业往往更加重视企业的经济效益,而忽视了对制度的建立和健全,没有制定完善的档案管理制度,建筑的档案资料管理过程中随意性很大,并没有完善的借阅或者使用的制度和流程,往往在这个过程中容易造成资料的丢失。而且随着当前建筑工程规模的不断扩大,档案资料的种类也越来越多,如果没有系统的档案管理制度做保障,很难使工程档案资料管理工作真正落到实处。

2.3建筑工程档案资料管理的信息化程度不高

目前，很多企业在建筑工程档案管理中导入了信息化管理技术，但是档案管理工作中仍然没有做到信息管理技术的有效应用及实现全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些极为重要的档案资料，目前还停留在纸质管理模式中，纸质档案受到天气等自然因素影响较大，在潮湿的环境中容易腐烂，严重的会导致无法修复，在一定程度上致使重要档案信息的缺失。另外，纸质档案保管还面临一个重要问题就是在需要时，难以较快查询，降低了建筑工程档案管理人员的工作效率。实现建筑工程档案管理信息化，不仅可以保存一些重要的档案信息，还提高了档案查询速度。

3建筑工程档案资料有效管理策略

3.1及时做好技术资料的记录,保证其真实性

由于工程技术资料本身会展现出建筑项目的实际施工情况,所以资料管理人员在整理技术材料的时候,一定要紧跟施工的开展进度。即在建筑工程开始进入实际施工之前,建筑单位需要组织专业的资料管理人员对技术资料进行管理,同时还要把分部分项工程质量评定等一系列的原始记录进行有效的收集,保证工程进度与各项资料始终保持在同一进度,以此来保证技术资料内容的真实连贯。其实对于建筑工程技术资料的归档管理工作来说,最为重要的就是资料的真实性,如果资料真实性难以得到保障,那么在后续的管理过程中,就会出现资料管理人员在原始记录上进行后补造假等一系列现象。这样一来如果建筑工程项目出现了质量问题,工程技术资料就会因为后补造假等情况出现混乱的局面,最终还会产生错误判定等一系列问题。所以资料管理人员在对技术资料进行归档整理的过程中,一定要注意使其与施工进度保持一致,做到实事求是、认真严谨,以便资料自身的真实性及准确性可以得到保障。

3.2完善档案资料管理制度

建筑工程的档案资料管理不仅仅是简单地对工程资料进行保存,而是要通过完善的管理制度对从档案的形成、各部门的签字确认、不同施工阶段资料的整理以及最终档案的归档,这一系列的过程都是档案管理的重点。为了能够加强档案的管理工作,需要不断完善企业档案管理的制度,并且参考国家对于工程资料档案管理的相关规定进行制度的补充完善。其中需要明确工程项目单位、施工企业以及监理单位在工程建设中的职责等,使档案管理的各个环节都能够流程化、系统化,完善档案的借阅登记制度,避免档案在使用过程中丢失。出现问题能够有效地追踪到当事人的责任,提高每一位工程参与者对档案资料的重视程度。

3.3加强建筑工程档案资料管理的信息化建设

计算机在建筑工程档案管理中的应用，可以提高档案资料管理的效率，实现档案资料的快速归档，为单位决策时提供全面的信息资源。建筑企业可以通过建立计算机共享网络，方便档案资料的有效利用与快速查询。可以提高档案管理中的全面性与清晰程度，配套专业的信息化档案管理系统，加强档案管理人员培训，有利于提高档案管理工作中的效率与质量。

结语

综上所述,建筑施工资料管理是项目建设过程中较为重要的工作,能充分体现出建筑施工工艺特色和施工质量、安全标准,是工作人员的工程结算时的重要依据。同时,建筑施工资料的有效管理也对企业发展、城市发展有着重要作用。在实际施工中企业需要结合实际情况做好档案资料的管理工作，并完善资料管理体系，保证施工资料管理的全面性、真实性、时效性，推动建筑工程项目建设的顺利发展。

参考文献

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