行政事务人员处理机关日常事务技巧探究

行政事务人员处理机关日常事务技巧探究

戴永明

盐城市水利局 江苏盐城 224000

摘要：机关单位性质决定了每天会产生大量日常事务，也对行政事务人员的工作带来巨大考验，行政事务人员需要从容应对日常事务。本文首先说明行政事务人员处理日常事务可以采用的方式，随后说明处理日常事务可以应用的技巧。

关键词：行政事务人员；日常事务；技巧

引言：机关单位日常事务繁杂，大量琐碎的日常事务都需要行政事务人员妥善处理，由此可见行政事务人员的关键性。行政事务人员一定要掌握处理各种类型事务的方法和技巧，保质保量完成个人职责。

一、日常事务处理方式

1．日常记录。行政事务人员工作必然是琐碎、零散的，与此同时领导交待工作事务并没有时间层面的客观规律，因此行政事务人员需要妥善规划个人工作。行政事务人员固然具有较高水平的职业技能，但是仅凭主观记忆确定当前工作的完成情况仍然是勉为其难。建立日常记录自然是行政事务人员的必要项目，行政事务人员应当及时记录领导交付的每一项安排，对当前所有任务的完成情况也应当有详细记录。通过日常记录可以对各项任务进度一目了然，帮助行政事务人员制定合理的工作计划，发挥时间统筹效应的优势，在保证所有任务没有遗漏的情况下完成分内事务，体现本人较高的职业素养并为领导排忧解难。

2．建立全局观。行政事务人员的事务呈现出繁杂、重要性高低不一的特征，面对数量众多的日常事务，行政事务人员应当秉承层次化处理理念，按照日常事务的重要性和紧急性合理排序，对于相对重要、紧急的事务优先处理，体现出极强的目的性。层次化处理模式本质上也是行政事务人员全局观的体现，不仅保证日常事务的处理秩序，也使得行政事务人员更加从容的面对日常工作。

3．归纳梳理。机关日常事务虽然数量繁多，但是彼此之间并非毫无联系；行政事务人员在处理日常事务时一定要摈弃盲目性原则，问题解决、事务处理完毕并不意味着万事大吉；行政事务人员要学会对繁杂琐碎事务的归纳梳理，从中探索处理日常事务的共同规律和捷径，在总结工作经验的同时秉承“举一反三”的原则，基于现有处理方法或路径提出更好的改进方案，并在后续工作中探索落实。由此可见归纳梳理对于机关日常事务工作的重要性，行政事务人员通过不断归纳梳理，不断提升个人的从容应对能力，也意味着机关日常事务的妥善处理。

4．追根溯源。部分机关日常事务存在特殊性强、过程模糊的特征，很多处理事务的线索需要行政事务人员自行探索。行政事务人员要及时发现该类事务的疑点，并由此为线索探查导致疑点的根本原因，进而全面掌握该类事务的来龙去脉。行政事务人员处理任何事务都不能囫囵吞枣，在追根溯源的基础上探寻事务的本质问题，进而避免事务处理出现南辕北辙的现象。

二、日常事务处理技巧

1．沟通交流。行政事务人员在日常沟通时要注意技巧的使用，在人事管理相对复杂的单位内，人事关系处理是行政事务人员必须要面对的课题。行政事务人员在完成分内工作的同时，秉承较强的整体全局观念，通过精准的站位以及协调性处事理念做好每一项工作。通过沟通交流与其他工作人员形成合力效应，高质量落实日常事务。行政事务人员尤其要做好与部门领导的关系协调工作，有意识地帮助领导完成部分关系协调工作，或者尽己所能帮助领导解决部分紧要事情，当然帮助领导排解困难的前提是经过领导的允许，否则事实上形成机关单位内的越权现象。行政事务人员要做到“想领导之所想、急领导之所急”，对领导的日程安排以及具体处理的任务了然于胸，此前提到的分内之力便是其中一种路径。对于行政事务人员本人无法处理、必须要领导亲自处理方可成行的事务，行政事务人员一定要掌握事务的时间、地点、过程等要素；领导日常事务繁忙，未必能够对所有事务了然于胸；行政事务人员则应当给予领导必要的提醒和建议，避免由于本人工作的缺位导致领导重要事务推迟的后果。由此可见行政事务人员工作具有很强的协调属性，对于沟通技巧要求非常高。另一方面，领导各项工作的统筹安排需要行政事务人员制定，接待性工作以及各种途径的来电来访同样也需要行政事务人员的巧妙处理。行政事务人员自身也要建立对沟通技巧的高度认知，在日常工作以及业余时间都要注重沟通技巧的培养；例如在不同的场合对应不同的沟通方式，行政事务人员要及时总结沟通方式与场景的对应关系，确定在每种场合中应当采取的最佳措辞；与此同时要考虑沟通人群的多样性，针对人群采取不同的技巧和措辞。

2．公文处理。行政事务人员的工作性质决定了要与大量机关公文打交道，机关单位公文种类众多，信函、会议通知、行政公文都需要行政事务人员处理。行政事务人员在处理公文资料的过程中可以采取分类管理方式，根据公文来源、使用场合、重要性将其归纳为多种类型，实现公文资料的分门别类管理。在公文处理中要注意公文流转的流程，例如完整的信函管理过程经过保管、销毁等多个步骤，行政事务人员要妥善处理信函每个步骤。近年来信息化政务的发展对应大量电子公文的生成，对于行政事务人员的信息化操作水平也有更高要求。行政事务人员不仅要具备公文处理基本知识，还应当不断提升个人信息化操作水平。纸质公文的无纸化存储是信息化公文处理的显著特征之一，行政事务人员应当熟练操作扫描仪、图像处理等软件硬件设施，熟练扫描纸质公文并将扫描件保存在数字设备中，进而实现机关公文的高效存储。另外要指出的是公文处理工作的琐碎性，要求行政事务人员以事无巨细的态度面对所有公文处理工作。

3．会议安排。会议安排是机关事务处理的关键，行政事务人员要掌握会议安排技巧，高效落实会议安排任务。会议安排某种程度上也是行政事务人员综合素养的全面体现，尤其考验行政事务人员的细致性。在会议安排过程中要做好准备工作，根据本次会议的主题准备相应的会议材料、演讲稿，并将准备好的会议资料提交到领导处报批，保证会议每个环节未雨绸缪。会议安排的关键在于各项基本要素的落实，行政事务人员要掌握参加会议的人员、会议的召开时间与地点，并建立完整的会议执行方案与特殊情况应急方案，保证会议按照既定计划有条不紊进行。在会议召开过程中要注意眼观六路、耳听八方，对于会议召开中可能发生的特殊情况要及时应对，尽最大限度保证会议的正常召开。会议完毕后要注意会议资料的收集整理与归档，建立完整的会议资料体系。

4．电话沟通。接听电话对于行政事务人员是再正常不过的事情，也是考验行政事务人员能力的重要途径。电话沟通效果也是行政事务人员能力的间接反映，因此应当掌握电话沟通技巧。通常情况下电话沟通技巧涉及到语气、用词、语速等多个方面，与此同时还要注意到沟通对方的身份地位，以及电话沟通的事务重要性。行政事务人员接通电话后应当快速精准判断对方来意，对于闲聊或骚扰类电话应当尽快巧妙中断，避免影响到正常工作；对于事务性电话则需要认真对待，掌握通话的主要内容并将其准确汇报给领导，为领导开展工作做好铺垫。

结束语：行政事务人员在日常工作中一定要注重方法技巧的使用，例如本文列举的电话沟通技巧、公文处理技巧等多种技巧；在事务处理过程中注重经验的积累，逐步形成个人得心应手的工作方式，更好地体现行政事务人员的岗位价值。

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