浅析互联网时代下供电企业档案管理信息化相关问题

浅析 互联网时代下供电企业档案管理信息化相关问题

刘珍

国网山东省电力公司梁山县供电公司

　【摘要】在互联网时代下的供电企业档案管理虽已进入现代信息化，但仍无法达到高效的工作效率。本文通过分析档案管理化的问题，继而提出优化完善档案管理规章制度、建立统一管理平台、提升档案管理信息的安全性与人员的综合素质等方面的发展策略，从而促进供电企业档案管理信息化的发展进程。 　

　【关键词】供电企业  档案管理  规章制度 　

　引言：互联网时代推进供电企业档案管理信息化的建设与创新，从而满足人们对电能的需求。在其发展进程中需要工作人员在实践中不断完善档案管理信息化的不足之处，提高工作效率，实现供电企业的可持续性发展。 　

　一、电力企业档案管理信息化当前存在的问题 　

　（一）档案管理信息管理不当，信息接口流通不畅 　　

在当前供电企业档案管理信息化的建设中，各个部门的信息管理采取的是分制管理，交换数据时难度增加，系统信息连接不畅，使信息的可靠性受到了影响，加大了工作人员的工作量，严重影响其工作效率。若是长此以往，则会影响供电企业的可持续性发展。 　

　（二）档案管理全面信息化进程缓慢，利用率低 　

　在工作实践中，信息化的优势和价值并没有得到充分的发挥和显示，导致其利用率较低。主要是由于档案管理人员的信息化意识还未从传统的管理方式中转变过来，还未从根本上适应档案管理信息化的模式;供电企业在档案管理信息化的基础规章制度尚未完善，因此，未实现档案管理信息化的便捷优势。以上都是导致了档案管理全面信息化进程缓慢，利用率低的原因。 　

　（三）档案管理安全保障体系不健全 　

　档案管理信息化建设尚不健全，其信息安全保障体系和管理机制的关键性也尚未意识到，多样化的管理模式使信息安全性得不到保障，大大增加了档案管理工作难度与工作量，导致其工作效率低下，影响档案管理信息的时效性。多样化的档案管理模式使信息扩散，容易被更改，如由于现代网络无时空桎梏的特点导致电子档案管理信息数据可以随时随地的进行传输，对于技术较高的人来说，档案信息在编辑时可以不留痕迹的进行更改。从而导致档案信息的可靠性和安全性都很难得到保障。 　

　（四）档案管理人员的综合素质有待提升 　　

当前档案管理人员的信息化技术良莠不齐，部分工作人员对档案管理信息化的认识和利用还停留在录入、收集和管理等方面，对信息化系统的利用率低，其工作效率得不到实质上的提升。档案管理人员缺乏对工作的信息化认识，在信息化建设方面的投入较少，局限于计算机基础设施，缺乏档案管理现代信息化软件与硬件的设施，从而导致其档案管理全面信息化进程缓慢。 　　

二、互联网时代下供电企业档案管理信息化的发展

（一）建立档案管理信息化统一平台 　　

当前供电企业的档案管理信息化呈多样化模式，这种模式严重阻碍了电力企业的发展进程。因此，要建立统一的综合性信息管理系统，可以改变当前档案管理信息多样化的特点，提高工作人员的工作效率，也为其管理提供了便利。供电企业的档案信息多而杂，业务种类繁多，信息管理软件更是多种多样，每个部门使用的不尽相同，没有一定的规范性，增加工作难度，因此，要在统一的信息管理系统下，对各个部门的软件也要进行规范使用，保证各个部门档案管理信息连接的顺畅性与连接性。 　

　（二）档案管理信息规章制度的完善和优化 　

　互联网技术在各个领域中的广泛使用让供电企业已经逐渐意识到档案管理信息化的重要性。加快档案管理信息化进程与利用率，需要优化和完善其规章制度，在其实践的过程中不但需要先进的信息技术，还需要其完备的规章制度来支撑，结合供电企业的实际情况，遵守国家“档案法”的规定与原则下，针对性的采取措施，制定规章制度，保障其档案管理在信息化进程中的科学化与规范化。例如，要在档案管理信息化中为工作人员制定相关条例的“保密法”，这样在实操的过程中对工作人员有一定的约束力，保障其信息的安全性。加大对相关工作人员的信息化培训，从意识和制度的根本上转变其传统思想。 　

　（三）档案管理信息化安全管理的有效提升 　

　互联网无空间限制的特点对档案管理信息的安全性有了较高的要求，因此，供电企业与档案管理人员要采取多元化的技术手段加强保障信息的安全管理。档案管理信息化的安全保护是对系统安全、网络安全以及数据安全的保护，即对于系统，要定期维护，对系统查缺补漏，测试系统的稳定性，并对可能出现的问题提前想好应对措施;网络安全则是要在计算机上安装好防盗杀毒软件，防止黑客与病毒的入侵，提高网络安全性;数据安全则是需要工作人员要对供电企业档案管理信息进行技术加密处理并做好应急备份，防止出现不可抗力的突发状况，导致数据丢失，对他人造成影响。 　

　（四）有效提高档案管理人员的综合素质 　

　供电企业档案管理信息化的发展不仅要有完备的基础设施，其最根本的还是要有效提高档案管理人员的综合素质。首先要从根本上提高其管理人员对档案管理信息化的意识，加强对其价值与重要性的认识，重视当前供电企业档案管理信息化建设中的不足之处，加以解决并完善其基础设施建设。档案管理工作人员要将信息化技术与供电企业的实际情况相结合，保障管理档案信息化得到充分的實施与利用。 　

　有效提高档案管理队伍的信息化综合素质，需要与供电企业的实际情况结合，定期对基础人员进行实地理论与技能的培训。例如，可以通过举行相关的宣讲会，邀请专家进行现场讲座并进行操作演示，举办档案管理信息技术PK竞赛等活动，让档案管理工作人员形成自主的良性竞争意识，自主学习。这样才能从根本上有效促进档案管理信息化的发展进程。 　　

三、强化档案信息化管理建设的主要措施 　

　（一）提高信息内容收集率。互联网的高速发展，大数据与每个自然人息息相关，在这种新的社会形态下，供电企业的档案管理人员必须跟上时代的脚步，将现有的档案信息进行收集，依靠不同的社会力量提高档案内容的收集率，这样不仅能提高信息内容的收集率，还能充分发挥现代化信息技术的优势。 　

　（二）档案管理服务便捷化。设置供电企业的档案管理宗旨即服务于民，依照这个宗旨对现有的档案进行存档及划分，才能为用户提供更优质的服务。将用户的需求搜集并进行总结，优化二次服务，大力推广现代化信息技术的智能型，根据不同用户的需求建立信息资源库，通过归纳及整理，以最优质的服务帮助用户快速查找所需内容。 　　

（三）提升档案管理的安全性。档案管理需要安全维护，可以帮助供电企业更好地构建档案管理的安全性能，制订可靠的信息安全管理方针，针对档案内容进行明确的安全性保管方案，所以，针对档案管理的安全性，供电企业务必要制订相关的管理规定制度，使档案管理人员依照规定严格遵守制度进行相关的管理及操控，重视档案管理的重要性，不断为用户进行档案管理内容信息化的普及，还要重视对信息档案管理规定制度的宣传，确保管理人员与用户对供电企业档案信息存储建立相同的认知，营造更加和谐的相处及管理气氛，同时还要加大对档案管理人员的监管工作，为供电企业的档案管理提供更加安全的后勤保障。 　　

（四）增大档案信息化建设的投入力度。强化档案信息化管理建设，除了提升保障档案管理的安全性外，更应加强档案管理内容建设的基础设施，如做好资源的保存整理工作，要做到防火、防电、防高温等，安排专人对档案进行监管，成立管理监督稽查小组，这样才能促进档案管理工作的建设，提升档案管理工作效率。稽查小组的成立，也可以制订相关的奖惩制度，对档案管理人员的日常操守进行监督，办公室的行为规范、存储内容的规范等等，大力推进供电企业档案管理信息化建设的步伐。

四、结束语 　　

供电企业的发展与创新与人们生活质量密不可分，为了适应这个时代人们的需求，供电企业档案管理开始了信息化建设。不断提升档案管理信息技术，增强档案管理的安全性，从根本上提升其工作人员的综合素质与管理水平，是推进供电企业科学性发展的必然要求。 　　

参考文献： 　

　[1]吴艺红.信息化背景下电力企业档案管理面临问题与对策[J].通讯世界，2018（09）：319-320. 　

　[2]陈斯.信息化时代电力档案管理问题与对策[J].传播力研究，2019，3（24）：296.