凸现窗口意识，协调内外关系全面提升服务继续教育工作质量——关于继续教育学院办公室工作的探讨

凸现窗口意识，协调内外关系全面提升服务继续教育工作质量——关于继续教育学院办公室工作的探讨

王静

鲁东大学 继续教育学院

办公室工作是一部门的窗口单位，对我们继续教育学院来说更是如此。我校继续教育学院作为学校承担继续教育工作的职能部门和负责成人教育的教学单位，既要协调与学校各部门和教学院系的关系，也要协调与校外上级部门、机关企事业单位和校外函授站点的关系，在长期的继续教育学院办公室工作中，我们深刻地认识到，要做好这样部门的办公室工作，必须凸现窗口意识，协调内外各方关系，以此来全面提升服务继续教育工作的质量。

一、凸现办公室窗口意识

要凸现继续教育学院的窗口意识，笔者认为，应体现在人、物和工作三个方面。首先是人的窗口意识。办公室的工作形象需要从每个办公室工作人员身上充分体现出来，工作人员的一举手、一投足，都代表了继续教育学院的外在形象。每位工作人员的一项接待洽谈、甚至一项电话的受理,都从一个侧面反映出单位的思想作风和精神面貌。因此，作为继续教育学院这样一个窗口单位的窗口部门，需要办公室工作人员以较高的素质、良好的服务能力和服务精神，来做高办公室的各项工作。特别是在目前继续教育面临日趋竞争形势的前提下，继续教育学院所接触的社会单位日益增多，这里面既有上级直属机关、也有地方政府的党政机关，如我们开展培训工作，需要打交道的是烟台市委组织部、人事局以及其他一些机关的领导和工作人员。我们办公室工作人员在处理这些关系的过程中，不仅是代表的继续教育学院的形象，而且在一定程度上代表了鲁东大学的形象，这就要求我们的工作人员的仪表、谈吐、待人接物，都要严格规范，让这些单位的工作人员从我们身上看到今天鲁东大学的精神风貌。其次，是物的窗口意识。我这里所谓的物，既包括我们与其他单位的物质的来往，更体现在办公室的文件、材料方面。在目前的改革开放社会里，与其他社会单位的来往，不但要体现在语言的沟通上，而物质的沟通更为重要，如，我们接受和授予一些单位的赠品、与社会单位签定办学合同、发放通知和文件等，都牵扯个规范化的问题。俗话说：无规矩不成方圆。如果我们不能以规范的物质交往方式与其他单位打交道，在一定程度上，会影响我们继续教育学院的形象，甚至是学校的形象。再次是工作上。继续教育学院的窗口工作主要是办文、办会、协调内外关系和督促内部各部室的工作。由于继续教育学院这个单位具有学校职能部门和教学单位的双重性，在工作中，要完成好这些窗口工作有一定的难度，如继续教育学院与学校各机关和学院都是平行单位，没有领导与被领导的关系，主要工作手段是协调，因此，这就对办公室工作人员能否具有高超的协调组织能力，特别是人格魅力提出了很高的要求。

二、协调内外各方关系

什么是继续教育学院协调内外各方关系的内容呢？我结合自己的工作实际，认为，其内涵主要是对外的社会接待工作；对学校各部门和各学院的协调工作；对继续教育学院内部各部室的组织工作。一是对外的社会接待工作。继续教育学院的接待工作任务比较繁重，几乎与社会各个单位打交道，都牵扯到接待工作。在接待工作上，要突出好窗口意识，那就既需要把该做的事情办好，让外来的社会单位满意，还需要体现学校的“节约型”校园的精神，不该花的钱一分不花，把继续教育学院有限的接待费用，花在“刀刃上”，该花的钱花了，就要办成事，有针对性地解决好与有关被接待单位的事情。绝不能“大手大脚”铺张浪费。要在接待工作中，体现出为继续教育学院管好家、当好家的意识。二是对学校各部门和各学院的协调工作。在与这些单位的协调上，继续教育学院长期的办公室工作实践告诉我们，由于继续教育学院的部门性质决定，继续教育学院作为学校承担继续教育的部门，一无设施场地；二无教师和其他教学工作人员。无论是成人教育还是各种培训，都离不开学校其他相关部门的支持。因此，在协调这些单位的工作的时候，继续教育学院既不能摆架子、下命令，而是需要在充分定好位的基础上，与有关单位进行协商。在充分沟通的基础上，取得各单位的理解和支持，圆满地做好各项工作。三是对继续教育学院内部各部室的组织工作。由于继续教育学院内部各部室都各分管一块工作，有的相互之间有交叉关系，有的各不相关。办公室作为宏观调控部门，一方面，要把学校和继续教育学院院长的各项指示精神贯彻下去，得到全面落实；另一方面，要做好“后勤”工作，为这些部门的需要的设备、设施和其他需要提供强有力的支持。

三、全面提升服务继续教育工作的质量

近年来，我校继续教育工作取得了长足的发展。始终坚持社会主义办学方向，积极适应经济建设和社会发展对人才的需要，依托普通教育，合理配置教育资源，发掘办学潜力，坚持走规模、结构、质量、效益相协调的路子，不断拓宽办学思路，积极培育继续教育可持续发展的新生长点，现设有函授本、专科招生专业36个，涵盖文、理、工、经、管、法、农等多个学科门类，在校函授生32000余人。作为“国家级专业技术人员继续教育基地”“山东省省级教师教育基地”“山东省专业技术人员继续教育基地”“山东省企业专业技术人员继续教育基地”“山东省大数据人才培训示范基地”“山东省现代渔业技术培训基地”“山东省社会工作专业人才培训基地”“山东省新型职业农民培训基地”“山东省旅游行业岗位培训定点单位”“烟台市新女性成长培训基地”“烟台市巾帼乡村大讲堂”“烟台市军转干部进高校专项培训基地”和“烟台市芝罘区教师教育培训基地”，成功举办了多期教育部农村校长助力工程等“国培计划”和省市级中小学骨干教师培训、公务员自选课程培训、文稿写作高级培训、财税系统培训、军队转业干部培训、专业技术人员培训、人力资源管理培训、心理健康培训等多个项目，每年举办各类培训项目40余个，线下培训3000余人，线上培训100000余人，已经初步形成了成人高等教育和非学历教育协调发展的多层次、多形式、多规格的办学体系。

多年来，已为社会培养了近5万名函授毕业生，其中大多数都已成为基础教育战线及社会各行业的骨干力量，为山东省尤其是烟台、威海地区的社会经济和教育事业的发展做出了积极的贡献，先后被国家教育部、山东省教育厅授予“全国高等教育自学考试先进集体”“全国高等教育学历证书电子注册先进集体”“山东省中学教师助学自考工作先进集体”“山东省高等教育自学考试工作先进集体”“山东省函授夜大办学水平优秀单位”“全省校企合作培养人才先进单位”“继续教育信息化建设标杆院校”“停课不停学突出贡献院校奖”等荣誉称号。

在这些成绩取得的背后，我们继续教育学院的办公室做了大量协调、服务等工作，为全面提升继续教育学院的服务质量，促进我校继续教育工作的全面发展做出了自己应有的贡献。