电力企业档案数字化质量及安全保障探析

电力企业档案数字化质量及安全保障探析

杨利剑 李海升 李洋

国网山东省电力公司莱芜供电公司 271100

摘要：近年来电力企业的发展取得了突破性进展，企业高速运作，为人们提供优质稳定的供电服务。但在档案数字化这项工作上，贸然激进是不可取的。部分企业急功近利，想要在短时间内全面实现档案数字化，而忽略了对自身实际情况的考虑，导致电力企业的供电效果反而不佳，不利于企业立足于竞争激烈的市场中。电气企业数字档案化，无疑是全新的尝试，为了取得理想的效果，要遵循循序渐进的原则，并不断开拓创新思维，积极探索勇于尝试，寻求档案数字化的有效途径。从而为电力行业的长远发展提供助力，为电力市场的健康成长创造条件。

关键词：电力企业；数字化；档案管理

电力企业的档案，是对于原始信息的重要记录载体，在档案管理的过程中，需要有较高的业务水平，专业能力的技术人员参与进来。档案管理的质量好坏，决定着能否给未来的发展提供有效的参考。当下随着我国科技水平的不断进步，以及信息化技术的普及，档案管理的效率在逐步提升，数字化的档案管理在越来越多的公司被应用，档案数字化管理开始变得多样化，例如，档案的扫描、数码电子设备的记录等。这些最新科技不断地引入到电力企业的档案管理中，大大的提高了企业档案管理的工作效率。本文针对我国当下电力企业档案数字化的现状以及数字化过程中遇到的一些问题，进行了简要的分析，希望能够给以后档案数字化提供一些借鉴作用。

1 电力企业档案数字化的意义。

在信息技术的不断渗透下，各行业的发展趋势受到极大影响，档案数字化成为电力行业的必经之路。因为缺乏经验，我国在电力企业档案数字化进程中遇到了一些问题，但也在解决问题过程更坚定了档案数字化的意义。首先，电力企业在日常经营过程中，会产生大量的信息数据，需要对这些信息进行管理保存。传统的档案管理有很多弊端，信息的录入和调用效率较低，而且人工管理的方式对人力资源也提出了极高的要求，人为操作又很难避免误差的出现，导致档案管理中涌现出许多问题。而档案数字化则可以有效改善这一情况，借助计算机等设备，准确高效地对档案进行管理，基于计算机强大的储存和计算能力，对海量信息进行各类操作得以实现。而且也极大地解放劳动力，降低了档案管理的难度。其次，档案数字化是对工作人员的全新挑战，在工作性质发生转变以后，对岗位人员的专业素质也提出了新的要求。原有团队必须掌握计算机操作技能，并学会团队协调合作。这样更能激发员工积极性，并进行自我价值提升。

2 电力企业档案数字化的质量、安全保障策略

2.1 完善数字化建设规划

毫无疑问，档案数字化并不是一项简单轻松的工作。从这一任务的提出到全面落实，每一阶段都面临着各类问题。档案数字化对于电力企业的未来发展有很大益处，但在具体操作环节，仍然要结合企业的实际情况做出合理安排，针对不足之处进行及时调整。而首先要做的，就是完善企业内部的数字化建设规划，从而确保数字化进程的高效有序。在数字化前期阶段，要明确涉及到的各种细节，例如需要数字化的档案量、相关操作技术和设备，以及可能存在风险和应对措施等。合理全面的规划方案能够起到统筹协调的作用，降低出现不良现象的概率，为后续工作创造良好的基础，并提供科学可靠的指导和依据。此外，还要分阶段制定实施方案，对每一流程做出详细的落实措施，有条件的话，还可以事先进行模拟分析。因为数字化本身有一定的复杂性和高度的虚拟性，并且容易受到外界因素的干扰，针对这一情况，要求专业人员对实施过程进行监控分析，一旦发现不利现象要及时采取措施予以解决。可见，数字化建设规划不是笼统的，而是具体到每一细节每一流程，完善规划方案能够避免很多不必要的麻烦，也提高了实际工作的科学性和效率，电力企业要引起足够的重视。

2.2 完善管理业务规范

从长远的角度来分析，电力企业档案数字化的过程中，为了按照预期设想来实现目标，或者是超过预期设想，必须坚持在自身的业务规范上，得到更好的管理，从而减少问题和矛盾的发生。电力企业档案数字化的技术业务，不仅要加强外部的技术选购，还需要在自身的原创力度上良好的提升。数字化是一个非常广泛的概念，电力企业的研发时间较短，与专业的研发企业具有很大的差距，但是在自身的长久应用过程中，还是可以去不断地积累调整。

2.3 加强安全保密手段

通过对上述几项措施良好的运用，电力企业档案数字化的执行，可以取得不错的成绩，而且在效益的提升过程中，并没有展现出严重的不足。未来，应继续对安全保密手段进行更好的加强。电力企业档案数字化的保密，一定要在网络保密手段上积极的应用。当前的网络平台应用，以及各类网络远程操作，都成为了必要性的技术内容，同时在便捷程度上较高，应坚持在防火墙设计，以及木马追踪和防护处理上，进行不断的改善，这样工作的好处在于，能够促使电力企业档案数字化，得到更好的保障，对于资料丢失问题，做出有效的规避。

2.4 确保档案整理过程不受外部环境影响

在进行档案数字化整理的过程中，要保证各环节的操作是在一个封闭的网络中进行，应该与所有的外网断绝，还应该保证档案数字化的设备所处环境的安全。应该做到符合防水、防潮、防寒防高温等要求，还要注意防止由于计算机网络及服务器的问题所造成的信息泄露，防止一切外物对于档案数字化整理过程的阻碍。保证各工作人员档案整理之前都进行严格的系统验证，以确保整理人员的身份，防止不法分子的恶意行为。

2.5 加强电力企业的安保工作

在电力企业中，为了保证信息安全要设置相应的硬件设备，比如，门禁、防盗系统、紫外线扫描器等。应该对相关的安保人员进行系统的培训，意识企业中每一位安保人员都能把保密措施做好，增强自己的责任心，以保证整个生产过程的安全性。

2.6 提高企业档案数字化管理的技术水平

在当下档案数字化管理的过程中，要注意对数字化档案进行多重加密，以此可以使档案更加的有安全性、保密性。提高档案数字化管理保密技术主要涉及到网络防火墙、操作系统安全、以及其他的经营技术，这些都是在数字化管理过程中广泛应用的加密技术。在数字化管理过程中，数字化加密技术是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升档案数字化管理的安全以及质量。在信息的传输过程中，可以采用更加有难度的密匙来保护信息不被泄露，在使用密匙保密措施时，可以选择两个相应的密匙，一个是采用公开的形式用来发送信息文件里的，另一个则采用保密的形式用来接受私密的文件信息。只有从多个环节对于档案信息进行保护，才能确保档案数字化管理水平的提高，档案信息更加安全保密。

2.7提升各部门员工的综合素质

如果企业员工拥有了较高的素质，那么可以在很大程度上保证档案数字化管理的质量以及工作的效率。因此在企业内应该加强对于相关人员的职业培训，以提供各部门人员的素质水平，让每一个部门的员工都能意识到档案数字化的重要性，形成一种上下同心的企业文化。提高各部门相关人员的综合素质，也不能仅靠企业的培训，各部门的领导也应该对于部门员工监督与鼓励，让各员工能够自觉的去提升自身的素质，从而从整体上提升企业的档案管理水平。

3 结语

现如今的电力企业档案数字化，已经取得了非常不错的发展成绩，而且在内部问题、外部问题的解决过程中，都能够按照正确的思路、标准来操作，整体上未出现新的疏漏。未来，应继续对电力企业档案数字化的创新性不断巩固，从而在未来的发展当中，努力得到更好的成果。

参考文献

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[2]刘宇.电力企业档案数字化质量及安全保障探析[J].信息记录材料，2018，19(12):171-172.

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