基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

杨凯佳

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摘要：新时期基层文书档案管理工作在档案体系中极为重要，它是数据和历史信息的收集，也是决策的重要参考依据，记录着整个社会的发展。文书档案管理，可以详细帮助企业录入和记载材料信息，为后期的运用提供依据，良好的文书档案将为企业工作的有效开展提供保障。

关键词：基层；管理员；文书档案；管理工作

中图分类号：G275 文献标识码：A

1基层文书档案管理的重要性

1.1促进管理现代化

在企业深化改革发展背景下，企业在档案管理创新方面要给予充分重视，从整体上提升现代化管理的质量水平。档案管理作为企业管理中的重要组成部分，对企业可持续发展有着很大的影响。为能真正促进档案管理的质量提升，需要企业管理者能从创新的角度出发，融入新管理理念和高新技术，与时代发展的要求相契合，从整体上提升企业档案现代化管理的发展进程，在这一基础工作方面得以强化，才能真正提升档案管理的质量水平^[1]。企业档案管理创新发展是企业现代化管理发展的重要体现，通过实现档案管理创新目标，也能影响和促进企业其他业务的管理发展。

1.2提高企业竞争力

档案是企业生存发展的重要资源，将档案管理工作按照相关要求进行落实完善，才能真正促进企业的可持续发展，为企业市场竞争力的提升起到积极作用。企业档案记录着企业生产经营管理中各项重大活动的原始情况，也是企业发展中积累管理经验和创新发展历程的珍贵资料。通过做好这些记录性资源的管理，能从整体上提升企业发展的质量，促进企业竞争力有效提高^[2]。同时，企业档案也是企业深化改革的重要证明，能够对提高企业管理水平起到参考作用。所以，创新档案管理机制，能够为企业的可持续发展打下坚实基础。

1.3提高档案管理规范化

档案管理是企业管理工作中重要内容之一，现代市场经济对企业发展的要求愈来愈高，企业在实际发展过程中，应从不同的角度出发，设计更优化的管理方案，从而促进档案管理的质量提升。结合现代化的技术以及新的管理思维，创新档案管理的模式，能促进企业档案管理的规范化发展，为企业的可持续发展打下坚持基础。

2基层文书档案管理现状

2.1管理工作不规范

规章制度是开展相关工作的重要条件与基础，教育单位中的文书档案管理工作因为制度上的缺失，导致管理工作不够规范。在整个收集、管理过程中会出现信息资料、案卷目录制作不规范的问题，还有档案号码编制不正确、分类混乱等现象。这些问题肯定会影响教育单位的发展，而且文书档案管理工作的难度也会增加，管理水平则大大降低。为了改善这些问题，必须提高对文书档案管理工作的重视。

2.2检索效率比较低

网络信息技术还没普及时，文书档案管理无论收集还是保存，都要通过人员进行，那么检索工作也都是手工检索，虽然计算机已经应用在各大教育单位中，部分单位仍然使用手工检索的方法，而计算机则成了辅助工具。手工检索弊端非常多，不但会耗费大量的时间，检索效率也较为低下，尤其是在教育单位中，各类文书档案丰富，想要针对某一种资料进行检索，可能要花费很多时间、精力。想要完善检索方法，提高检索工作的效率，可以把计算机作为主要的检索手段，因为网络信息技术会提高文书档案检索的效率与准确性，相比手工检索更为实用。

3基层档案管理员如何做好文书档案管理工作

3.1建立现代化电子资料库

为了提高档案管理人员和文件借阅者的工作效率和利用效率，需要建立现代化的电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升档案管理效率与利用效率，减少纸质档案的损耗。当需要相关资料时，只需登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利地进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证企业内部核心资料的安全性^[3]。

3.2建立档案管理建设目标，完善管理制度

对档案进行管理要有明确的目标和科学的规划，这样才能有序推进档案管理工作。企业要结合自身的实际情况设定相应的目标，同时做好档案管理的长远规划与近期目标。在制定实际工作战略时要充分考虑管理过程中的灵活性和实用性，从而使档案管理工作实现可持续发展。除此之外，在对档案管理进行现代化建设时还需做到以人为本，档案管理人员的职业技能水平要随着时代的进步不断提升。除此之外，还要对档案管理的相关制度进行不断完善，只有这样档案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善制度的过程中，要对档案管理的范围进行明确规定，制定相关的技术标准，纸质档案的进出库登记管理制度也需要不断强化，从而保证纸质档案以及电子档案数据的安全性。

3.3充分运用现代化技术

档案室中也包含着很多纸质资料，因此档案室需要切实做好“八防”工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，及时更换老旧设备及故障设施，从而将影响档案安全的危险因素扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案会越来越多，为了优化人力资源，方便利用者查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当利用者查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置

^[4]。此外，档案室需要配备恒温、恒湿以及集消毒于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。档案室还需配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时采取措施。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作，要对可以进入档案室的人员给予相应的权限。还需做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。

3.4提高文书档案的管理水平

新时期文书档案的管理工作要跟上时代的步伐，做到与时俱进，文书档案的管理水平会直接影响到企事业单位的社会形象和文书档案的质量。所以企事业单位一定要积极提高文书档案管理人员的专业水平。一，培养管理人员的专业水平，首先要给管理人员创造不断学习的机会和空间。例如企事业单位可以邀请专家开展讲座，对管理人员进行有针对性的讲解和指导。同时，也可以让管理人员去别的企事业单位进行交流，学习先进的管理模式，提高管理人员的管理水平和综合素质。二，创新文书档案的管理技术。在文书档案管理的过程中，档案人员要对管理技术进行创新，必须增强管理意识，要让管理人员意识到现代化管理技术的重要性，并且还要定期对员工进行专业知识培训，增强文书档案的工作质量。要让管理人员把信息化运用到文书档案的整理和归纳中，保证信息资料的安全性和实用性，也为文书档案的工作人员提供一个良好的环境。

综上所述，基层档案管理人员在档案管理工作中，面对新的挑战，应通过优化管理工作，融入新的管理理念以及服务思维，运用新的技术进行创新发展，实现信息化档案管理模式，真正为档案管理工作的良好推进打下坚实基础，从而更好地服务于企业的深化改革与发展。

参考文献

[1]白玲玲.浅谈企业合同类档案管理[J].办公室业务，2019(20):135.

[2]杨素珍.“企业档案”的情感披露[J].兰台内外，2019(29):25-26.

[3]刘本珠.新时代企业档案工作创新研究[J].兰台内外，2019(29):69-70.

[4]许高杰，刘杜鹂.基于用户体验服务的企业档案管理系统开发与实践[J].档案天地，2019(10):35-38.