新时期下学校办公室工作效率提升的策略

新时期下学校办公室工作效率提升的策略

于泓洋

大连南金实验学校 辽宁省大连市 116100

摘要：学校办公室是负责协调学校各部门工作的重要部门，是学校能够正常运转的有力保障。对于九年一贯制学校来说，学校办公室所涉及的各项工作具有很大的复杂性，不仅要负责小学部分的工作，还要协调初中部的工作。因此，学校办公室的工作运行效率对于九年一贯制学校具有十分重要的意义。但是进入教育发展的新时期后，学校办公室在实际运行中往往由于多种原因而导致工作效率较低，影响到了学校的教学和办公。本文便针对新时期下，影响学校办公室办公效率的主要因素进行了分析，并提出几项具有实践操作性的能够提升学校办公室工作效率的策略。

关键词：新时期；学校办公室；工作效率；影响因素；提升策略；

引言：学校办公室是学校管理系统中一项具有重要职能的办公部门，在学校的正常运行中，起到了承上启下的关键性作用。学校办公室的工作效率水平将在很大程度上决定了该所学校的运营水平。因此，学校办公室在一所学校的办公管理体系中居于核心地位。在教育改革进入新时期的背景下，高效率的学校办公室往往代表该学校具有较高的教学办公能力。所以，提升学校办公室的工作效率对于九年一贯制学校来说是十分重要的。本文便以提升学校办公室工作效率为目标展开了探讨，以便于有效解决影响学校办公室工作效率的诸多因素，从而使学校的教育教学质量得到保障。

一、学校办公室人员工作效率低下的原因

1、思想认识存在误区

思想认识问题是造成学校办公室工作效率低下的一大因素。思想是人们行动的指南，如果在思想认识方面存在较大的误区，一个人的行动能力将会受到大幅的削弱。同理，学校办公人员的思想认识不到位，存在一定的误区，必然会影响其在日常办公中的行动效率。

学校办公室在开展各项工作的过程中，办公人员存在思想认识误区的情况是较为常见的，其具体的表现主要集中在三个方面。一方面在于办公人员对学校办公室的各项工作没有提起足够的重视。教学工作是学校单位各项工作的重中之重，九年一贯制学校也不例外。学校的实际教学效果，既关系到在校学生的整体素质，也关系到了学校自身的声誉。因而，学校方面从上到下都对教学工作予以了格外的重视，但对于办公室的工作则缺乏关注。另一方面则是由于一些办公室工作人员将办公室工作当作了简单的后勤工作，从而对办公室工作形成了较大的误解，导致办公室人员容易忽视办公室工作的重要性，进而降低了办公室人员的工作积极性和实际的工作效率。第三点则是服务意识的缺失，存在严重的官僚作风思想。学校办公室的本职工作是服务在校教职工和学生的，但是很多办公室人员却错误地定位了自身的位置，在对待普通的学校职工和学生时，受官僚作风思想的影响，常常摆出一副上级的姿态，不仅服务态度较为恶劣，服务质量也相对较差。

2、缺乏完善的制度体系

完善的办公制度体系是保障办公效率的重要前提条件，而造成学校办公室工作效率低下一大原因就是由于学校办公室缺乏一套完善的工作制度体系。九年一贯制学校的教学办公涉及到了小学和初中，负责的方面较广，使得学校办公室的工作内容通常较为繁琐。在进行教育发展的新时期后，学校对教学办公工作进行了一定的改革创新。但是却存在着改革不彻底的问题，很多学校办公人员依然在使用老旧的工作思想和方式来应对新的工作任务。一些学校办公室并未采取科学的办公管理制度，很多办公室人员在工作时依旧凭借主观意志，处理问题一味求快，对客观制度视而不见，更注重粗狂的管理方式，只重视管理的结果而忽略了管理的过程。此外，学校办公室办公管理体系存在较大漏洞也会对办公室的工作效率产生较大的影响。一些学校办公室虽然制定了相关的办公管理制度，但是却存在失调和交叉的问题，管理制度缺乏规范性，从而极大地影响了学校办公室开展工作的实际效果。

3、办公室人员的综合素质有待提高

学校办公室人员的综合素质是决定办公质量和办公效率的关键。因此，学校办公室的实际效果和工作效率不理想往往是由于办公室管人员的综合素质不足而造成的。学校办公室的日常工作虽然繁琐，但关系到了学校的运营，所以对办公室人员提出了较高的素质要求。但是目前一些学校办公室的实际办公情况却与预期目标出现了偏差，办公室人员缺乏足够专业的办公素质是一项较为普遍的问题，这导致了学校办公室在处理工作时存在一定的滞后性，从而严重阻碍了学校办公室职能的发挥。

4、其他外界因素影响

学校办公室在实际的工作中，常常也会受到其他外界因素的影响，导致办公室的工作效率难以达到理想水平。例如，当今社会的信息科技得到了跨越式的进步，催生了大量先进的个人信息设备，智能手机、平板电脑等电子设备已经深入人们的生活和工作之中，成为了人们不可或缺的电子信息设备。这些先进的电子信息设备虽然极大地便利学校办公室人员的工作，但是一些办公室人员的个人精力也容易被这些电子信息设备提供的先进信息服务所牵制。一些办公室人员甚至养成了必须时常翻看手机的习惯，时常性地浏览手机上的社交软件、购物软件、游戏软件等多种服务软件。这些与工作无关的行为消耗了办公室人员大量的办公时间。因此，先进的电子信息设备会使缺乏定力的办公室人员在工作期间进行很多无意义的操作，从而严重干扰了正常的办公计划。

二、办公室人员工作效率提升策略

1、提高工作人员的综合素质

提高学校办公室工作人员的综合素质，是有效提升学校办公室工作效率的重要途径之一。为了实现这一目的，需要从以下三个方面进行落实。

首先要不断提高办公室人员的学习意识，要通过学习的方式不断提高办公室工作人员的政治思想觉悟和处理专项业务的能力与水平。在教育改革进入新的发展时期，对在校教职工提出更多新的要求，学校办公室人员同样需要与时俱进，要强化对国家发布的教育新政策和新理论的学习，始终保持较为活跃的政治思想，提高对新事物、新信息的敏感。对于个人业务能力，要加强学习业务知识，努力提高个人的综合素质，使自己能够充分胜任学校办公室的各项工作。

其次，作为学校办公室的领导人员，要与学校方面进行积极的沟通，协调好学校的其他部门，定期对办公室工作人员进行专业培训。要通过工作培训的方式，使工作人员的工作思路得到创新，促使工作人员将专业理论与实际工作进行良好的结合，从而切实提升工作人员的办公实践能力，确保办公室的各项工作得以顺利的开展。

第三，要不断强化办公室工作人员的个人素养。学校办公室的领导人员要注意培养工作人员的积极性，使工作人员拥有乐观的工作面貌，要通过多种培训方式提高工作人员的交流能力，促使工作人员通过交流沟通的方式展现个人魅力，以实现提高办公人员综合素质的目的。

2、强化责任意识，提高服务效率

明确划分学校办公室的各个岗位，让每个工作人员都了解自己的职责和工作内容，是提高学校办公室办公效率的有效措施。因此，办公室领导要根据办公人员的个人能力和职业素质，来划分具体的工作内容。为了更加高效的办公效率，还需要进一步加强每位办公人员的工作意识。对此，需要注意以下几个要点。

首先，要不断强化工作人员对本职工作的责任意识。对工作的责任意识是一个合格的办公室人员必须具备的优良素质。具有责任意识才能更加清楚自身所负责的工作内容，才能更加主动地去完成工作，才能以更加积极认真的态度去对待工作中遇到每件事和每个人，从而对顺利完成办公室工作起到良好的保障作用。

其次，要不断提高办公室工作人员的服务意识，以确保办公室的服务质量。学校办公室是一个具有服务性质的办公部门，其主要职责更多的是服务在校人员，是学校面向师生和其他工作人员的一个重要服务窗口。为了更好的发挥办公室人员的主观能动性，在促进办公室人员准确定位本职工作的同时，必须要求办公人员具有良好的服务意识。学校办公室人员必须坚定不移地秉持以人为本的工作思想，更加自觉、自动地为在校人员提供相关的办公服务。对待上级的派发的工作任务，办公室人员要本着严谨、真诚的态度去完成，任何办公工作都有保证公开、公正、透明。

总之，要在日常的办公室工作中树立良好的服务形象，时刻牢记自身的职责。此外，办公室人员在工作中不应攀比，不能以追求荣誉作为工作的动力，也不能因为工作中的荣誉而嫉妒他人，要以一颗平常心对去看待工作中的职责问题，以确保在抛开个人功利的前提下，保持责任意识和服务意识。否则在功利心的影响下，个人的工作责任心和服务效率必将大打折扣。

3. 提高办公室人员工作能力

个人能力决定了学校办公室工作人员处理本职工作的水平高低。因此，为保证办公室工作的顺畅无阻和高质量，提高工作人员的个人工作能力是一项关键性的举措。

3.1 提升工作人员的执行能力

个人的业务执行能力与办公室工作的开展情况是息息相关的。为此，办公室人员必须养成一个及时处理工作任务的工作习惯，遇到工作任务时，要极力避免推脱。学校办公室的日常工作相对繁杂，办公人员在忙碌的状态下容易遗忘某些工作。为避免因遗忘而导致重大的工作疏漏，工作人员应当随时记录当日的工作任务，并时常查看是否完成当日的任务。

学校办公室的日常工作存在一定的相似性。对于此类工作，办公室人员要充分发挥自己的主观能动性，在工作过程中做好相关的记录工作，然后利用空闲时间总结工作中的规律性和工作经验，以减少此类工作消耗的时间。在工作的闲暇之余，多做一些准备性工作，还可以进一步提高完成此类工作的时间。

在快速完成工作任务的同时，不能忽略工作的完成质量。学校办公室的工作任务不以时间长短和任务量作为衡量工程完成质量的标准。所以在确保工作质量的时候，办公室工作人员要以高度认真负责的态度来对待每项工作，学会利用丰富的工作经验，将其作为自身的工作优势，减少工作中重复性的操作，这对于保持高效的工作能力具有重要作用。

3.2 提升工作人员的服务能力

服务能力是保证办公室工作服务质量，落实服务意识的重要能力。为了实现提升办公室工作人员服务能力的目的。第一点，要在办公室全体工作人员中树立一个积极热情的工作作风和氛围。办公室人员在接受在校教职工和学生的反馈意见时，必须保持中谦虚认真的心态，对于合理的反馈意见，要不断加以反思，及时发现自身工作中暴露的问题和缺陷，并加以整改和优化。第二点，要倡导办公室人员学会调整自己的工作状态，及时消除不良状态造成的影响，促使自己始终保持积极的状态去完成工作。第三点，要通过学习锻炼等方式使自身的工作业务能力得到有效的提升，使自己具备处理复杂事务的能力，以便于为在校教职工和学生们提供更优质的服务。

4、善于总结学习，提高文字和沟通能力

由于学校办公室的工作业务涉及到了学校的多个部门。所以学校办公室是一个极为重视协调能力和沟通能力的办公部门。一方面，学校办公室要求做好学校各个部门之间的协调工作，以保证学校内部工作指示的上传下达和各部门彼此之间的联系。因此办公室工作人员必须具备与学校其他部门进行沟通的能力。另一方面，学校办公室的内部也要求具有良好的协调沟通能力。如果办公室内部人员之间无法做到协调合作，那么与外部门的沟通协调更无法保证，从而大大降低了办公室的工作完成效率。

为了提升办公室人员的沟通协调能力，需要办公室人员善于总结与外部门或部门内部的协调经验。丰富的协调经验可以帮助工作人员有效避免一些工作上的弯路，实现在最短的时间内完成协调工作。办公室的工作内容常常与各种文件有关，这就要求工作人员具有良好的文字功底，以提高文件传达的准确性。办公室人员可以通过学习优秀的办公文件，汲取其中的文字表达要点，来提升自身的文字表达能力。此外，语言沟通是办公人员必备的能力之一。办公室人员要积极锻炼自身的沟通能力，以减少沟通过程中的失误，从而更加准确的表达自己的工作意图，提高与他人的沟通效果。

3. 结束语

高效的办公效率对于学校办公室乃至学校的发展都具有重要意义。因此，学校办公室人员在日常办公中要养成科学的办公习惯，强化自身的工作责任意识和服务意识，要高度警惕懈怠心理，杜绝不作为的工作现象，对办公过程中存在的各种问题要及时发现，及时改正，促使办公室人员保持高效的工作效率，从而充分发挥学校办公室的各项职能。

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