探讨高校办公室如何做好会务工作

探讨高校办公室如何做好会务工作

罗心锦 湖南外贸职业学院 湖南长沙  410210

摘要：会务工作可以体现高校办公室的工作能力，提升高校办公室人员的综合素养是时代发展的必然趋势，也是学校发展的内在要求。高校办公室的工作主要是为了服务学校，高校的规模相较于以往有了很大的提升，当前高校承办的会务数量众多，这些都需要高校办公室来进行组织安排，我们必须要提升高校办公室的会务工作能力，确保会议的有序开展，促进高校的进一步发展。本文主要分析高校办公室如何做好会务工作。

关键词：高校办公室；会务工作；开展策略

处于经济高速发展的社会环境当中，高校的改革势在必行，当前高校在办学规模等方面呈现出了一种扩大的趋势，高校和社会之间的沟通交流越发的频繁。会务工作可以说是解决高校内部事务和外部管理的重要环节，会务工作的工作量和工作任务可谓是日益繁多，工作内容变得越发的复杂，这就对高校的会务工作提出了更高的要求。高校办公室作为一个综合协调高校各部门的中间环节，承担着组织承办各项会议的任务，科学合理的开展会务工作，能够提升高校办公室人员的业务水平，确保高校办公室的进一步发展，维护高校的良好形象。

1. 高校会务工作的内涵

会议指的是有组织、有领导的对于某一件事情进行倡议，会议具有很强的目的性和组织性，主要以口头上的交流为主要方式，是一个群体性的沟通活动。高校会议可以按照规模的大小分为三种，分别是大型会议、中型会议和小型会议，按照会议的内容可以进行详细划分，其中一类是一些重大的决策性会议；还有一类是社会上关注度很高，具有广泛影响的会议；另外一类是教育教学型的会议，其中包括开学典礼、元旦庆典等；最后一类是学术型的研讨会。会议工作的开展包括有前期的准备和中期的记录以及后期的统筹环节，具有很强的服务性与协调性。

2. 高校办公室会务工作面临的问题

1. 工作人员能力不足，时间分配不合理

协调好人事物之间的关系，平衡好各个环节的开展可以说是办公室业务工作的核心，会务工作的进行也是如此，会务工作人员需要安排好每一个环节，这样才能够确保会议的正常开展。高校办公室的很多教师扮演的角色众多，他们其中大多数人身兼数职，难以按照各项事务的时间进行合理的分配，对于一些会务工作的开展无法做到统筹坚固，很容易忽略其中一些细小的环节。[1]在此过程中，临时组建的一些会务小组成员，尚未系统的学习过专业知识，他们在专业程度上有所前期，对于不同的会务环节中很有可能出现不同的想法，这就会引发一些矛盾，若是产生了矛盾，必然会影响到会议组织的及时性和有效性。

2. 会务制度需要进一步完善

古语有云：“无规矩不成方圆”，可见完善的会务制度才是确保会务工作效率提升的关键，高校必须要注重会务工作管理的规范化和科学化建设。高校办公室承担的事务众多，有很多的临时工作，其中不免会出现一些琐碎的工作，这就需要建立起一套有效的会议机制，作为开展会议的规范准则。在日常工作当中，一旦遇到一些会务工作，尤其是面临一些需要多方面进行协调的大型会务工作，在上面有相关单位的跟踪反馈，下面还有承办学校的督促，此时若是缺少一个有效的会议机制进行参考，就无法有条不紊的处理相关环节，很容易在关键环节出现偏差和疏漏，影响到整个会务工作的开展。

3. 会务信息不够及时准确

将会务信息及时准确、简单明了的传递出去可以说是会务工作的难点和重点。细节决定了成败，会务信息可以看作是会务工作的细节所在，会务工作人员需要时刻保持高度的敏感，关注落实每一项会务信心。高校办公室作为一个综合部门，对于会务工作的要求需要做到严谨有序，会务工作人员经办的一些信息和涉及到的环节，更是要做到细致严谨。在举办会议的过程中，会务人员数量过多，举办的时间迫在眉睫，会务流程琐碎繁重，会务信息的传达面临着很多问题。其中不免会出现会务信息的失误，工作人员无法将信息准确的传递给参加会议的人员；会务信息错位，信息的传递存在着一定的滞后性，相关工作人员无法在第一时间得到信息；信息的重复性，很多信息会反复的传递，这无疑是浪费了时间，还有可能会掩盖一部分的忠涛信息，这些问题的出现，都会影响到会务工作的正常进行。

3. 高校办公室做好会务工作的策略

1. 积极组建会务小组，明确人员职责

长期以来，领导小组议事协调机构可以说是我国党政机关内部常见的一种组织模式，这种方式极为有效合理。高校办公室通常会设置秘书科、信息科等部门，秘书需要负责办事、信访等工作，但是很多高校在人员的内部分工方面不够清晰明确，很少会设置专门的会务小组。[2]由此可见，高校需要增设记一个办公室会务管理部门，高校领导可以从办公室主任或者是其他部门选择合适的人选，请他们加入会务小组，在实际工作过程中，需要组织小组成员进行日常培训，让他们之间多进行沟通和磨合，在举办一些大型会议的时候，可以快速的召集人员，进行会议的统筹安排。在组建会务小组的过程中，需要注重会务小组的领导小组、协调小组、宣传小组、后勤小组等基本组别的建设，还需要进行职责的划分，能够根据办公室人员的优势进行岗位的安排，这样才能够在最大程度上发挥办公室人员的价值。在成立了会务小组之后，需要根据每次举办会议的实际情况来协调小组成员，进行人员的合理安排。例如在处理一些固定用餐地点的后勤工作时，可以减少负责后勤工作中食宿人员的数量，将这些人员放在别的小组，从而应对一些突发状况，每一阶段都要做到分工的明确，只有这样才能够确保会议的顺利完成。

2. 搭建信息平台，确保交流的顺畅

遇到一些大型的会务工作，信息及时准确的传递可以说是会务工作的重点，在开展会务工作的过程中，有很多的信息需要会务工作人员来通知，其中包含有向领导汇报会议进程、确定会议主题、更新会议文件、准备会议材料等。现阶段，信息技术水平十分的发达、微信、QQ等社交软件在日常办公中的应用十分广泛，高校办公室需要借助这些社交软件来进行信息的传递，提升信息的传递速度。在信息的快速传递当中，很容易出现信息的覆盖与重合，很多工作群当中的信息会出现交叉，这就要求会务工作者精简工作群的数量，尽量确保信息收发途径的单一，这样才能够加快信息的流通程度上，避免信息的重复。在信息的发布过程中，相关的负责人需要进行多次的检查和核对，确保信息的准确性和权威性，在此过程中，举办会议的人员需要及时的进行信息下载和浏览，避免群文件失效，影响到会议信息的准确传达。

结束语：

综上所述，高校办公室必须要做好会务管理工作。会务工作在高校办公室的工作当中处于核心位置，办公室的相关人员需要从会务工作的实际要求出发，进行工作的安排，在组织会议的过程中需要及时的进行总结和反思，积累相关的经验，还需要注重会务工作的艺术性，组织好、服务好学校承担的会议，尽可能的让领导以及各方满意，实现会务工作的科学化和规范化，促进高校的可持续发展。

参考文献：

[1]李大为.浅谈如何提升高校办公室会务管理工作[J].办公室业务，2018（12）：103.

[2]胡新龙，周静.关于提升高校会务工作水平的思考[J].中国党政干部论坛,2013(4):104.