如何推进事业单位档案管理工作规范化及标准化

如何推进事业单位档案管理工作规范化及标准化

田凤华

河北省平泉市档案史志馆 河北省 067500

摘要：在高速发展的信息化背景之下，传统的档案管理方法已经不能顺应现代社会的发展，就目前情况而言，档案过多、过杂，难以操作，给工作增加了许多负担。为了让档案管理工作能够更好的展开，应当与时俱进，用科学的方法来管理档案，也可采用现代电子设备对档案进行更好的规整。本文对如何推进事业单位档案管理工作进行研究，希望可以起到一定的参考作用。

关键词：事业单位；档案管理；规范化；标准化

引言

档案管理工作是一项极其重要的工作。只有做好这项工作，才能为其他工作提供便捷。在二十一世纪这样一个高速化的时代之下，处处都采用高端人工智能，对于档案管理工作的要求也在不断提高，如果想要工作能够更加有序的进行，就必须规范化管理档案，只有在这个方面做出改革才能推动事业单位的发展。

1事业单位档案管理工作简述

1.1档案管理工作的重要性

档案管理工作一般有两个较为重要的作用，其中一个作用是可以作为考察的依据，因为档案的记录更加客观，是真凭实据，更容易让人信服。另一个作用是可以作为事件的参考，因为档案往往是记录下真实发生的事件，是真实存在的，档案中往往还存在一些所发生事件的依据，如签名、手稿、照片等。这些都属于重要依据，当发生某些事情时，它们全都是重要的参考物。

1.2档案管理工作的现状

1.2.1对于档案管理工作不够重视。

目前有很多事业单位意识不到这项工作的重要性，甚至忽略这项工作，但为了能够全面发挥出档案管理的作用，必须正确认识档案管理，逐步改变这种不被重视的现状，不断完善自身才能改变人们对于档案管理工作的刻板印象。部分从业者也不重视自己的工作，这种现象急需整改，只有重视这项工作才能做的更好。

1.2.2没有严格的规章制度。

尽管有的事业单位能够顺利的完成档案管理工作，但往往不对其进行分类，也不按照规章制度来进行整理，这类现象常常发生，也就导致了档案混乱的问题常常出现。应当完善相关规章制度，确保工作能够有序的展开。有的单位自行销毁文件，也有的单位不展开档案鉴定工作，这些都属于相关法律知识的缺失，应当主动组织他们学习相关法律知识，避免存在法律知识盲点，铸成大错。

1.2.3资源开发利用意识薄弱。

大部分档案管理者认为，只要收纳、管理好档案，就已经将本职工作做好，甚至片面的认为，只要档案不丢失，不缺损即可。哪怕档案室环境极其简陋也不在意，甚至觉得档案室和杂物室可以媲美，有些档案室中堆满杂物，满是灰尘，极其不被重视，其实那些档案都大有用处，但往往却被忽略，这个问题必须重视，正确认识档案的作用，才能将资源开发利用。正是这一意识的缺失才导致档案室沦为杂物室，正确看待档案室，真正利用起那些资源，才能真正做到“物尽其用”。

1.2.4档案管理者素质低且流动性大。

档案管理工作中对档案管理者的专业素质要求很高，专业素质可以直接决定工作效率。但有一部分事业单位往往会粗心的忽略档案管理者的专业素质，再加上这一工作的流动性大，常常调换人选，再加上工作者的专业力不强，素质也不高，无形中加大了完成工作的难度。

1.2.5数字化建设过于缓慢。

随着新时代的来临，一切都有所改变，人工智能早已随处可见。但事业单位档案管理却显得格格不入，从当前状况来看，事业单位档案管理工作属于停滞不前的状态，由于管理的不到位、规章制度不够完善导致整体没有跟上时代，仍旧采用老旧的传统管理方式，没有实现数字化，即使有少部分实现数字化，但从整体上看，还是属于落后状态。

2完善档案管理工作的对策

2.1加大宣传力度

为了档案管理工作能够顺利的开展，务必将规范档案管理工作融入管理者的日常生活中，这样才能全面的发展。对于部分档案管理工作较为落后的事业单位，更应该加大宣传力度。甚至有的事业单位自身都不了解这项工作，宣传对象也不单指档案管理工作者，在事业单位中工作的全体员工都应该积极配合多了解这方面的知识，团结一致，积极配合，争取早日解决这一问题，实现档案工作规范化。

2.2建立档案立卷归档标准

调查显示，大部分事业单位在档案立卷归档方面不够严谨，基本不符合标准。这就是档案管理工作不规范的主要问题所在，所有档案都必须要求健全归卷，保证它能够发挥出最大的价值。应当明确归档的重点所在，对各类文件进行详细的区分，避免出现信息多、杂、乱的现象。掌握档案的时效性，在完成相关工作任务之后，才能对档案进行归档，必须规范操作，不能马虎大意，保证规范性，这些对材料日后的价值都有着重大影响。装订、保存、收纳这些步骤同样重要，每一步都不能出现任何小差错。保证立卷归档能够规范标准。

2.3完善档案管理的相关制度

无论是任何事情，只要有了一个良好的制度，就是一个好的开端，任何事情都需要有制度来牵制着，同样，事业单位的档案管理工作更加离不开制度。只有及时调整管理制度，应对突发状况，才能让事情完成的更加出色。所以，规章制度应当细节化，最好能落实到每个人身上，安排专门的监督人员，对每一个环节都进行仔细的监督。事业单位也可以内部进行协商，共同制定出一个适合自己的规章制度，使得每个人都有明确的任务，各个人员都能够积极配合，共同推动档案管理工作的发展，使得它在一点一滴中不断完善，直至做到最好。

2.4提高工作人员素质

不论是什么单位，档案管理一直都是十分重要的工作，需要工作者严格把关。在选拔人才时，就应该着力看中员工专业素质，只选择优秀的人才。毕竟，在档案管理工作中专业素质也是非常重要的一点，会对工作产生不小的影响，还是应该给予重视，在选拔人才时就应当格外重视应聘者的专业素质是否达标。随着规章制度的不断完善，挑选合适的人才这项工作也越来越重要。选择好的人才，才能拥有良好的专业素质，才可以实现档案管理的改进，甚至还进行创新。不论处于什么样的职位，都应当做好自己的本职工作，严格认真的完成自己的工作。

2.5实现档案管理数字化

档案管理有了数字化的管理，可以节约大量人力，同时也减轻了工作负担，数字化的管理不仅提高了可靠性，还提供了大量的储存空间，在无形之中扩展了储存容量。当储存容量不受限制时，再也不会出现档案管理室像杂物室这样的情况。计算机系统可以高速运转，储存住一切数据，提供了很多便捷。但单单只运用计算机是不够的，还需要建立起相关的工程体系，更好的进行档案录入和档案分类，这样也可以更便捷的查询档案，提高了工作效率节省了工作时间。但也要经常对计算机中的文件进行备份，防止电脑中毒或者意外死机的情况发生，导致重要的文件无法找回，造成不必要的损失。备份文件就不用担心此类事件发生，也可以更好的保护重要数据。

3结语

想要改变档案管理工作的现状，就一定要做出改变来解决问题，就必须规范化档案管理工作，对档案管理工作也需要重视起来。工作中存在的问题也需要及时解决，以此来推动事业单位档案管理工作，使得它更加规范化。档案管理工作也需要事业单位的全体员工积极配合，只要所有人都团结一致，就能找到解决问题的方法。总的来说，只要加大对档案管理工作的宣传力度、建立好档案立卷归档的标准、设立好相关的规章制度、严格把控相关工作人员的素质，那么档案管理工作中存在的问题一定能被很快解决。

参考文献：

[1]王云.浅议如何推进事业单位档案管理工作规范化标准化[f]西部资源,2018,(1):63-65.

[2]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[f].中国管理信息化，2018,19(15):174-176.