人力资源管理中对人事档案利用的思考

人力资源管理中对人事档案利用的思考

田悦

内蒙古华伊卓资热电有限公司

摘要：人事档案的作用与价值主要体现在两方面，一是人事档案详细记录了个人多方面的信息，组织可以通过人事档案了解工作人员的个人经历以及相关信息，进而对工作人员的能力、品德等有基本的了解，便于合理安排工作岗位，做到人尽其才，最大限度挖掘人力资源的价值；二是个人转岗、离职以及退休等需要以人事档案作为凭证，与个人切身利益息息相关。本文对人力资源管理中对人事档案利用的思考进行分析,以供参考.

关键词：人力资源;人事档案;利用思考

引言

人事档案是我国特色人事管理制度下的产物，其主要是记录个人经历、品德作风以及政治面貌等，具有凭证、参考以及依据三重功能。对于个人而言，人事档案记录了自己的身份、学历、工作经历等多方面信息，是有效的凭证；对于组织而言，人事档案是岗位调动、升职的重要参考；对于人事部门而言，这是决定工资待遇、劳动保障等的重要依据。现阶段，随着社会发展，传统的人事档案管理制度以及模式已经难以适应当前的现实需求，难以使人事档案的作用得到充分的发挥，因此，必须要创新人事档案管理制度与模式，从而在妥善保管人事档案的基础上，最大限度发挥人事档案的作用。

1人事档案管理工作的现状

当前，很多单位人事档案的管理观念、管理模式相对落后，仍以简单机械的方式为主。人事档案管理人员电子信息化意识相对薄弱，业务开展未与时俱进。导致人事档案管理水平仍处于传统和纸质管理水平阶段。这既费人力，又费时间，而且容易出现误差。这些情况直接制约着现代单位人事档案信息化水平的提升。

2创新人事档案管理制度与模式的意义

同西方发达国家相比，我国针对人事档案管理的制度及相关探究起步较晚，由于诸多客观因素的影响，我国的人事档案管理工作在发展的过程中面临着较多的问题。例如，在提供个人资料时，一些人的工作经验和个人学历等内容不够真实，影响了企业对优秀人才的任用选拔，出现的这些问题影响了人事档案管理的发展。因此，只有进行人事档案管理制度与模式的创新才能避免这些问题。通过对人事档案管理制度与模式现状进行分析不难发现，大多数企事业单位在管理过程中应用的管理制度和模式难以适应新形势的需要，在当前社会背景下已经难以发挥其应有的作用，无法满足企业发展的需要。因此，创新人事档案管理制度和模式，有利于提高企事业单位的核心竞争力，选拔出优秀的人才助力企事业单位发展，也有利于规范我国的人才市场竞争，优秀的人才能够在工作岗位上更好的发挥自身的价值，以高素质的人才推动社会的进步，符合当前知识经济时代的发展特征.

3人事档案管理制度与模式创新的基本原则

要在妥善保管人事档案的基础上充分发挥人事档案的价值与作用，必须要创新人事档案管理制度，建立符合当前人才流动以及各方面需求的人事档案管理机制，此机制不仅要对当下的人才流动做出回应，同时也要顺应今后的发展趋势。具体而言，需要遵循以下几项基本原则，一是人事档案管理要以服务为基本职能，这就人事档案必须要完整记录当事人的所有信息，若个人学习、工作发生变动，要及时补充档案资料，从而使人事档案具备实际使用价值，可以服务于现实需求；二是人事档案必须要确保真实性，人事档案中记录的内容需要详实、具体、全面，可以真实反映当事人的个人经历、精神面貌，以便为用人单位提供准确的参考；三是人事档案管理要标准化、规范化，由于当下人才流动性不断增强，为了便于人事档案流动，必须要实现人事档案的标准化，包括内容、格式等要有统一的规范要求，以增强人事档案的流动性。

4人事档案管理的目的及利用方式探讨

人力资源配置文件管理旨在高效地使用归档文件过程中遵循相应的流程和程序，并确保人力资源配置文件的相关内容更好地与人才本身和业务单位相匹配。建立人力资源管理系统，可为档案管理活动提供具体的监管制度，并确保人力资源管理人员遵守规则。使用人员配置文件的方法有多种。首先，您可以设置一个人力资源阅览室，以监控各个阶段的人力资源开发，并将人力资源分配给业务单位。第二，个人资料是外部提供的。例如，管理局负责人需要时必须借用人员配置文件。借用人事档案时还需要相应的证明材料。还需要相应的程序来维护人员档案的完整性和安全性。

5人力资源管理中对人事档案的利用

5.1寻找和发现对象

相关人才管理部门，如政府部门的人才局、人力资源管理服务部门、用人单位等均可以通过查阅相关人员的人事档案，来了解和发现拟使用的对象，挑选有利于本单位发展和队伍建设的人才。尤其在现代大数据时代，随着人事档案数字化工作的逐步推进，相关部门通过数据筛选和查阅人事档案来选择和发现人才，将极大地降低招聘选用人才的风险和成本。

5.2监督和管理人才

近年来时有人事档案造假的报道，这些事件既是对社会公平正义的损害，也是对人力资源管理工作的挑战，但也说明了人事档案在人力资源管理中的重要性。工作人员在其生活经历和工作经历中，所有的行为都将收录入人事档案，而在其人生的重要环节，如求职、升职和工作流动中，人事档案都将是其重要的评价依据。定期按规定对聘任使用人员人事档案的审核审查，既是对聘任使用人员的监督管理，也是对人力资源管理工作的自查自纠，可以有效地净化人才市场，也有利于人力资源管理工作的良性发展。

6人力资源管理中对人事档案利用的改进和管理

6.1人事档案本身真实性、客观性和权威性的保证

近年不断爆出有人利用他人人事档案求学、就业的新闻，也有的人通过学历、经历造假等手段，利用假的人事档案谋取不当利益。这些极大地损害了人事档案的公信力，使人事档案的权威性受到质疑。影响了人力资源管理对人事档案主动利用的意愿，也为假档案的存在提供了存在和造假的空间。要杜绝这些现象，必须对人事档案在全国范围内进行彻底的清查核实，去伪存真，还人事档案本身应具有的客观性和真实性的本来属性。

6.2实现人事档案信息在保密的前提下互通共享

大数据、物联网时代的基本特征就是各种数据互通共享。现在异地医保结算已经在一些地方运行，银行信息、住房信息等也已经在一定范围内实现了互通共享。这说明，相关数据的互通共享在技术上已经有了一定支撑，在实际生活和工作中也有需求。如果人事档案信息收集中增加银行信息、社保信息、医保信息、住房信息和诚信信息后，能实现在保密的前提下，一定范围和要求内互通共享，将极大地提高人力资源管理的效率，并降低成本。

结束语

综上所述，现阶段随着人事档案管理中存在的问题不断凸显，已经严重影响了人事档案的利用价值，因此，必须要积极转变思想观念，并落实于行动，重点解决当下存在的问题，保障人事档案的公信力，充分发挥其作用。

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