企业办公室综合事务管理现状及改进研究

企业办公室综合事务管理现状及改进研究

贺靖杰

中交一公局第二工程有限公司 江苏省 苏州市 215000

摘要：为了提升办公室综合事务管理的水平，本文主要对企业办公室综合事务管理现状及改进方式进行研究。本文分析了企业办公室综合事务管理的作用和现状，并提出了改进措施，如，制定有效的管理制度、提升管理者能力和员工的交际能力、强化思想政治教育等，希望可以为有关人员提供参考。

关键词：企业办公室；综合事务管理；现状；改进策略

办公室是企业职能部门中的重要组成部分，属于综合性事务管理部门。高效的综合事务管理，不仅能够提高部门的工作效率，且由于其在公司职能部门中“承上启下”的特殊地位，更能够发挥其优秀的沟通与协调作用，从而促进企业的良性发展。办公室综合事务管理除了包含内部工作管理之外，还包括其他部门的相关事务。为了提升综合事务管理的效率和质量，就需要和其他部门做好协调工作。办公室工作人员应该提高对自己的要求，提升政治素养以及服务意识，结合企业的具体情况，为企业的健康发展贡献自己的力量。

1、企业办公室综合事务管理的作用

现阶段存在企业发展与各部门职能相互分离的情况，办公室是综合性服务部门，具有重要的作用，除了要帮助领导将工作和会议精神传达给相关部门之外，还需要掌握内部所有部门的需求，促进各部门间的交流，整理企业的相关文件，做好相关的管理工作。

1.1承上启下的通知作用

综合事务管理可以促进企业管理层和基层职工的沟通和联系。管理层做出的所有决策、布置的各项任务，都需要经过办公室传达，帮助管理层整体控制企业的情况。

1.2下情上传的沟通作用

员工或部门领导要向管理层传达想法，必须通过综合办公室来实现，办公室需要将相关的想法和意见整理起来，汇总之后统一交给管理层。这样就能够确保企业管理的顺畅，方便管理层及时的掌握企业内部情况。除此之外，办公室还要掌握基层情况，将相关的有价值信息整理起来，方便管理层结合企业的情况，制定有针对性的方案。

1.3促进部门之间的联系

办公室除了需要掌握不同部门内工作状况以及需求，还要掌握部门间不同的工作内容以及进度，帮助管理层提供依据，进而有针对性的进行管理及安排。因此，办公室要发挥出参谋助手作用，基于综合事务管理，综合了解企业发展情况，积极的和管理层交流，给企业的重要事件处理奠定良好的基础，提升处理的效果^[1]。

2、企业办公室综合事务管理现状

2.1办公人员工作热情较低

办公室是企业中的重要管理部门，办公人员会直接影响到各项工作的开展，所以，要想做好办公室工作，就需要积极的沟通。现阶段办公室中一些人员没有主动服务的意识，部分人员对办公室工作缺乏正确的认知，没有意识到其重要意义，人员在工作中的态度不端正，存在违反规定的行为，这些都和其缺乏工作积极性有关。所以，办公室在选拔人员之前，应该先实施人格测试分析，结合人员的性格，选择沟通能力强、灵活的人员留在办公室，将其他职工合理的安排到对应的岗位上，只有提升办公室人员的工作热情，才能更好的发挥出办公室工作的作用，提升企业的凝聚力。

2.2部分办公部门规范性不足

办公室属于一个集体，部分办公室并未全面的落实相关的规章制度，存在职能权限模糊、目标性较弱的问题，并未给所有人员合理地划分任务，使得出现分配不科学、工作处理不合理等问题，这些都是因为没有健全、规范的管理体系导致的。规范化是管理的基础，需要结合办公室的人员以及任务情况，合理的制定规章制度，明确划分人员的工作任务和目标，更好的发挥出管理体系的作用。

2.3办公室人员业务素质水平较低

办公室人员是落实办公室各项工作的主体，其素质水平以及业务能力关系到工作开展的效率和效果，所以，这就要求企业要提高对人才选拔的要求，促进办公室综合管理效果的提升。但是实际情况是，一些人员的专业知识有限，对于基本的工作操作不够熟练，基本技能还需要进一步提升；还有一些人员不能及时有效的完成每天的工作任务，限制了办公效率，给后续工作的开展带去了消极影响；在长时间在固定工作模式下，一些员工存在严重的思维定式，在工作中的创新性不足，缺乏创新的氛围，限制了管理的效果。

3、企业办公室综合事务管理改进措施

3.1提高办公室人员的综合能力

办公室人员的水平关系到工作的开展，因此，要想提升办公室综合事务管理的水平，就需要先提升人员的素质水平。企业应该提高对办公室人员的招聘标准，应聘人才不仅需要在教育程度上符合要求，还需要具备较强的技能，可提前开展职业前的考核，不能只依靠面试成绩取人。对于新录用的职工，可以合理的设置试用期，在这期间对人员的业务以及技能进行考核，最终留下通过考核的人才，为办公室工作的高效落实奠定基础。除此之外，针对不同的人员，需要了解其个性以及特长，有针对性的给人员安排岗位，让其在适合自己的岗位上发挥自身的价值

^[2]。最后，加强人员的业务学习，不断的提升其专业技能水平，提高职业素养，为不同部门工作以及领导决策层意图的开展提供服务。办公室人员应该解放思想，及时了解市场趋势以及企业的发展情况，参考创新思维模式，改变以往的理念，同时树立正确的工作态度，认真的完成各个阶段的任务，促进办公室工作的高效开展。

3.2制定有效的办公室综合事务管理制度

第一，清楚说明办公室职能地位。作为企业中的核心部门，应该坚持强化工作职能。在制定管理制度时，应该做到科学、合理、规范，体现出人性化的方面。综合管理体系的构建，要立足于整个企业工作流程，提供全面的服务，发挥出在不同部门间分工协调中的纽带作用。只有具备有效的管理制度，才能促进综合事务管理工作的有序开展，所以，在综合事务管理中，应该合理地进行协调，符合权威性、周密性、原则性以及规范性要求。另外，平日工作应该明确规范，制定合理的奖惩制度，科学地给人员安排工作任务，促进（督促）所有人员的职责落实，对工作流程进行简化，提升工作的效率，还要确保工作制度的全面性和系统性，发挥出考核的效果，让企业具备规范、有效的管理制度，提升企业的管理效果和经济效益。

3.3注重办公室人员的思想政治教育

虽然企业平日的工作很重要，但是还要重视对办公室人员实行思想政治教育，调动工作热情，引导其树立正确的工作态度。管理人员除了要重视员工的业绩之外，还要注意其心理情况，正确的引导员工的态度。企业可在平日的培训活动中渗透思想政治教育方面的知识，每个月安排课程信息，让人员通过写心得体会以及论文报告等形式，提升教育的效果。最后，强化企业文化建设工作，提升人员的工作热情，营造良好的工作环境以及氛围。

3.4提高管理者的能力和交际能力

管理者的能力情况关系到团队的整体发展，因此，企业除了要关注职工个人素养，还需要发挥出领导的作用。部分领导的脾气比较急躁，办事能力无法获得职工的认可，上下级之间的差距很大，存在严重的等级观念，办公室领导若是不能和员工平等相处，就会限制部门的运作，影响到工作的效率和质量，不利于企业的发展。管理者需要具备交际能力，注重人员的心理变化情况，如果其出现心理问题，领导就要提供帮助，让人员体会到领导的关心，调动其工作热情，提升其凝聚力和归属感，体现出人文关怀。可以看到，出色的语言沟通能力和业务能力是管理者必须具备的职业素质，日常应该注重小事，主动地关心职工，让员工体会到公司集体的关爱，更加积极主动地投入到自身的工作中，从而促进综合事务管理效果的提升。

结语：

综上所述，办公室综合事务的管理效果，不仅关系到所有员工的利益，也能够体现出企业的总体形象。所以，企业应该提升对办公室综合事务管理工作的重视程度，分析当前工作中存在的问题，并采取有效的措施进行解决，加强部门职能，促进企业的进一步发展。

参考文献：

[1]陈传礼.企业办公室综合事务管理现状及改进措施[J].产业创新研究,2019(02):89-90.

[2]刘芬.加强办公室综合事务管理的策略分析[J].现代国企研究,2018(18):137.