加强企业档案信息化管理平台建设

加强企业档案信息化管理平台建设

王瑶

长春中车轨道车辆有限公司 吉林省长春市 130000

摘要：现如今，我国是21世纪快速发展的新时期，企业发展十分迅速，企业档案信息化平台作为信息化建设的重要手段和内容之一，也是实现企业档案信息化管理的一项基础性条件。加快推动企业档案信息化管理平台建设，是适应信息化时代企业档案管理的必要举措，对提升企业档案管理能力和水平具有积极的现实意义。本文针对企业档案信息化管理平台建设面临的障碍，以及平台建设的内容，提出了具体的建设对策措施，有一定的参考借鉴价值。

关键词：企业档案；档案信息化；平台建设

引言

随着社会的高速发展和高科技数字化的普及，大数据也渐渐的被运用于生活的点点滴滴中去，在这个大数据的时代，企业的信息化管理安全同样面临着多种多样的威胁，为了保障在大数据时代企业信息化管理的安全，本文就多个方面进行分析，研究出威胁企业安全的因素，以及解决的办法。大数据时代的企业更加丰富，对于对用户来说也更加便捷，可以通过快速简单的方法来获得自己想知道的信息，对于企业的本身来说，大数据时代的信息储存、收集和分类也更方便快捷，企业也应好好利用大数据的优点，来促进企业达到一个新的高度。下面我将从不同的方面进行分析研究。

1概述

国有企业档案信息化建设，是指国有企业利用现代信息化技术，对纸质、照片、声像等档案资料进行信息化处理，并将其中的档案信息内容进行采集、归档，转化成二次文献信息，最终实现国有企业档案的信息网络化利用。国有企业档案信息化建设，需要借助物联网、互联网等信息技术，在信息网络平台上将企业生产、经营、管理等环节所产生的具有保存价值的文件资料，通过信息网络技术实现档案信息资源共享，强化信息交流，在互联网信息平台中实现档案信息资源的合理优化配置。因此，国有企业档案作为企业生产、经营、管理过程中产生的重要信息资源，做好国有企业档案信息化建设和管理，对进一步提升企业现代化管理水平，完善现代企业制度，增强国有企业市场竞争力等，有着不可替代的重要作用。

2加强企业档案信息化管理平台建设

2.1培养档案管理人才

在档案的开发与利用过程中要将信息技术、大数据等先进技术利用其中，才能够提升企业档案信息化管理水平，强化企业档案资源的作用与价值。因此，企业要做好现代化档案管理人才的培养，组织开展专业培训，确保档案管理人员有能力对海量的档案信息进行管理，并灵活利用各种信息技术。此外，还要通过专业技能培训、理论知识探讨讲座等方式组织档案管理人员进行专题培训，提升对档案资源的开发与利用水平。与此同时，要严格把关档案岗位人员招聘，可以尝试与高校建立人才培养合作关系，对口开展人才定制培养。

2.2加强档案管理升级，引入全新管理理念

企业档案管理需要在管理理念上不断创新，实现管理思想、管理机制的进步，这对于企业档案管理的质量和效益来说是至关重要的。国有企业可以结合企业档案管理的实际需要，在档案管理工作中推行如下一些理念，并促进档案管理机制作出相应的调整和优化：一是要推行精细管理。档案管理工作是一项非常精细的工作，需要档案管理人员精益求精，不能容忍一丝一毫的差错。企业要从制度细化、责任细化等角度将档案管理工作的每一个流程都进行精细化改造，使之满足档案管理精细化的目标要求，从而实现任务分解、目标分解、责任分解，可以推动档案管理工作做精做细做扎实。企业档案管理有六大流程，分别是收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，企业应结合档案管理的实际需求对这六大流程进行精细化设计，制定更为精细的具体流程。在精细化管理实践中，还要积极推行表格化、清单化、信息化、责任化的管理机制，将流程、岗位、责任三者高度统一起来。二是要推行风险管理。企业经营管理中的某些风险是由于档案管理工作不到位所导致的。同时，如果将档案管理工作做到位，则可以有效地防范企业经营管理中的很多风险，如政策风险、商业风险、法律风险等。国有企业应从风险防控的视角对现有的档案管理工作机制进行优化完善，围绕风险预警、风险识别等做好档案管理工作。

2.3构建档案信息化管理系统

企业档案信息化管理平台建设，其核心内容是要搭建企业档案数据库系统，并将企业档案数据库系统与OA办公系统、PLM系统，以及管理系统相对接，将企业档案收集、整理、鉴定等各个环节纳入计算机信息管理系统。应利用档案管理系统对企业档案信息进行管理、维护及备份，最终实现企业档案数据处理、业务流程管理和检索查阅利用平台集成化管理。

2.4突出信息化档案资源利用

国有企业档案信息化建设的最终目的之一是要依托信息化技术，不断提升国有企业档案资源的综合利用，满足企业发展的现实需要。一方面，要加强国有企业档案目录数据库建设，结合国有企业档案管理实际工作需要，开发出符合国有企业档案管理的标准化应用系统，加快档案目录录入，为企业档案资源利用提供可靠保障。此外，要根据国有企业档案内部不同部门、不同人员以及不同岗位职责，设置相应的档案查询权限，便于档案信息资源的查询、检索、下载、利用和在线阅读等等，发挥国有企业档案信息化利用价值，为国有企业发展壮大提供宝贵信息支撑。

2.5优化系统内容设计

企业档案信息化平台系统架构应包括收发文管理、归档管理、统计查询和档案借阅、系统管理模块等组成；安全系统设计包括应用系统日志、数据备份与恢复，采用SSL协议加强外部访问数据加密处理；利用Webservice技术构造文件自动分类归档引擎，实现企业档案文件自动导入档案管理系统及归档管理。

2.6健全信息化档案资源体系

国有企业要在存量和增量两个方面不断丰富企业信息化档案资源内容，健全企业信息化档案资源体系结构。一方面，利用第三方专业技术和设备，加快馆藏纸质档案、声像档案等数字化信息采集，做好国有企业存量档案信息化。另一方面，要切实做好增量档案信息化工作。按照档案信息化建设的规范、标准和要求，从国有企业档案资料的信息化收集、鉴定、整理、编目、归档等，严格按照信息化标准规范进行全程信息化管理。

结语

信息时代的到来，各种信息技术所带来的档案资源无论是内容还是形式都变得更加多样化，如果在档案的开发与利用上没有针对性地采用相应措施，那么将很难取得应有的效果。因此需要企业大胆创新改革档案管理方式，主动挖掘档案信息化资源的潜在价值，在做好基础档案管理工作的基础上进一步完善档案资源服务工作，提高档案资源利用率，为企业创造更大的价值。

参考文献

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