工矿企业工资档案管理信息系统的设计研究

工矿企业工资档案管理信息系统的设计研究

张翀

庆南工矿服务公司红岗工矿分公司 163000

摘要：本篇文章重点论述了在工矿公司内部工资档案系统设计时存在的不良问题，并提出了新型的公司档案管理系统设计的方案，及相关的措施，着重在本篇文章中，介绍了该系统内部的功能构成。

关键词:工资档案；信息系统；管理模块

引言：

工矿企业内部职工工资档案信息系统是对职工的个人档案信息和公司信息记录保存在系统内部，也会存储在职的技术人员、管理人员、后勤人员及退休相关人员的薪酬工资基本信息，还会保留员工的学历、职务、职称等变动历史资料信息。有一些工矿企业和职工的工资档案系统在DOS系统内开发出来，有些软件界面不好操作，比较麻烦，为了减轻工作的压力负担，提高工作效率，需要对现有的系统进行深度的开发。

一、中小企业工资档案关系系统的需求分析

（一）系统技术性能需求

中小公司工资档案系统在技术上要展现出通用性和依赖性及可控制性，同时要具备更强管理性特征，进而才可以使系统可以为工矿企业生产经营提供保障，使系统能够用于员工工资管理中。工矿企业内部工资系统设计，要结合于企业员工工资档案管理的要求，以设计出人性化的界面，界面也要更加简单明了，保证系统应用更加顺利，同时要增强系统内稳定性及数据应用的完整性，进而帮助公司在系统损坏时，依然可以恢复员工的档案资料信息。建议工矿企业内部工资档案管理工作是多样化的，在系统内部，还要增加系统的扩容性，以便于公司在扩充业务时，也能够便捷地管理员工工资档案信息。

（二）安全性需求

保护好数据安全，可以防止病毒入侵到系统内部，以避免一些外部不法分子入侵系统，窃取企业的核心机密信息。工矿企业内部工资档案系统设计，要做好公司日常的监管，构建服务器系统，来提高系统的安全性。

（三）用户界面设计需求

用户界面设计要能够体现出系统内部更好的运营优势，以确保界面的设计风格简约、美观、友好，而且界面功能设计要更加方便，浏览系统内部信息，也能够体现出系统的界面导航。在页面上，要显示出数据管理重点内容，统一系统风格，保证显示的信息更加自然明了，同时也增减模块，便于员工工资的管理。

二、系统的基本功能

工矿公司内的员工工资档案资料，系统应该具备数据收集功能查询功能，统计功能生成报表的功能和维护功能、数据收集功能，主要是全面搜集在职员工和离退休员工的基本数据信息，如员工的姓名、年龄、学历、职务等相关信息查询功能。一方面要按照常用的条件来快速检索，另一方面在特殊的状况下由用户去认定。定制查询条件，实时随机的查询、统计信息，生成报表功能。根据工资变动状况，在一定的时间段内要按照发放工资类型来进行统计，以便能够掌握企业的工资发放情况，当职工的工资因为职务职称变动，系统也能够随时去生产审批表，数据维护功能。结合员工的岗位工作变动状况如员工的退休岗位调出等工作，要在系统内部也随时作出处理。此外，还要按时对现有数据进行合规化的整理。

三、系统软件开发分析

员工工资档案管理系统划分为多个部分，分别为收集在职及退休职工的基本工资信息，及员工工资变动的相关信息。掌握数据查询、随机查询的功能，及具备数据统计，定制审批报表的信息，及数据维护和数据清理。在计算机软件上，来对员工工资打卡信息做出合规管理，使得员工能够摆脱过去繁琐的手工式计算工作，在数据库内，数据维护工作比较便捷，而且档案更新更加及时，可以全面反映出员工工资支出状况^[1]。

四、系统的构成

（一）系统模块的构成

在公司档案系统内，要设计数据搜集、查询、统计、报表生成、打印维护等多个模块，在收集模块会记录公司各个员工的基本信息和员工薪酬工资变动状况，并且软件就会自动测算出员工工资。查询模块也是系统的主要特征之一，结合用户的自己工作需要，来任意组合条件，去快速查询，需要数据在统计模块会根据公司内员工工资发放的状况来分析。在报表生成和打印模块中，生产报表会自动反映给上级的主管部门，让主管部门审核单位员工工资变动，在档案库中，调取信息，自动会日常审批报表之后，再将此报表都流转至年终审核报表里，并打印出来，作为打资料来保管。

系统维护模块为了避免外界不法分子入侵或者病毒侵袭而造成系统出现崩溃，很多的数据信息都会以硬盘磁盘的方式来保存，这样能够便于及时的数据恢复。

人事信息中员工管理、奖惩、考核信息，同时包含了录取员工信息、员工信息的维护。在公司账目管理方面，有员工加班信息、保险维护信息，计时工资、计件工资，员工级别和技能工资信息。公司可以增加新级别及删除等相关的软件操作技能，公司方面可以添加新技能、级别的编辑相关操作，加班信息的功能模块包含了修改添加和删除等相关的功能。系统管理可以执行部门性管理，技术信息的管理及套账的维护。在公司系统内可以设定工资栏目，来设计员工的提成，及时奖惩等多种操作模块，人事统计图可以用多种方式来展现，要使设计可以打印出工资条及统计报表，最重要是系统内部配置模块，也要简单特征，来便于用户的维护和安装

^[2]。

（二）数据库设计

管理信息系统主要是提供数据搜集、存储加工，在软件内部数据库中，存储信息会使用数据表、数据库的方式，来存储在数据库内部。有大量的文件资料，每个库中都会有许多的表，每个表中有大量字段和字段不同名字类型宽度等相关的明目。在给公司内部员工设计数据库时，设计数据表来记录在职员工的学历、职称、工资等相关信息，给退休人员设计数据库，并利用数据表，记录这些退休人员的基本状况和历史档案资料。

（三）输入输出设计

在输入数据和搜集数据时，都会耗费工作人员大量时间、精力，收集数据也会出现差错，为了避免出现些错误数据录入到系统内部，需要工作人员采取必要的处理措施。例如，在录入初值的数据信息时，使用初值录入方法，让工作人员减少直接选择，做出较少的修改量，菜单的选择录入往往是使用常规型的字段，如性别、学历、职称，并且设计必要的代码，采用下拉式的窗口，让公众选择减少键盘中的汉字输入量，输入数据的校验，当用户输入数据有错误，该系统就会自动显示，并且也可以给出正确输入，进而保证输入信息录入，更加精准，使所有录入都可以进行有效控制，用户可一次性的输入所有信息，数据也可以实现分批式数据修改，减少数据修改量。

（四）系统安全设计

在系统内部，员工工资的档案工资信息不能够随意被篡改或者删除，要给系统安装安全防火墙，通过设置安全管理权限方法，在系统维护模块，要设计分级用户访问权限，通过各级的密码来识别用户，以限定用户的权限，进而去达到保障系统安全的目的。

五、结束语

使用公司工资档案信息系统，给员工介绍大量工作量，减轻了员工录入信息工作，而且系统可以自动化处理数据，存入数据，并生成数据报表。信息化系统给工矿企业带来更多的便捷，提高了工作的管理效率。

参考文献：

[1]祖为明.S公司人力资源信息管理系统优化研究[D].云南大学,2019.

[2]远征.有效提升档案管理人员素质是推进档案管理科学化的基础[J].百科论坛电子杂志,2019,000(013):713-714.

作者简介：张翀，性别：女，民族：汉，籍贯：黑龙江省哈尔滨市，出生年月：19870110，文化程度：本科，现有职称：助理工程师，研究方向：信息.