会计电算化条件下事业单位会计档案管理思考分析

会计电算化条件下事业单位会计档案管理思考分析

马育青

山东省菏泽市成武县财政事业发展中心 274200

摘要：随着计算机技术不断发展，事业单位中会计行业也将计算机网络技术应用在日常工作之中。事业单位实施会计管理工作的主要形式是会计电算化，基于此产生电算化的会计档案。本文从会计电算化档案的特点以及事业单位电算化会计档案管理中存在的问题出发，并提出具体解决措施，希望对事业单位会计档案管理有所帮助。

关键词：事业单位；会计档案管理；会计电算化

在信息技术迅速发展的今天，会计电算化广泛应用于各个领域，取代了传统会计档案管理模式。然而事业单位规模逐渐扩大，为会计档案管理带来新的挑战。因此，只有事业单位领导人员充分认识到会计电算化档案管理的重要性，建立完善的管理体系，提高从业人员业务水平，才能使电算化条件下会计档案管理发挥出最大作用，从而为事业单位稳定持续发展奠定基础。

一、会计电算化档案的特点

（一）存储范围扩大

传统会计工作需要纯手工完成，从记账、出报表到账簿所有资料都要经过人工，这就导致其效率低下，失误率较高，不能够有效促进事业单位长期稳定发展。但是随着信息技术不断发展，会计电算化改变使财务人员工作方式得到改变，其由传统手工输入向计算机录入数据转变^[1]。因此财务人员工作量明显减少，只需将数据录入相关系统之中，并对财务报表进行制作、打印即可。除此之外，电算化条件下还可以对纸质会计档案进行整理打印。而我国事业单位能够健康稳定发展的根本在于会计档案管理范围大于传统会计档案管理范畴。

（二）需要提高存储安全性

会计档案资料需要通过计算机存储在特定储存器之中，从而使数据存储时间得到延长，并且资料不具有修复性与篡改性。当储存器受到黑客袭击或病毒入侵时，会计数据信息会损失严重，不仅如此，黑客还能够对财务数据进行篡改，从而使事业单位会计档案管理安全性降低。与此同时，储存资料的磁盘等介质对环境有相应要求，如果没有做好防潮、防火等工作，会计档案存储的安全性也会大打折扣。

（三）会计档案管理的条件更加严格

在会计电算化条件下，对财务资料查阅更加一目了然，从而使得财务人员工作效率得到有效提高。与传统会计档案管理工作相比，电算化会计档案管理优势更加显著，但是其局限性在于，只有在特定环境下才能对财务资料进行查阅，并且对数据存放的介质等也有更严苛要求。

二、事业单位电算化会计档案管理中存在的问题

（一）电算化条件下会计档案管理体系不够完善

在电算化条件下，事业单位会计档案管理工作任务量急剧增加，同时也更方面更改会计档案内容，这就导致会计档案被严重破坏^[2]。由于很多事业单位没有认识到此类问题的重要性，未能第一时间采取相应举措并制定完善的管理体系，从而导致会计档案缺乏相应的保护措施。

（二）相关人员没有认识到会计档案管理重要性

我国事业单位领导缺乏对会计档案管理重要性的认识，因此没有对电算化会计档案进行详细了解，同时也不具有相应的管理经验，这就导致只能够对纸质档案进行科学化、系统化的存储，从而忽略对电子档案备份，使会计档案中数据与信息丢失情况严重。不仅如此，由于我国电算化档案管理相较于发达国家起步较晚，因此没有形成科学、合理的管理体系，从而导致事业单位领导人员不重视电算化档案管理。与此同时，事业单位没有与时俱进对电子方案软件进行更新与升级，从而无法保证会计档案数据的完整性与安全性。

（三）相关人员技术水平有限

会计电算化条件下，从业人员不仅要录入相关资料，还需要对资料进行备份，并且对备份进行检查。但是一些从业人员技术水平有限，不会对会计档案进行高难度操作，因此，当存储器发生意外时，很有可能导致数据被破坏，甚至丢失。基于此，从业人员对电子档案管理产生排斥心理^[3]。除此之外，如果不对软件服务系统与软件版本进行有效保存，那么在软件升级后，不同版本之间会计数据不能进行调用，从而无法确保整个会计电算化系统运行流畅。

三、会计电算化条件下事业单位档案管理的具体策略与方法

（一）完善电算化条件下事业单位会计档案管理体系

完善电算化条件下事业单位会计档案管理体系，需要将电算化会计档案管理特点与《会计档案管理办法》中的相应条例进行结合，从而使整个会计档案管理体系更加科学化、系统化^[4]。基于此，事业单位会计档案管理水平会得到有效提高，从而促进其革新管理模式，从根源上解决传统会计档案管理质量和效率低下的问题。由于事业单位发展规模逐渐扩大，会计档案资料也越来越多，因此，建立完善的会计档案管理系统势在必行。在完善管理系统后，还要明确电算化会计档案从业人员的工作职责、档案分类方法以及保存方法。

（二）树立正确的会计电算化档案管理观念

电子会计凭证除在线传递外，还需要在事业单位部门与部门之间进行传递。在《会计档案管理办法》中，对电子会计凭证的获取与报销等作出了明确规定，包括具体环节实施等。当进行会计电算化档案管理时，需要及时升级档案存储系统，使电子会计档案得到充分利用。由于事业单位管理人员没有树立正确的电算化档案管理理念，致使在会计档案管理工作中没有形成明确目标。因此会计从业人员需要认识到会计电算化档案管理的重要性，并在工作中认真核对细节问题，确保事业单位财务账目清晰明了，从而使数据完整性得到保证，避免出现安全风险问题。不仅如此，事业单位管理人员还需要依据本单位实际情况与国家相关政策对会计档案管理制度进行完善，推进会计电算化档案管理工作顺利开展，进而为事业单位在健康稳定发展奠定基础

^[5]。

（三）加强对从业人员的培训

在电算化条件下，对财务从业人员的要求越来越高。由于事业单位工作逐渐细化，所以电算化会计档案管理人员也需要与时俱进，除对新型财务管理软件进行熟练操作外，还需要提高自身电算化系统的应用水准。事业单位可以开展定期培训活动，提高从业人员操作技能，还可以在培训后对从业人员进行考核，促使其综合素质不断提升。

（四）明确电算化会计档案管理标准

会计电算化管理首先需要明确工作中出现的各种问题，再寻找相应解决办法，进而完善会计档案管理体系，使其向着科学化、系统化方向发展。除此之外，还需要加大监管力度，对会计数据进行定期备份，并把备份数据存储到磁性介质之中，与此同时，从业人员需要及时记录相应工作流程^[6]。

结束语：总而言之，随着社会经济不断发展，事业单位规模越来越大，会计档案信息也逐渐增加。基于此，只有充分发挥电算化会计档案管理的优势，才能使事业单位会计档案管理水平得到提升，从而为事业单位长期稳定发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1]郑博文,朱可欣.会计电算化对传统会计工作的影响[J].现代商业,2019(18):161-162.

[2]王晓军.新形势下会计电算化存在的问题及对策探讨[J].中国集体经济,2019(20):151-152.

[3]刘燕华.我国会计电算化应用中存在的主要问题及对策[J].审计与理财,2020(07):34-35.

[4]林慧敏.会计电算化环境下的会计档案管理与应用探究[J].纳税,2020,14(25):135-136.

[5]韩若红.会计电算化环境下的会计档案管理与应用[J].黑龙江档案,2020(03):47-48.

[6]孙思远.试论会计电算化背景下财务档案管理的信息化建设[J].兰台内外,2020(10):7-8.