智能识别模式在电子发票会计核算中的应用

智能识别模式在电子发票会计核算中的应用

李志华 彭静 黄科

广东电网有限责任公司梅州供电局 广东省梅州市 514000

摘要：电子发票以其易开具、易传递、易保存等优势迅速在全国推广开来。但一直以来，受制于我国目前企业会计信息化发展的不平衡，电子发票的识别与核算不断困扰会计人员。如何促进电子发票的智能识别、核算和入账是会计信息化领域亟需解决的问题。

关键词：智能识别；电子发票；会计核算；应用

一、电子发票在会计核算中表现出的主要问题

（一）电子发票普遍仍以纸质形式入账，不利于发挥电子发票的信息化优势

由于会计人员受制于传统思维影响，仍习惯于传统纸质发票的入账流程，且普遍认为纸质发票更易于辨认发票数据，将电子发票打印成纸质版，仍然是会计人员首选的收取电子发票的形式。根据《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》（国家税务总局公告2015年第84号）规定，增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。因此，电子发票打印成纸质版作为原始凭证是符合相关法律规定的。但从电子发票的生命周期来看，电子发票在入账核算时又“回归”到纸质版，这不符合发票电子化的初衷，很难有效发挥电子发票的信息化优势。

（二）会计凭证配套工作更加复杂化

纸质发票模式下会计的归档工作主要依靠人工黏贴原始凭证和其他凭证。在全面实施电子发票后，企业会计核算还需要记账凭证电子化的有效配合。因此，企业会计人员进行会计核算之前首先要开展电子发票的打印等配套工作，一定程度上也增加了其工作内容，会计凭证配套工作更加复杂化。

（三）电子发票存在重复报销的可能性，增加了会计入账核算的复杂度

电子发票在提交报销入账之后，仍然可以保存在经办人员电脑、手机或邮箱中，很可能存在将已报销入账的电子发票再次提交报销入账的情况。如果会计审核把关不严，不仅会造成会计账务数据的错误，而且会引起国家税收的损失。在实务中，会计人员大多采用建立电子发票备查簿的方式解决重复入账问题。但电子发票备查簿的方式无疑又增加了会计人员的工作量，而且容易出错、不易维护。

二、智能识别模式在电子发票会计核算中的应用

（一）发票二维码技术的应用

扫描主要是通过无线电波、电子束等按一定次序快速移动在屏幕上显示出图形或画面。二维条码/二维码是在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形中按照一定的规律用某种特定几何图形记录数据符号信息，二维码技术能够表示更多的数据类型，是近年来移动设备上超流行的一种编码方式。“0”、“1”比特流等构成计算机内部逻辑基础的概念被二维码技术在代码编制方面巧妙地利用，将文字数值信息通过多个与二进制相对应的几何形体来表示，且信息自动化能够处理利用光电扫描设备或图像输入设备的自动识读功能得以实现。二维码技术的优势主要表现为：可靠性强，转准确率远超人工记录；读取速度快，相当于每秒40字符，效率高；仅需构造相对简单的光学扫描仪便可以完成自动化识别，成本低廉；即使条形码部分损害，也可以还原出正确的信息，具有一定的纠错功能；以机内码形式表现语言文字或图像，并且采用加密算法和解密算法对信息进行安全保护。

在电子认证、电子支付以及自动识别等领域已经广泛采用了二维码扫描技术，通过客户端应用软件获取二维码图片中的内容和信息。目前，由我国税务部门向纳税企业开具增值税电子发票，发票代码、号码、开票时间、购方税号、销方税号、金额以及税额等信息全部存储于二维码中，并在开具的增值税发票左上角予以显示，企业电子发票的初步识别与数据提取在通过描枪或智能手机扫描二维码后得以初步实现。

（二）基于财务机器人的自动识别与核算

财务机器人是近年来出现的一种自动化和流程化的技术，其核心技术基础是机器人流程自动化（RPA）。RPA并不是传统意义上的物理机器人，而是一个基于桌面记录的自动化软件，可以模拟人在电脑上的操作行为，代替人在电脑前进行规律性强、逻辑清晰、重复性高且很少发生意外的工作。与人工操作相比，财务机器人可以极大地提高工作效率，降低人力成本，同时减少人工出错率。如果使用财务机器人来自动识别和核算电子发票，其对象必须是PDF格式电子发票。目前财务机器人应用于电子发票的场景主要在OCR自动识别和验真流程自动化。

OCR自动识别是指对于电子发票承载的各类数据采取光学字符识别方法，将汉字、数字等形状翻译成计算机文字的过程。由于电子发票上所记载的发票代码、发票号码、开票日期、购方税号、销方税号、金额和税额，在发票上的字体、形状、位置都相对固定，财务机器人可迅速找到上述数据所在区域进行OCR识别，并将所识别的数据保存到数据库中。财务机器人还可循环批量进行识别处理，同时将收集到的成千上万张PDF电子发票批量识别，效率远超过人工逐张识别。

（三）业财融合系统的应用

产融结合是金融与商业本质的回归，也是会计“商业语言”的根本属性的体现。产融融合源于企业资源计划（ERP）环境下的业务与财务的融合，其具体内容主要包括两个维度：企事业单位的业务决策需要数据的支持，数据成为财务的核心，这也是金融能够为企业提供的价值；同时，财务利用数据量化经营成果，为企业提供有效的反馈，这也是财务的价值所在。企业与财务整合的两个维度是以数据为核心，用数字辅助决策，用数字衡量决策结果。获取数据的主要渠道是凭证和科目余额表。在电子发票模式下，企业可以获得更理想的数据和信息技术基础，但需要在报销业务流程中以电子发票的智能识别为前提，以会计系统会计的无缝衔接为前提。目前，大多数上市公司都采用了ERP系统，初步实现了业务系统与财务系统的交互与集成。企事业单位员工通过ERP系统上传PDF格式的电子发票作为附件，并自行提交报销申请。相关单据经上级主管部门审核后，自动传送到财务系统，完成报销的智能识别和核算。

电子发票核算所需的相关数据包含在员工提交的报销申请中。在产融一体化环境下，金融系统首先要提取这部分数据。为了得到发票内容作为会计核算的补充，还需要进一步分析电子发票的PDF文件。该方法比OCR自动识别技术更有效、更准确。同时，在系统的发票池中，根据数据接收单对相关信息进行详细记录，以支持后续核算。之后，通过现场唯一性检查来验证电子发票的真实性，主要以发票号为标准进行验证，并在发票池中标记重复报销发票，最后通过电子签名的自动验证来验证其真实性。其中，税务部门通过电子发票服务平台开具发票时，签字后对税控数据进行处理就是验证电子签字。电子签名技术的使用有力地保证了交易内容的完整性和真实性，修改文件时电子签名将被销毁和失效。此外，企业会计人员也可以在电脑离线时进行操作，无需登录国家税务总局官方网站，提高了会计处理的及时性。然而，产融一体化系统通常只适用于大中型企业，对企业的整体信息化水平有着更高的要求。

三、结论

与传统纸质发票相比，电子发票在制作、开具、寄送成本以及商家成本节省等方面具有显著的优势，企业能够在线直接进行发票的认领、查验及入账，实现了财务服务的前移，便于会计核算及财务管理工作的高效开展，但电子发票的应用也加大了会计核算的复杂度，如果处理不当也会带来一定的风险。并且，在现阶段企业会计人员仍是以纸质发票入账核算，有悖于发票电子化的初衷，重复性的工作也加大了入账核算的复杂度，电子发票“电子化”优势及应用意义丢失。通过分析可知，“识别”问题是电子发票在会计核算中面临困境根本之所在。

参考文献：

[1]秦川.浅议区块链电子发票[J].国际税收,2018(11):78-79.

[2]李明华.关于全面认可电子发票的档案凭证作用的提案[J].中国档案,2019(3):19.