档案管理中存在的问题及对策分析

档案管理中存在的问题及对策分析

罗泽琼

会理市安全生产服务中心 615100

摘要：信息技术的每一次进步，都促进了档案管理模式的极大变革。以云计算、物联网、社交网络、移动互联网等IT新技术广泛应用为标志的“大数据”时代的来临，推动档案管理朝着小空间、低成本、高效率、可循环、智能化的方向快速发展，管理档案变得更加简单。但由此带来的一系列问题也逐渐显现，如档案信息易被篡改、伪造和窃取等，信息丢失、泄密及病毒侵害等问题也给档案信息带来了不容忽视的安全威胁。如何提高档案信息的安全性，成为大数据背景下一个值得探讨的问题。本文拟从“大数据”背景下的档案管理信息安全所存在的问题入手，浅析切实可行的解决对策。

关键词：档案管理；问题分析；对策研究

1“大数据”背景下档案信息管理的优势

基于云计算的巨大数据处理能力“，大数据”完全颠覆了传统的档案管理模式，使得档案数据的高质量应用成为现实。

1.1大数据的应用，实现了档案管理信息的智能化及人性化

档案管理工作中，利用大数据技术，通过信息采集、数据压缩、远程传递、自动翻译等手段收集档案信息资源，通过云技术进行巨量的信息储存，能建立起结构有序的档案信息资源库。工作人员简单操作档案数据库系统，便可达到智能计算检索、分析、查询、处理、存储数据的目的，使档案资源的开发利用数字化和智能化。在大数据技术的支持下，用户可根据自身需求，充分挖掘和利用档案信息资源，实现档案管理的“私人定制”，凸显人性化特点。

1.2大数据的应用，实现了档案管理信息的高效化

原始的档案管理，管理人员要面对的是整个库房、数排档案柜架以及数不清的纸质档案资料。手工翻阅查找，又存在着工作量大、效率低下、准确率低的问题，对档案资源的利用造成极大束缚。大数据技术介入后，查阅者只要具有一定的查阅权限，遵守档案保密要求，就能使用查询终端，对目标档案信息资源库进行智能查找、检索，以及必要的浏览、分析和使用，查询速度远非传统档案管理技术可比，档案检索和使用的速度也大大提高。

1.3大数据的应用，实现了档案管理和利用水平的整体提升

全球经济社会的快速发展，经济活动交往的日益频繁，新技术、新手段的应用不断推陈出新，促使数据信息量和档案数量都出现了爆发式增长，给档案管理带来了前所未有的挑战。大数据技术自应用以来，云计算、云存储和IT技术的应用普及，不仅使档案信息的查询变得便捷迅速，也改变了传统的档案管理模式，档案信息的运行效率大幅提升。基于信息技术平台建设，更多的档案管理信息系统被开发出来，档案信息识别系统的应用、档案信息数据的改良，使数据信息的处理能力进一步加强，档案数据库的结构进一步优化，促进了档案信息管理和利用水平的极大提升。

2“智能+”时代档案管理方法创新的思考与展望

在“智能+”时代，档案界需要明确自身需求，提高档案智能化管理的意识；要加快档案数字化的进程，加大电子档案的接收力度，以更加优质的档案数据为数字技术的应用奠定基础；要深化交流合作，积极推进档案馆或企事业单位等机构的档案部门、互联网企业、科研机构、高等院校等之间的合作，结合相关技术的特点与档案管理的方法与规律，探索数字技术在档案收集、整理、保管和利用各项业务环节中更为丰富的应用场景，使档案管理更加科学化与规范化。

2.1 明确自身需求，提高档案智能化管理的意识

大数据、云计算、人工智能等数字技术在档案工作中的应用，能够将档案工作人员从烦琐复杂的重复劳动中解放出来，提升档案工作的效率；同时通过对档案数据的挖掘与重组，及时产生对用户具有利用价值的信息和知识，为用户带来超强的参考咨询。一方面，档案业界应转变固有的档案管理思维模式，明确档案智能化管理的重要性，在强调扎实的专业技能基础上，应不断学习与研究前沿技术的理论与相关实践经验，善于发现和总结目前档案工作中存在的难点和痛点，并思考哪些业务环节是能够通过引入相关的数字技术来提高工作效率的，并积极向档案学界与科技企业寻求相应的解决方案，使之能够与档案工作的业务需求进行有效对接。

另一方面，档案学界也应当拓展研究领域，对档案智能化管理给予更多关注，对大数据、云计算、人工智能等数字技术在档案的收集、整理、保管、利用等各项业务环节中的应用场景、解决方案、标准体系以及存在的风险等开展相应研究。例如，有学者曾经提出了基于人工智能知识库系统的档案智能检索，基于协同过滤技术的档案信息个性化推荐，以及档案数字资源的智能管理与挖掘分析等，都是针对档案智能化管理的有益研讨。档案学界与业界如能充分合作、相互促进，将能大大加快档案智能化管理的发展进程。

2.2 加快数字转型，提升档案数据的储量与质量

在“智能+”时代，浩瀚的档案数据海洋蕴含着巨大的价值，世界主要发达国家的档案部门纷纷进行战略部署，采取一系列措施加快数字转型。例如，美国国家档案与文件署在2018年发布五年战略计划，通过制定相关政策和法规推动文件进一步向电子化和无纸化过渡；英国档案部门近年来始尝试运用人工智能与机器学习系统来管理和开发档案数据。

因此，我国的档案部门也要加快数字转型，一方面，提升档案数据的储量和质量，规范和推动传统粗放型的数字化加工转型为精细化的数据化加工，加大电子档案的接收力度，推动数字档案信息进一步转化为能够进行深度挖掘的档案数据；另一方面，积极试点应用各种智能化技术对档案数据进行挖掘与分析，重塑档案信息资源的组织方式与服务方式，提升档案业务工作的质量和效率。

2.3 突破技术瓶颈，推动创新智能化应用场景

目前，我国档案智能化管理相关的实践主要针对的是纸质档案及声像档案实体，随着档案信息化建设的不断深入，越来越多的档案信息会以数字形态甚至数据形态存在。如何利用数字技术对这类档案信息进行智能管理、数据挖掘与提供利用等，是档案界应当进行深入思考与研究的。

一方面，档案界应当针对当前各业务环节的难点和痛点，不断拓展档案智能化应用场景。例如，在档案价值鉴定环节，可以依托自然语言处理、专家系统等技术，根据档案数字化全文中的题名关键词、责任者、文号、时间等关键要素，研发智能化软件来自动完成文件判断归档与否、划分保管期限等工序；在档案整理环节，可以利用智能化软件提取全文中的关键词，作为档案的必要著录项目，自动完成文件级著录；在档案提供利用环节，可以依托大数据、自然语言处理等技术对档案信息内容进行自动关联与聚类，同时借助虚拟现实和三维可视化等技术对档案信息资源进行多维度展示.

另一方面，由于智能机器人相较于人类而言，具备情绪态度稳定、不用休息、能够迅速准确解答用户问题等多方面优势，可以用其为利用者提供一般性咨询服务、展览、陈列解说等服务；在统计环节，可以利用智能化软件提取各类工作数据，自动生成各类档案管理统计报表；在档案数字化加工环节，图像的自动处理、分件、自动检测纠错、利用网络空闲时间自动挂接等工作，都可以是智能化技术的研发领域与应用场景。

3结语

综上所述，日新月异的信息时代背景下，档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收电子档案，从管理档案实体到管理档案数据，从手工操作到智能操作，从档案信息资源分散利用到档案数据互联共享的变革过程。面对环境前所未有的变化与技术突飞猛进的更新，档案界应当牢牢把握信息化、智能化发展机遇，提高档案智能化管理的意识，提升档案数据的储量与质量，深化开放与合作，推动智能化应用场景的挖掘与创新，推进大数据、云计算和人工智能等数字技术与档案工作的深度融合，提高档案管理的效率和水平，推动档案事业高质量发展。

参考文献：

1曹航，王静.“智能+”视野下档案管理变革趋势初探［J］.中国档案，2019（11）：72-73.

2周枫，吕东伟.基于“智能+”档案管理初探［J］.北京档案，2019（9）：39-41.