试析新形势下如何做好高校档案管理工作

试析新形势下如何做好高校档案管理工作

刘媛

娄底职业技术学院 417000

摘要：现如今我国社会的发展速度有所加快，高校的档案管理同样需要不断创新。为此，相关人员就需要对原有的管理模式展开优化，促使档案管理的效果得到提高。本篇文章主要描述了高校档案管理工作开展的意义，探讨了当前工作存在的问题，并对于加强档案管理的方法发表一些个人的观点和看法。

关键词：新形势；高校教育；档案管理

引言：对于高校而言，档案管理一直都是非常重要的部分。在早期的管理工作中，由于采用的方法不合理，出现了诸多问题。为此，相关人员就要提高重视度，基于现有的情况，及时采取有效措施予以处理，提升档案管理的水平。

一、高校档案管理工作开展的意义

（一）提升学校的品牌价值

在学校的档案之中，实际包含了学校的各方面内容，可以充分展现学校的科研水平。在特定的时间，档案管理部门就可以开展相关活动，将学校的历史发展展现出来，向全社会人员公开和宣传。如此就能使得学校的知名度有所增加，并激发广大学校和学生的爱校情结。除此之外，大量的档案内容还能对学校取得的成绩进行证明，为未来学校评估和改革提供有效帮助。

（二）为教学工作提供帮助

现如今教育部提出了因材施教的理念，要求教师在授课时，理应基于学生们的实际情况，采用最为合适的教学方法，以此完成人才培养。而学校通过进行档案管理，能够对学生们的个人资料进行全面整合。教师在进行教学的过程中，就能对这些资料予以利用，了解各个学生的实际情况，包括学习水平、个人兴趣以及考试成绩等，从而能够对教学方法予以优化，促使教学工作顺利进行^[1]。

（三）为学校工作的开展提供帮助

档案可以看作是见证学校历史的产物，因此很多学校之所以进行档案管理，并非为了对其整合，而是在未来的特定工作中进行应用，以此解决相关问题。所以，相关管理人员就要提升服务意识，诸多展开收集和应用，促使档案的价值得到有效体现。

二、当前档案管理工作存在的问题

（一）资料不够规范

早期高校在档案管理时，基本上都采用的是纸质资料。经过多年发展，相关制度已经变得十分成熟。然而在新形势背景下，信息技术有了较大发展，普遍教师都开始使用电脑、手机或者PAD展开工作，在降低工作量的同时，还能缩减时间成本。所以，纸质档案管理工作也逐步变为电子档案管理。但是，当前一些学校并未针对电子档案管理制定相关规范，使得部分工作人员的工作开始缺少参考，很难做到统一处理，经常会有资料不完整的情况出现，抑或少部分资料无法得到正常使用。

（二）对档案整理不够重视

伴随学校的发展，学校内部需要进行归档的资料数量有了显著增加，种类也变得十分丰富。除了包括户籍内容、教学信息以及学校历史资料外，还包括一些科研成果等。但是，当前不少高校对于资料归档没有足够的重视，并未按照规定要求对其有效存储，导致部分资料丢失，无法继续使用，影响后期工作的开展。而且一些教师没有认识到档案资料的价值，即便学校内部有着大量各个不同类型的资料，自己却不懂得有效利用，导致资料被完全浪费。

（三）对网络风险缺乏预警

伴随信息化技术的进步，限制很多学校都开始采用电子档案。基本上只需要将档案上传到网络平台即可，既不会占有大量空间，处理方式也十分便利。但是，网络在带来便利的同时，也有着诸多风险。这其中，最为常见的就是病毒，但凡系统被病毒侵袭，很有可能造成大量资料丢失，系统也无法正常工作。同时，网络中的黑客数量也很多，若其对学校的电脑展开攻击，就会将档案信息全部盗取，并用在一些违法活动之中。显然，这些问题并没有得到重视，部分学校的档案工作就受到了这一因素的影响^[2]。

（四）人员素养偏低

在部分学校之中，档案管理人员的个人专业与实际工作完全不符，对于档案相关的内容也没有做到充分了解，在业余时间并没有深入学习，不仅知识水平不够，也没有掌握特定的技能。尤其是在信息化时代下，所有档案管理者都要具备信息素养，若不具备，自然会在工作中频频犯错。正是这一因素，导致档案管理的实际效果没有达到预期。

三、加强档案管理工作的方法

（一）提高重视度

在当前诸多高校之中，档案管理部门往往都是独立存在的。尽管其非常重要，但工作任务相对偏少，因此一些上级人员就对于档案管理的认知产生了偏差，认为其可有可无。除此之外，学校对于相关人员也没有足够重视，档案资料也长期处在未能得到有效利用的状态。对不少教师来说，甚至觉得档案毫无价值，对于自身工作的开展极为不重视。正是这一因素，上级领导就需要转变自身原有的想法，认识到档案的价值所在，向校内的广大教职工人员进行指导和宣传，让其认识到档案的作用，以此保证档案的使用率有所提升，促使档案的优势能够全部展现出来，同时大家也都能一同参与其中，共同展开管理。此外，即便当前在现有的形式背景下，档案管理工作也有所调整，由原本的纸质化慢慢过渡到了数字化，工作人员同样不能完全忽视早期的整理模式。理应将二者结合在一起，共同应用。

（二）优化制度内容

为了保证档案管理工作可以顺利开展，档案就需要对相关制度内容予以完善。毕竟在有了制度作为引导之后，各项工作都能正常进行。所有工作人员都要参照具体流程，投入到档案管理活动之中，确保其具有较强的规范性、合理性以及科学性。由于制度优化和调整是一项长期性工作，很难短时间解决，因此爱实施的过程中，若发现任何问题，都要及时采取措施予以处理。上级管理者也要积极和其他部门人员展开交流，真正做到取长补短，以此使得管理工作能够合理进行。

（三）提升管理者素养

现如今许多高校内部的档案管理人员素养不高，其也没有得到校级领导的重视，几乎没有什么晋升机会，自然也没有积极进取的想法。为此，上级领导就要转变态度，通过设置一些奖惩措施，以此对管理者进行激励，对于表现较好的员工，除了进行表扬外，还要给予物质奖励，促使其在之后的工作中继续努力。而对于表现不佳的员工，不但要在私下进行批评，还要进行相应的惩罚，以此使得所有员工的积极性有所加强。此外，学校还要加强对内部人员的培训，确保其除了要有较强的专业能力外，还能有着扎实的知识基础，可以有效应对各方面问题，以此使得管理质量有所强化。另外，还可以尝试将一些外部人才引入进来，以此使得整个管理团队能够拥有新鲜血液^[3]。

（四）加强管理技术

现如今，很多学校都开始通过互联网的方式展开档案管理。相比于早期的纸质管理，这种模式显然更为便利，能够有效完成传输活动。但同时也有一定的安全隐患。因此，相关人员就要积极学习网络技术，不断提高自身信息化素养，有效了解网络环境中可能存在的风险，提前进行预防。如此一来，档案管理工作的整体水平就会大幅度提升^[4]。

四、结束语

综上所述，在新形势背景下，档案管理工作的重要性越来越高。因此，相关人员就要提高重视度，结合现有的状况，及时采取有效措施，持续优化。如此一来，管理工作的水平就能得到提高，各类资料也能得到有效利用，促使学校得到更好的发展。

参考文献：

[1]马天语.新形势下如何做好高校档案管理工作[J].黑龙江科技信息,2019,000(036):357-357.

[2]韩英.新形势下如何做好高校档案管理工作[J].乌鲁木齐职业大学学报,2013(01):98-99.

[3]王成国,郭红丹.新形势下如何做好高校档案管理工作[J].齐齐哈尔职业学院学报,2019（15）：00013-00014.

[4]卢本伟.新形势下如何做好高校档案管理工作[J].黑龙江科技信息,2018,36(36):357-357.

姓名：刘媛 性别：女 民族：汉 出生年月：1981.5 籍贯：新邵 单位：娄底职业技术学院 职称：副研究员 学历：硕士 邮编：417000 研究方向：高校管理 创新创业教育