新冠肺炎疫情下的无纸化办公模式的创建与应用

新冠肺炎疫情下的无纸化办公模式的创建与应用

易星 葛方英

自贡市第四人民医院住院部手术室 四川自贡 643000

【摘要】在新冠肺炎肆掠和信息化快速发展的今天，创造无纸化的办公环境既减少了病毒的传播也改变了传统的办公方式，降低纸张使用，利于科室管理的推进。基于此，我院手术室积极探索适用于我科信息化现状的无纸化计费方法，以此来积累经验，推进我科无纸化办公的进程，防止感染扩散。

【关键词】新冠肺炎，无纸化，手术计费

当前，新型冠状病毒肺炎(简称新冠肺炎，COVID-19)疫情自湖北省武汉市暴发后，在全国范围内迅速蔓延，对我国人民的生命健康造成了巨大的威胁。[1]现已证实新冠肺炎主要通过飞沫传播、接触传播。在新冠肺炎疫情下，如何减少病毒传播成为思考的方向。手术室环境布局和工作具有很强的专科特色，封闭性强，各区功能职责分明，为了避免手术区的微生物附着在纸张上带入办公生活区，立即联合计算机工程师为我科创建了无纸化办公模式。主旨是为减少纸张的浪费，提倡环保办公，同时也无实质传播媒介能减少感染的扩散机率，推进手术室信息化建设进程。它需要硬件、软件与通信网络高效协同才能达到最佳的一种办公体验，是现在推行的一种办公模式。[2]

1.实施无纸化办公的意义

1.1节约成本

传统的办公方式需要耗费大量纸张，就手术计费清单而言，根据手术量来计算每日所需纸张在50-150张不等，且不计算因为错误打印而浪费的纸张。就满意度调查而言，传统方式需打印纸质调查表发放至手术间，再将其回收，人工计数，消耗大量人力物力，感染扩散机率增加，无纸化的实施只在电子文件上的增加，相关人员利用电脑即可操作，节省空间和时间[3]。

1.2节省存储空间

传统的资料多为纸质文件，因资料保管有时限要求，纸质档案需要占用大量空间，需要我们不断购买资料柜和文件盒来进行存放；而无纸化下的电子资料只需要小小硬盘进行保存即可。

1.3便于资料的整理、保存和查询

传统的纸质资料需多人多次多时间段的进行收集、整理、分类、归档，时间精力不足的情况下易导致内涵质量不高，给保存、查询带来不便。通过无纸化办公的实施，可以利用计算机程序来完成上述操作，能快速完成资料的随机查询和分类整理。

2.无纸化计费的实施

2.1实施背景

科室一直向往的无纸化办公因多种原因迟迟未能进行，在新冠肺炎疫情下，各医院各科室都严防疫情输入和扩散，严格排查可疑人员，抱着宁可错杀一千也不放过一个的心态，对每个有发热/咳嗽的手术病人都采取二级防护措施。按照传统的方式，当台手术结束后将产生大量与此病人相关的纸质资料，此类纸质资料会按流程再送至办公室计费或存入病历下送至科室，感染扩散的风险极大；在此背景下，科室下定决心采取无纸化的计费模式以减少感染的扩散。

2.2多方协作，信息设备的支持

实施前提高科室内人员对无纸化计费的主动意识，完善电子档计费清单并及时审查保存，上报科室领导增设电脑显示器，将原有的单屏幕设置为双屏幕显示；再与计算机中心工程师进行沟通，整理出需求清单，同时为避免漏费，要求在原本手麻系统的列表里加入当天手术结束后未进行耗材计费、未查询手术费用的病人筛选框，确保信息设备能支持无纸化计费的落实。设置完成后只需要在筛选框内点选查看手术费用清单，再利用配置的双屏显示器进行计费即可，手术费用的查询也采取如上操作。

3.无纸化办公的效果评价

3.1提高工作效率、节约人力成本

无纸化的实施可以提高工作效率，让复杂繁琐的工作变得简单、有序化；取消传统的靠人力到每个手术间进行计费清单的收取再统一下送至办公室计费的方式，解放了人力资源。计费者可在电脑手麻系统中实时接收到手术已完成的信息，及时进行计费。见表1。

3.2节约成本

我国正大力倡导建设资源节约型、环境友好型社会，同时，倡导低碳发展，有利于减少生产纸张时污染物排放的现象[4] 。无纸化的实施能有效减少科室开支，减张因制造纸张而带来的污染。见表1。

3.3 无纸化计费的优势

3.3.1手卫生监测对比

杜绝了将手术间的感染源带到办公室的现象，对办公室护士的手部及使用的手机、办公用品进行菌落数采样比较，结果显示，实行无纸化计费后，手部及物品的菌落数明显降低。见表2、表3。

3.3.2 减少工作流程

手术间护士只需在电子版计费单上进行填写确认，无需像传统方式对计费单进行多次打印，也无需将每台手术的费用清单送至办公室。

3.3.3 防止费用清单丢失

从传统的计费方式来看，费用清单的丢失多发生在值班期间，值班护士需要多手术间协调手术动态，纸质计费单随手而放，造成丢失现象时有发生，有时甚至病人已出院，无法完成计费，造成科室损失，而无纸化的实施杜绝了这一现象的发生。

4.持续改进

信息化远不只是一个简单的工具、一项跟信息科有关的工作，还是一种思维方法和理念，这种理念应该渗透到医院管理的每一个环节和医院的每一个部门［5］。但这项工程是巨大的，完全无纸化的实施需要以科室领导人为主导，进行多方面的协调沟通，并存有相同理念；不管是对各级医护人员、信息管理人员、软件开发工程师都是一个挑战；这个实施过程因有一定难度而推进缓慢，但隐性的收益是极大的，包括信息的收集和保存，信息的检索查询、统计分析等。

总之，完全的无纸化办公是我们一直所期望的办公模式，是在控制成本、提高社会效益过程中的一种切实可行的管理方法。虽然尚在初级阶段,但各级各类人员都应在思想上、行动上恪尽职守，做好沟通协调,落实好自己的任务安排,同事间互帮互助、共同提高，逐步适应信息化时代要求,为未来的全无纸化手术室护理工作奠定基石。

参考文献：

[1] 任善成，杨悦，许传亮，郑军华．新型冠状病毒肺炎疫情下泌尿外科诊疗的思考与建议[J/OL]．上海医学.2020.

[2] 陈丽，无纸化办公模式下医院档案管理新探索〔J〕.医疗管理.2020:173-274

3. 荣兴. 现代化企业信息平台建设中无纸化办公的探索[J]. 信息与电脑( 理论版),2016(12):87-88.

[4] 章小丹, 张圆超. 浅谈利用无纸化办公规范日常教学管理[J]. 工业技术与职业教育，2015,13(3):86-87.

[5] 唐超． 从零到一: HIMSS 永远在路上［J］． 中国医院院长，2017，( 24) : 62-65．