办公室档案管理工作存在的问题及对策

办公室档案管理工作存在的问题及对策

姚茹

河北省承德市宽城满族自治县人力资源和社会保障局 067600

摘要：随着现代科技的不断进步，办公室档案管理工作也迎来了新的发展机遇。但结合现阶段办公室档案管理工作的实际情况来看，依然存在着非常多的问题阻碍了档案管理工作的进步与发展。为了能够有效促进办公室档案管理工作的效率与质量，相关企业必须要对其提起重视。基于此，本文将对办公室档案管理工作中存在的具体问题进行详细的分析。

关键词：办公室；档案管理；问题；对策

当前部分单位和企业并没有认识到档案管理工作的重要性，认为档案管理工作并不能给企业和单位直接带来经济效益，所以对档案管理工作不够重视。这也导致档案管理不能满足档案法律法规提出的要求。再加之信息时代档案管理工作还没跟上时代进程，出现一些问题，这就亟待管理者和档案管理工作人员协同解决，促进档案管理工作效率的提高。

1 办公室档案管理工作中存在的问题

1.1 办公室档案管理制度不够健全

分析一些单位现行档案管理制度可知，档案管理岗位职责、工作内容等并未得到明确，这就使得档案管理人员的行为不符合规范要求，具体管理工作较为混乱，而且出现问题后也无法对相关人员的责任进行追究。管理制度中存在漏洞，就不能很好地约束管理人员的行为，直接影响工作。

1.2 档案管理软件跟不上时代发展

信息时代，档案管理工作也跟随时代发展演变为档案信息化。但不少单位和企业因为自身财力不足或对档案管理缺乏重视等原因，档案管理工作并未配置专门的档案管理软件。有些单位企业档案管理软件跟不上时代发展，这也导致档案管理工作受到一定限制：一是软件不够先进，档案部门的人员还采用传统的纸质档案，使得档案极易因为潮湿、虫蛀等各方面原因受到损坏。再加上纸质档案除了不好保管外，在查找方面也极其麻烦，增加档案管理人员的工作量，也影响着档案的价值，给管理档案带来麻烦；二是档案管理软件不够统一。档案管理软件不统一影响着档案资源的分享和档案管理工作的进程。比如两个城市档案管理软件不统一，若有人因公需要调取档案，但因为软件不统一，无法在一个系统里查看档案资料。调取档案的人只好从A地前往B地，极大浪费着时间和财力，也影响着档案管理工作的开展。

1.3 档案管理设备较为落后。

当前，随着信息化技术的快速发展，各个行业都开始运用信息化技术开展工作，事业单位档案管理工作也不例外，在发展进程中，逐渐开始实施信息化档案管理，但由于事业单位高层管理人员没有意识到信息化档案管理的重要性，所以，即使信息化技术已经渗透到档案管理工作中，但使用范围并不广泛。另外，因为档案管理工作环境较为狭小，使档案管理工作质量较差。信息化档案管理对设备要求较高，由于事业单位档案管理没有大范围使用计算机设备，因为习惯问题，很多时候还在依靠人工来进行档案登记，进而导致事业单位档案管理工作效率与质量较差，使档案不能在规定时间内进行妥善归档。

2 办公室档案管理优化对策

2.1 建立健全档案管理制度

各单位应该建立健全档案管理制度并认真贯彻执行，所有的档案都要集中移交至档案室，及时做好分类归档，整理规范有序。在对档案进行整理之后，存储必须慎重，一般存放于楼房高层，或者存放在封闭区域，同时将警示牌置于醒目处，未经允许的人员不得进入到存放区域，防止档案资料丢失、损坏。如果文件的机密性较高的话，应单独保管，加强管理，依据实际情况对文件进行降密、升密、解密。对重要、机密的档案库房，应实行双人入库制度，严格数据库权限管理，保证档案安全。

2.2 完善档案软件设备

信息时代单位企业也应与时俱进完善档案管理相关软件设备，为此需做到：

第一，先进的档案管理软件。先进的档案管理软件能够减轻档案管理工作人员的负担和工作量，信息时代，档案联网设置后，工作人员保管、查找档案不再需要依赖纸质档案，而是直接将档案保存在数据库和储存软件中。当查找档案时也只需要在网上查找关键词，进而能迅速便利地找寻相关信息，大大方便档案管理工作人员和人们。

第二，统一、规范档案管理系统。单位内部的档案管理体系应做到统一、规范、全国联网，这样能大大方便百姓。当有人需要异地调取、查看档案时，也不再需要耗费人力物力精力跑到其他城市。通过统一规范的档案管理系统，工作人员只需在网上查找调取相关档案，极大方便了百姓，提高了档案管理工作效率。

2.3 软件建设与保密工作

软件建设是事业单位档案管理信息化建设的重要内容和载体，因此，需要保障档案管理软件性能与功能，使软件具备完整性与先进性特征。在过程中，事业单位可以依照自身实际需要向第三方购买档案管理软件，还可以进行自主设计软件平台。在管理软件内部设置与自身实际情况相符的功能，着重体现出事业单位档案管理特征，针对模块设计与功能设计方面，应进行拓展，保障软件的运行速度与容量。档案管理软件建设需要从长远角度进行规划，同时随着单位实际发展情况来拓展各项功能，依照实际需要来进行战略性升级，以此来保障档案管理信息化建设的先进性与技术性。另外，在软件建设过程中，还需要保障信息内容的安全性，因为档案信息与单位发展机密规划有着密切的联系，所以，需要进一步做好档案信息防御工作，系统升级与漏洞修补等功能都需要升级到最优。在事业单位档案管理工作中，保密工作十分重要，但当前诸多事业单位没有认识和意识到档案保密工作的重要性，导致档案信息出现泄露问题。基于此，事业单位档案管理部门需要针对这一现象科学选择档案库房，切不可选择办公一楼，因为一楼的抗潮效果较差，同时还需要做好防盗工作。办公室与库房分离开来，库房与阅读区也要进行科学划分。委派专业人员来负责档案管理工作，无关人员不可进入到档案库房中。

3 结束语

总的来说，为保障事业单位档案管理信息化建设顺利实施，需要在业务流程与服务功能以及平台建设等方面进行创新改革，实现与时俱进，优化档案管理空间，以此促进档案管理适应信息化建设需求。档案管理的创新可以有效提升档案管理工作效率，进而为事业单位发展奠定强有力的基础。

参考文献：

[1]崔栗宁.办公室档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台内外,2021(03):53-54.

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[3]李立立.信息时代背景下办公室档案管理工作新探[J].办公室业务,2020(23):60-61.