手机短信在档案馆中的应用分析

手机短信在档案馆中的应用分析

王俊荣

滨州市机关事务服务中心

摘要：移动通信技术的飞速发展从一定程度上推动了手机的普及与发展，潜移默化中改变了人们生活、学习及办公的方式。手机由于具备便捷、低成本等特性，将其合理的运用在档案管理中，可以大幅度拓宽数字档案化资源建设途径。因此，笔者就手机短信在档案馆中的应用的可行性、存在的问题以及应用措施进行论述，旨在为数字档案馆信息服务的完善提供一定帮助。

关键词：手机短信；档案管理；档案馆；应用

一、引言

手机短信作为移动通信技术飞速发展下的产物，为用户提供了更为便捷、可靠的信息传播途径，手机短信的应用也将在社会发展的浪潮中不断壮大。将手机短信应用在档案管理工作中，有助于转变档案管理的模式，拓宽档案管理的途径，优化档案服务的流程，从而推动国家档案事业的进一步发展。

二、手机短信应用于档案管理的可行性

（一）手机网民数量巨大

根据中国互联网信息中心在2016年所发布的互联网发展报告显示，我国手机网民的数量已经高达6.56亿，这一数据表明手机在人们的工作、生活中正发挥着越来越重要的作用，由于手机的便捷性及低成本性，手机与各个领域的合作越来越多，教育、医疗、通信等许多领域的业务活动均需要借助于手机，从而进一步推动了手机的普及与应用，由于具备广泛的手机使用群体，这为手机短信在档案管理中的应用打下了坚实的基础。

（二）用户对档案信息需求量的增加

随着我国经济建设的不断推进，人们的生活水平得到了极大的改善，人们对于生活的追求已经不是仅仅停留在物质方面，对于精神水平增长的需求愈发强烈。档案作为历史文化知识的重要载体，其中承载着丰富的知识，是人们提升精神水平的重要途径之一。与此同时，档案所具备的凭证价值、情报价值与民生息息相关，是许多国家部门开展生产建设活动的重要依据。因此，无论是个人、还是国家的发展均离不开档案的支撑。

（三）手机短信在档案馆中的应用初见成效

随着信息技术的不断发展以及人们对档案管理重视程度的提升，数字档案馆建设已经成为了各地区档案部门的工作重点。数字档案馆的建设已经取得了显著的成果，在信息服务方面，数字档案与实体档案相比，更容易被用户所接受。

三、手机短信在档案馆中应用的挑战

（一）信息服务能力有待提升

档案管理人员可以通过手机短信这一途径为用户提供更为便捷、更为丰富的档案服务，但与此同时对自身的专业素养提出了更高的要求，为了确保手机短信可以更为广泛的应用于档案管理工作中，档案管理人员一方面需要做好档案的管理工作，在面对用户的需求时可以及时的为用户提供服务，另一方面，档案管理人员还需要增强自身的服务意识，关注用户的需求，提升自身的档案信息服务能力。

（二）建设成本的制约

数字档案管理建设需要有大量的投入作为建设资金，建设资金主要包括以下几个方面：数字档案管的建设费用、维护费用以及人员培训费用等，随着数字档案管理功能的不断完善，档案管理的工作量也会大大增加，这要求档案部门增加服务人员的数量，从一定程度上增加了档案部门的开销，不利于数字档案管理事业的进一步发展。

（三）用户信息获取能力的制约

用户的信息获取能力主要指用户通过各种途径从外界获取信息的能力，随着我国数字化建设的不断推进，信息技术对于个人、社会及国家的发展均发挥着重要的作用。将手机短信应用于档案管理中，要求用户具备一定的信息获取能力，但由于大众并未接受过系统化的培训，无法有效的运用手机短信开展档案服务，同时由于用户的信息辨别能力较差，甚至有可能会给自身造成不可预估的经济损失。

四、手机短信在档案馆中应用的措施

（一）扩充手机短信应用于档案管理的人才队伍

为了满足多样化的档案信息服务需求，需要对原有的人才队伍进行扩充，人员队伍扩充主要包括以下几个方面，首先是对后台技术人员的扩充，随着档案信息量以及用户数量的日益增长，为确保数字档案应用以高速、稳定的状态运转，需要打造一支专业的技术开发队伍，一方面做好对档案数据的备份及安全工作，有效规避因黑客入侵或系统故障而导致的信息丢失问题，另一方面需要根据用户的反馈信息，对应用进行调整，为用户提供更为完善的手机短信体验。其次是对运营服务人员的扩充，手机短信的应用使用户不需要亲自前往档案服务窗口，便可以获取到档案服务，因此需要设置专职人员负责对用户提的出问题进行解答，这要求档案管理部门需要定期为服务人员提供业务培训，帮助其形成档案服务意识，提升其档案服务服务能力。再者是档案精品编研人员的扩充，档案部门通过建立编研小组实时关注社会热点，根据馆藏资源制作专题档案小视频，通过简洁明了的表达方式向社会公众普及档案知识。

（二）移动定位技术与数字档案管理的结合

定位技术与移动通信技术的结合，推动了基于手机的移动式定位的发展，手机地图、共享单车等多种应用均依赖于这一技术，基于手机短信为用户提供档案服务可以充分发挥定位技术，对传统的档案服务模式进行了优化。用户借助于手机可以定位到当地的档案管理部门，从而访问对应的档案管理网站，并从中获取到个性化的信息服务。此外，档案馆可以对用户的行为数据进行分析，从中获取到用户的相关信息，为其提供更为完善、贴心的档案服务。

（三）形成共同参与理念

每一个用户身上都蕴含着大量的信息，形成共同参与的理念可以理解为档案资源的共建、共享。传统的档案服务模式如下：档案馆提供服务，用户享受服务。此外，档案服务人员受到学历、行业、能力等因素的影响，会导致档案资源建设不完善的现象发生，而共同参与理念的发展可以使用户成为档案管理的一部分，大数据时代下，每一个用户都是信息的制造者，数字档案馆可以对数据进行筛选、分析，从中获取到关键的信息，并通过手机短信将部分不重要的信息分享给更多的用户。

结束语

综上所述，将手机短信应用在档案管理中有助于转变档案管理的模式，提升档案管理的能力及效率，并在此基础上为人们提供更为可靠、更为个性化的档案服务。同时，手机短信的应用给档案馆各部门间的沟通提供了途径，有效规避了档案服务中的一些问题。手机短信在档案馆中的应用是“互联网+”时代下的必然要求，为档案管理事业的进一步发展奠定坚实的基础。

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作者简介：王俊荣（1984-07-21），女，汉族，籍贯：河北省沧州市海兴县，学历：本科，称职：助理馆员，研究方向：档案管理