对社会保险档案标准化建设的分析与思考

对社会保险档案标准化建设的分析与思考

那孜拉 ·努尔曼哈里

新疆布尔津县冲乎尔镇社会保障（民政）服务中心 836602

摘要：近年来，随着社会保险服务的规范化，市社会保险局建立了规范性的社会保险业务档案管理室。 同时，改进了文件审查，借阅等。十个文件管理系统，我们在业务文件的标准化，分类和成像方面共投入了大量价钱。人们可以直接在文件管理系统中查询和打印，而不必调用纸质数据，在一定程度上了实现社会保险业务文件和管理的标准化。

关键词：保险档案管理；标准化；建设

引言

社会保险业务档案管理工作是整个社会保险经办服务工作中重要的组成部分，它真实记载了广大参保单位和职工的参保过程、缴费记录、个人资料、个人账户记载等参保信息，其完整安全直接影响着参保人员切身利益。因此，相关部门与国家档案局在2009年就社会业务管理工作提出了规范性措施。

一、社会保险档案管理工作的特点

从2009年到2021年，人们对社会保险档案的重视度不断提升，多数地方局依次开设了专门的档案办公室整理保存档案。社会保险档案储存着人们保险的信息，比如，一个人的失业保险、工伤保险、养老保险、医疗保险和生育保险等各个方面都记录在案。社会保险档案涉及到一个人的身份和个人信息。国家为了维护公民权益，预防和分担因公民疾病、失业等可能产生的社会风险而制定的保险制度，一般都是强制参与的。无论是在工作之前，还是在失业之后，公民的相关社会保险都会记录在案作为凭据。而且有一些人员的档案涉及到个人隐私、家庭秘密等事件，所以，社会保险档案不能私自留存或偷看，更不能泄露给其他人。

2. 社会保险档案的现状分析

（一）社会保险档案建设缺乏一定的管理意识

随着公众对养老保险意识的不断增强，多年来的历史缴费记录证明了它的重要性。有些人员因为一些原因断保，现在要求续保，但是由于过去对社会保险付款记录的管理不完善，一些参保人得不到缴费权益的保障，在实际中发生了许多纠纷。不仅需要大量的员工来解决积压的社会保险档案，而且还非常耗时费力。如果出现大错误会给公民带来不必要的不便。然而大部分的社会保险档案管理人员认为档案管理就是简单的将档案分组整理再保管，不让其他人查阅就可以了，没有将人事信息及时更新补全。

2. 缺乏专业的管理队伍

部分单位在设立社会保险档案部门时聘用的相关人员并不具有专业性，在后期也没有对其进行专业化的训练，导致管理人员的综合素质平均水平不高。档案管理是一个要求严谨性的工作，多数的工作人员不仅没有认真谨慎的工作态度，还不熟悉各个档案的位置和相关调整记录，导致部门缺乏专业的档案管理团队。另外，存档负责人是兼职的文职人员，在档案管理上花费的精力和时间不足，降低了社会保险档案管理的效率。

（三）分类及期限亟待优化

我国对所有保险业务档案的收集，分类和保存都有规定，但是某些内容仍需要改进。比如，档案储存期不合理，被保险人的社会保障转移数据必须保留100年。而定点医疗机构的医疗技术和设备更加先进，但文件保存期限太短，对以后的参考用处不大。

三、社会保险业务档案标准化建设的建议

（一）提高认识，摆在重要位置

一方面，为了进一步完善社会保险档案的标准化建设，领导者应对社会保险档案管理的重要性有进一步思想提高。领导层要重视档案管理，督促各级机构提高认识，内部建立专业的档案管理领导小组，并开展讨论会建设健全的社会保险档案管理机制。加强对社会保险业务档案管理业务，并将其纳入社会保险业务的重要议程中，设计年度计划和长期计划，按任务目标进行管理。除此之外，定期对管理人员进行专业的业务培训，检查，指导和监督。

另一方面，全面提升档案管理人员的综合素质和能力水平。现在属于信息化时代，越来越多的机构逐渐依据社会保险档案进行的个人档案智能化管理方法系统来开展各种各样人力资源管理。这样不仅减少了犯错量，大大减少人力和物力的损失，还减少了许多部门的人员配备和成本管理。比如，统一批准建立专职档案管理员，并且确定专职档案管理员的身份。培训现有的专职档案管理员，鼓励他们参加档案知识培训和学术学习，重视计算机和信息知识研究。因此，档案管理人员应具有专业和全面的才能，才能适应新时代下归档文件的规范化、档案管理科学化的要求，为档案管理手段的创新创造良好的环境。

除此之外，机构单位要让员工都认识到社会保险档案的重要性，而这一点的实施需要专业的档案管理员对员工们进行教育宣传。档案管理员需要让公众意识到，档案管理与自身的信息息息相关。如果档案被损坏，会造成巨大的损失。只有上下一心，从领导到底层员工，层层抓落实的工作格局，才能尽可能地从根本解决问题，有助于管理员开展工作。

（二）统一标准，建立完善的信息管理系统

我国的各种保险都有相关的政策规定，专职人员根据规定和保险档案的使用价值，帮助民众保存文件。例如，如果一个人丢失了养老保险手册，社所工作人员会查询历史数据重新办理养老保险手册，以确保其持续参保。社会保险档案对参保人员十分重要，但是，部分地区的管理人员对于标准化建设的具体实施步骤不是很熟悉，开展工作的过程中常常容易错乱。因此，机构要统一标准，实现社保业务档案管理的标准化。

首先，传统的纸质性档案不仅占用空间，搬迁不易，还容易在保存过程中因为受到一些不可抗力的自然因素，导致档案受到磨损或损环。随着科技技术和电子技术的不断发展，相关人员可以将信息保存在网络上，建立网络档案信息并进行专项管理。在运用了档案智能化管理系统后，可以让复杂的档案存放工作愈来愈简易。其次，单位要结合当地的实际情况，加强信息化建设，实施网络管理，加强对于电子档案的建设和使用，促进电子档案不断优化其结构建设。不仅资料修改起来快速简单，无须担忧因为出现错字而危害结果等难点，还因为已经提前建立相应的索引，对于查询社保档案材料信息更加的方便快捷，最大化的实现了制度化档案管理的主要作用，同时也保障了管理服务的高效性和准确性。

结语

本文通过分析近年社会保险档案建设得出思考。目前我国不仅要鼓励机构建立完善的社保业务文件管理系统，还要改善业务文件的存储条件，丰富社保文件的种类和数量，确保业务文件的完整性，基本实现档案标准化管理。

参考文献

[1]徐向阳,李盛龙.对社会保险档案标准化建设的分析与思考[J].四川劳动保障,2016,(1):28.

[2]宋永海.浅析新形势下社会保险档案标准化管理[J].卷宗,2020,(8):47.