铁路建设项目档案信息化建设策略

铁路建设项目档案信息化建设策略

王德文

（湖北汉十城际铁路有限责任公司 王德文）

摘要：铁路建设项目建设档案（以下简称“项目档案”）是指在铁路建设全过程中所形成的、具有保存价值的，经过鉴定、整理并归档的文字、图表、音像、实物等不同形式、不同载体的文件材料。经过鉴定、整理并归档的，在铁路建设全过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、音像、实物等形式文件资料。随着网络信息技术的快速发展，做好项目档案信息化管理，在铁路建设项目顺利通过验收，以及后期的项目运营、维护和经验总结等工作中发挥着重要作用。

关键词：档案管理；信息化建设；策略

1铁路建设项目档案信息化建设的意义

1.1便于档案的存储与检索

档案保存的目的是便于保管，便于利用。档案信息化工作就是把将传统的纸质介质的档案信息通过电子计算机技术及数字化技术将其转换成数字信息进行管理。纸质档案数字化是釆用扫描仪等数字化设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。通过档案信息化管理，可以将档案原件扫描到计算机，以电子文件的方式分类、管理和保存，并利用计算机设置技术建立目录、关键词等指令检索信息，迅速检索出所需要的档案信息，实现档案资料的及时多条件查询与检索。

1.2有利于工作效率的提高

档案管理工作非常复杂，传统的档案管理模式过于繁琐，需要耗费大量人力和物力时间和精力来进行档案的收集、整理和目录的制作，且容易造成档案标识不准确、不规范一些错误，如：立卷是否科学、拟定案卷题名是否准确等影响档案检索要素。不仅工作量大，效率还低。通过档案信息化管理，可实现档案管理网络化、规范化、自动化，数据可一次录入可以多次多途径、多条件利用，并可便捷地自动进行例如各种数据的统计、各种报表的打印输出以及借阅登记等，从而将档案人员从繁杂的工作中抽离出来，降低了劳动强度，减少了人力与时间的浪费，提高了工作效率。

2铁路建设项目档案信息化管理内容

2.1实行数字化信息加工

1）扫描纸质文档纸质文件。项目档案信息化管理的前提和基础，是要对其档案内容进行数字化信息加工。主要涉及两个方面，一是存量项目档案的数字化。即对已经收集、鉴定并整理归档的，纳入档案管理范畴的纸质项目档案进行扫描加工，根据保存期限长短，首先要应做好“永久”保存的纸质类档案资料进行数字化扫描，再其次对“30年”保存纸质档案等进行数字化加工。鉴于项目档案数量大、专业性强等特点，可与第三方专业机构进行合作，依托档案数字化公司专业力量和技术，将纸质项目档案扫描，并经OCR识别后进行PDF封装，从而形成满足全文检索和复制功能的双层PDF文件。二是新增项目档案的数字化。针对这一类产生于项目后期维护管理过程中所产生的档案，可利用建立的档案管理的数据库，及时将纸质档案、电子档案进行数字化信息录入。

2）建立项目电子文档电子文件。要求项目建设档案各建设参与方建单位在移交纸质文件时，一并移交与之相其对应的电子文档电子文件；或者将纸质文档纸质文件扫描数字化加工制成电子文件。电子文档电子文件制作应按照遵循《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）、《电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范》（DA/T 74-2019）、《归档文件数字化成果移交与接收办法》（国家档案局档发〔2012〕7号）等有关规定执行。

3）数据挂接验收。将已经建立起来的项目电子文档电子文件接入批量倒入或输入专门的铁路项目档案管理系统或档案数据云平台，并与项目纸质档案同步验收。首先根据《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》中关于铁路项目档案各阶段的归档范围、及阶段划分表等对项目档案内容进行实体验收，；然后其次检查扫描后的电子文件与项目纸质档案文件是否一一对应，最后是将电子文件进行单个或批量挂接在开发的专门档案管理系统或档案智慧云平台中进行单个或批量数据挂接，实现将已经电子化的文档上传至设置好的数据库中，计算机自动分类、组卷、编目、编号生成分类号目录菜单功能，；最后对档案系统或档案智慧云平台数据挂接的结果进行检查、验收。

2.2开发信息化管理系统

铁路项目建设参与方众多、建设周期长等特点，在立卷归档时主要由各参建方独自完成，难以在系统上进行对其分别著录归档，因此，可对项目档案采集、著录等进行简化，将工作重点放在项目档案数字化后的数据录入、分类及检索利用等功能开发和及权限设置方面。

1）系统架构。项目档案信息化构架包括项目管理系统、办公自动化系统和项目档案管理系统，以及与档案管理系统连接二者之间的数据之间交换接口系统。其中，项目建设管理系统包括铁路项目建设信息库、实施计划和归档计划管理、项目实施过程控制、成果展示及成果归档管理、项目验收，以及年度考核等；项目档案管理系统则包括目录及电子目录的数据接收、项目档案归档既组卷、项目档案查询及借阅、项目档案统计、项目档案数据挖掘及分析；数据接口则是连接二者各系统之间的信息载体通道。

2）功能设置。铁路建设项目档案管理信息系统复杂、功能多样，门类包括文书档案、声像档案、科技档案、会计档案、实物档案等，且不同门类档案分类、组卷、编号方式不同。基于此，应开发档案数据库结构自定义功能管理系统，实现档案管理系统科学分类、自动组卷、自动编号、编目等功能。档案系统数据库结构自定义功能系统涵盖数据库字段定义、属性设置、界面定制、菜单组合、权限管理等，根据项目档案信息化管理需要，实现档案管理系统智慧集成。具体来说包括三个层级：一级建立档案类别数据库。包括科技档案、文书档案、声像档案、会计档案、实物档案等。二级数据库设置应是在一级档案类别的基础上的再细分为项目级或年度级、案卷级、文件级数据库。如，：项目科技档案包括项目工程前期文件、建设管理类文件、施工文件、施工验收文件等。在一、二级基础上，再在系统中分别设置案卷级目录参数和文件级目录参数，案卷级库结构包括：档案号、案卷题名、文字材料页数、蓝图张数、保管期限、备注等数据库字段；文件级数据库结构包括：文件编号、责任者、文件题名、形成日期、页号或页数、备注等数据库字段。如案卷题名、文件题名、立卷单位、档案号、文字说明等，即为三级。

3）库房管理。项目档案信息化管理应纳入档案系统智能化库房管理。如：库房温湿度自动控制、库位自动显示、消防自动报警、管道漏水自动报警、馆藏统计等。将库房档案管理纳入其中，以卷为单位，在录入相关项目档案信息时，设置案卷具体存放位置，利用模拟库房快速定位具体档案位置，以提升后期项目档案查阅、利用效率，真正实现全流程项目档案信息化管理。

2.3夯实网络化管理基础

项目档案信息化建设管理离不开完备的软硬件条件作为支撑。根据铁路建设项目档案信息化管理实际需要，建立基于项目档案管理的局域网、互联网两种类型计算机网络，并添置计算机、扫描仪、打印机、照相机，采用防火墙、访问控制和加密等网络安全技术，做好非法访问和病毒攻击防治，阻止非法入侵、黑客攻击，保障项目档案信息安全、稳定、可靠。

3铁路建设项目档案信息化管理策略

3.1制定档案信息化管理准则

首先，铁路项目档案信息化应从实际状况出发，使准则适应铁路档案信息化管理要求，能够规范管理人员的操作行为，确保管理效率和管理质量。其次，明确档案管理操作流程，让档案管理人员熟悉信息化工作要求。第三，要注重管理准则的前瞻性和开放性。比如要对档案信息化标准、技术、成果进行统一规定，使其能够适应本时期的档案信息化管理要求。同时相关人员也要做好兼容性与开放性工作，比如要实现管理与计算机、软件、网络三项工程的融合，充分吸收以往档案管理经验，提升管理准则的科学性。

3.2实行统一管理，完善规章制度

铁路项目档案信息化管理是一项重要、长期性工作，实行统一管理，建立项目档案信息化管理约束机制，完善各项规章制度，是项目档案信息化管理的重要外部保障。为此，首先需要应在项目合同中约定设计、施工、监理等参建单位按照项目档案信息化标准和要求，明确信息化管理承担的具体责任和要求；将项目档案信息化与工程项目建设按照“三同时”（合同签订、过程管理、验收移交）进行信息化收集、整理、归档；要将项目档案信息化管理工作纳入项目档案验收和项目评先、评优结合起来。健全项目档案信息化管理各项规章制度，并抓好制度的贯彻落实。

3.3强化档案信息化人才队伍建设

由于档案资料的录入逐渐数字化，所以，需要培养管理者全新的档案管理观念，学会各种信息的检索方法，及时进行归档工作，随时查缺补漏。提高档案人员的素质能力是档案信息化建设的重要环节，可以对在职人员采取多种途径进行培训，让其系统地、全面地掌握现代化科学管理档案的技能，提高档案管理的水平。

4结语

综上所述，铁路建设项目档案信息化利用信息技术，对获取、传递、整理、存储的项目档案信息资源利用信息管理系统进行一体化管理。档案管理信息化建设工作是一项十分复杂的工作，铁路建设项目档案应结合自身实际，创新管理思路和方法，加快档案管理信息化建设，创造更多的经济效益和社会效益。

参考文献

[1]铁路项目实现档案信息化的有效途径[J].郭苏.陕西档案.2020(05)

[2]铁路工程建设档案数字化建设探究[J].张莹.城建档案.2020(04)