新时期如何提升人事档案管理和服务水平研究

新时期如何提升人事档案管理和服务水平研究

郭建兵

酉阳人事档中心 重庆 409800

摘要：人事档案本就是人事管理过程中不可忽略的一个重要的环节，在档案中记录着个人的身份、学历、资历等数据，是人才信息的重要载体，同时也是进行人才交流的主要信息源头，它与工资待遇、劳动保障有直接关联。基于此，需分析现阶段时代背景下人事档案管理工作中所存在的问题，从而有针对性的提高人事档案管理和服务水平。

关键词：新时期；人事档案管理；服务水平

引言

现阶段新时期背景对于人才要求提出了更为细致的标准，需要全面保障人才应用的合理化，因此需重视人力资源管理工作，其中主要包含人事档案管理水平的不断提高和服务档次的不断提升，建立在人事档案管理工作的基础上，强调方式方法转换传统档案管理手段，消除弊端，解决问题，采取更适合新时期背景的全新工作方法，不断提高档案管理水平以及整体服务水平。

1人事档案管理工作中所存在的问题

1.1体系存在缺陷

在现阶段适当管理工作中最为显著的问题便是体系存在较大缺陷，管理体系不够健全，正所谓，意识决定行为。在现阶段各单位中，人事档案管理方面所存在的种种问题根源在于缺乏对人事档案管理工作的重视，未能意识到该项工作的重要性，导致人事管理体系中存在许多问题，从而影响整体工作以及档案的应用效率。若是一旦涉及到人员岗位调配，通常由领导使用个人档案查阅相关信息，部分档案所记载的信息大多为员工过去的情况，关于现阶段的内容还未进行及时记载和更新，员工最近一段时期的工作水平走向如何都无法知晓，导致领导依据错误信息资料调整工作岗位，无法发挥档案管理工作的预期目标，更不利于相关单位的可持续发展。

1.2管理手段过于落后

时代的快速发展促使各行各业都发生了翻天覆地的变化，在新时期阶段内各项工作都需依照社会发展水平以及改动变化进行有效工作手段方式上的转变，人事档案管理工作也不例外。然而我国现阶段部分单位仍然未能脱离传统管理观念，甚至部分单位仍使用纸质文档作为档案管理工作的核心形式，管理人员将相关员工的个人资料进行记录，纸质档案的记录方法导致各项成本较高，存在较大误差，无法确保信息资料的完整性和真实性，再加上笔录速度无法符合具体要求，导致人事管理工作效率得不到保障。除此之外，档案管理工作在现阶段未能引起相关领导的高度重视，部分人员未能意识到该项工作的重要性和积极作用，相关设备设施过于落后，无法满足新时期背景下的人事档案管理工作要求，导致文件的整理保管以及人事档案服务水平无法满足现阶段实际需求。

2提升人事档案管理和服务水平策略

2.1提高工作意识，强化领导水平

要从更深层次对人事档案管理工作进行优化完整，从而不断提高人事档案管理工作的整体服务水平，这意味着相关领导阶层要意识到人事档案管理工作的重要性和积极作用，从而让人事档案管理工作具有可靠支撑。相关单位要将人事管理工作纳入到议事日程当中，创建有直接领导性质的管理领导小组，从而根据新时期的背景变化以及行业发展给予有效调整和适当变动。小组内对人事档案管理工作的各层面负责定期开展相关检查和指导工作，并从指导工作的实际状况出发，及时发现其中所存在的不足之处，提出有效解决意见和优化建议。随后要形成人事档案管理考核机制，通过考核机制检测相关工作人员的个人素质水平，从而对档案管理工作进行合理考量和分析，开展分类指导模式，实现动态管理，确保人事档案管理工作在后续推进过程中充分展现出制度化特点，确保该项工作更加规范科学，不断提高其服务水平，以实现内部工作的协调可持续发展。

2.2优化创新档案服务模式

正所谓方式决定服务效率，因此要根据新时期的特点进行档案服务方式的创新，从而提高服务水平，不断优化人事档案管理工作的整体效率，实现创新。在高速发展的新时期背景下，新型档案载体与传统载体之间有较大变化，原来大多以纸质档案为主，而随着技术的发展逐渐变为光盘、磁盘等新型载体，特别是扫描技术、光盘技术的大范围应用，进一步增加了档案信息储存量，提高工作效率，确保档案具有开发利用速度快、直观性、易操作的优势，而这些优势也能够促使人事档案管理工作走出档案室小小空间，更好的为人们的生活学习和工作所服务，不断提高自身的服务水平。若想要进一步提升人事档案管理工作的整体效率和整体水平，便需实现档案资源共享，建立联合目录。首先要打破传统格局当中各部门内实行各自为政的模式，建立健全完整资源共享系统，确保系统内的资源能够为各方所用并进行一体化管理，充分发挥整体优势。除此之外，要健全联合目录，使用统一的格式和编排，联合报道两个及两个以上的档案馆或其他单位的档案目录，确保人事档案管理能够实现统一、同步，从而进一步提高档案管理效率。

2.3建立健全人事档案管理工作体系

人事档案管理工作本就是一个动态的过程，它是不断变化的，会随着社会背景的改变而不断波动，因此要适当补充档案材料并进行档案材料的鉴定。在各个工作环节建立完善的规章制度，确保在人事政策、工作纪律、人事档案等方面具有一定的连续性，以免出现文件损坏的现象。除此之外，要设立成熟完善的的服务目标，巧妙处理档案管理工作与个人员之间的关系，减少漏洞，以免出现由于管理不善而造成的工作效率低下问题。同时，要根据新时代特征，不断优化人事档案管理手段，满足单位及社会的档案需求。因此档案工作的推进需富有创新精神，优化人事档案管理工具，利于后续工作的发展和实践。在工作人员的科学理念中建立健全人事档案管理规章制度，确保各规范更加有序，以规范为基础促使档案工作愈发规范化、制度化，充分发挥档案管理工作的历史见证角色。

2.4提高人事档案管理工作人员整体水平

要不断加强人事档案管理工作的培训力度。人事档案记录的是各类人员的相关信息，具有一定的时代特点，人员的管理应摒弃传统档案管理理念，符合新时期时代特点，以全新技术和理念弥补传统模式中所存在的不足之处，以确保档案服务工作落实到位，不断提高查阅档案效率，保障数据误差不断减小。同时，为有效管理知识档案系统需定期进行培训，不断提高管理水平和档案工作人员的个人素质水平，确保人事档案管理既规范又不会墨守成规。再加上新时期的形势变化，要坚持以创新的服务理念，积极采取措施，高效把握人事档案工作的发展方向，体现人才的社会价值，促使人事档案管理工作的积极作用发挥出来。

结语

新时期的不断发展使得各行各业发生了翻天覆地的变化，各行业都需调整原有工作模式和工作理念以满足新时期的背景特点，其中人事档案管理工作也不例外，要弥补传统管理方法中所存在的不足之处，确保管理体系更加健全，完善管理手段，提高管理意识并提升管理人员整体素质水平，以免对工作单位产生不利影响，同时在提高人事档案管理工作水平的基础上提升服务效率。

参考文献

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[4]柳欣.人事档案管理对提升单位经济效率的重要性研究[J].卷宗.2019,(28).49.

作者简介：郭建兵，本科，档案馆员，研究方向：档案管理，单位：酉阳人事档中心