基于文档协同办公的平台构建研究

基于文档协同办公的平台构建研究

1 高健勇 2 李杏丽 2 魏其珺 3 赵书函 4 张娟

1 国网甘肃省电力公司 730000

2国网思极飞天兰州云数科技有限公司 730000

3国网甘肃省电力公司定西供电公司 730000

4国网甘肃省电力公司张掖供电公司 730000

摘要：社会生产生活的效率要求在日益增进的物质需求与效率需求的双重驱动下，也变得越来越高，且不可怠慢。社会效率的方方面面提高，在各种条件下推动社会发展脚步的快速前进。物质条件要求，提升了物质的生产要求，该要求包括生产工作的高效管理，以及生产信息的高效与安全管理。传统的办公方式已经满足不了时代对巨大工作量的高效率要求。文档办公，是信息的精确管理与高效传输工作，是重要信息的保密维护工作。协同办公系统，是基于网络的高效办公方式。基于文档办公的协同办公系统平台构建，文档的安全风险分析把控以及系统文档的安全研究，对于办公系统的高效利用有着重要的基础意义和管理意义。

关键词：文档协同办公；平台构建；研究

前言：协同办公系统是基于网络的便捷建立的一种高效率的办公模式。通过计算机等技术将办公信息通过连接网络，使共同工作范围内的工作人员可以获得即时信息共享，能够及时处理信息，通过信息内容针对性的采取有效措施解决工作问题，实现高效率、少费力的工作目的。协同办公方式在企业应用中，为企业的高效管理提供了即时信息掌控、即时决策依据、即时灵活变动、即时执行监督与反馈等重要工作的便捷性。文档是文字与数据信息的重要记录载体，也是协同办公与之不可分离的重要元素。因此，发展协同办公系统，构建稳定安全的文档协同办公平台，对于办公效率提升及工作信息环境安全具有重要的作用。严格避免文档出现安全问题、严格保障文档安全，是协同办公的重要价值体现。

1系统文档安全风险

1.1系统本身的安全风险

协同办公是通过网络与计算机的联系工作的。计算机随着科技的更新，也在技术方面得到了不断优化，计算机的信息安全性能随着计算机设计技术与安全理念的更新，也是越来越高。然而，百密一疏，当然事情也难以完美。再强大的计算机安保系统，也会抵挡不住最厉害的黑客入侵。计算机存在的某些技术bug，还是会使居心不良的具有技术手段的人有可乘之机，对计算机进行入侵，造成信息的丢失以及重要信息的泄露。对信息的主体单位造成某种难以预计甚至是难以挽回的损失。因此，计算机系统本身的安全保障性能是协同办公环境是否安全的硬性条件^[1]。

1.2完整文档稳定存储的安全风险

文档是信息的集中记录，也是不同模块信息的逻辑整合。文档中记录着数据，也记录着文字。工作中的文档可以是上级工作指令，可以是下级工作报告，可以是客户的重要资料，也可以是单位的重要合同，可以是正常生产信息，也可以是生产中的问题汇总等任何与单位息息相关的关键信息。文档信息的完整存储与随时完整的调用，对于文档信息的作用产生具有决定性的意义。文档的完整存储，要求计算机在进行存储操作时，不受入侵技术的干扰或破坏；文档的随时完整调用，要求存储的文档信息能够保持原样，不会受到入侵技术的删除或恶意篡改，同时要保证文档信息不被盗取。从始至终保证文档的安全保密性，是协同办公重要意义的重要体现。

1.3文档信息精确传送的安全风险

文档的协同办公系统，改变了原有的纸质文档记录、纸质文档下发与传送、纸质文档的收集整理与分类管理等繁琐耗费人力的工作。纸质文档的上传下达工作，要保证时效性及文档信息的全面性、准确性及安全性。协同办公系统的文档传输工作与纸质文档的传送要求并无差别，都需要及时、全面、准确、安全。只是基于网络与计算机的文档传输工作，依赖计算机的程序安全及技术保障，需要避免在传送过程中的文档信息丢失及文档信息失真问题出现。文档信息在不同界面以及不同用户端之间的相互传送中，会受到接收终端的系统协调性的影响，难以保证不会出现信息被盗的问题。文档信息的精确传送工作，是协同办公系统实现信息安全共建的重要保证^[2]。

1.4用户安全意识薄弱的安全风险

协同办公系统，极大地便捷了人们的办公任务完成。协同办公系统，只相当于一个工具，需要人工对其进行使用，才能发挥其价值，体现出其作用。文档的存储、发送等功能作用，是针对协同办公系统的用户行为体现的。用户对于信息安全的保护意识及对办公系统的正确操作意识，是用户的安全意识体现。在技术保障先行的基础上，用户的安全意识紧密关联着办公系统的安全协同作用。安全意识，是一种内在的素质，不具有明显的表露性。协同办公系统的用户安全意识薄弱，对于文档的整体管理工作的安全性会产生很大的负面影响，容易造成文档信息的安全问题。

2 系统文档安全研究

2.1文档存储的非结构化数据标识

计算机系统中对于文档的存储数据库，是结构化数据库，并不是独立数据库结构。这种情况下，系统对文档信息进行存储时，会由于直接复制粘贴造成文档数据泄露的风险。在计算机系统中单独设立一个非结构化文档数据库，并且为该文档数据库设立唯一一个非结构化数据识别标记。通过此数据识别标记，将文档数据库与计算机系统数据库进行信息的关联。这样在计算机系统执行对文档信息的存储任务时，避免了前面提到的直接复制导致的数据泄露风险^[3]。

2.2文档的加密传输

网络最大的便捷之处在于四通八达，无孔不入。网络所具有的这样的特点，也使得文档传输在网络作用力的作用下，会面临很多安全风险。所以，为了保证文档的安全传输工作，需要对文档进行加密处理或者对计算机传输技术进行加密技术提升。文档的加密处理，可以使文档信息在无解密的专业操作情况下，以密文的形式展现，让人无法看懂乱码一般的密文。加密的文档处理，可以保证文档在传输给任何接收单位时，通过独有的解密技术的保护，形成安全的文档输送渠道。文档传输是协同办公中普遍又重要的工作内容。在进行文档传输时，为了保证文档的完整性和抗抵赖性，通过系统对用户的安全验证程序，使用户需要输入解密密钥才能在系统中得到认可，自由前行。在文档的传输与接受之间进行双向密钥验证，对于文档信息的安全环境起到保护作用。

2.3文档与系统的双向授权

系统要实现文档与用户间的授权方式，能够双向进行的目标。系统要在一定的技术支持下，规范不同职级不同职称的用户对于相应的文档信息具有的相应的固定的操作使用权利。同时系统也要在一定的技术支持下，能够控制相应的文档信息可以被规范的不同职级不同职称的用户所操作使用。双向授权方式的技术设定，可以控制对于不同文档信息被任何用户的随时随意调用而造成的文档安全风险，也可以规范用户对于文档信息的合规应用，避免造成文档安全的无意之失。授权范围尽量趋小化，而非更大化^[4]。

2.4文档的属性设置

文档的及时准确性，对于文档内容的执行要求非常关键。已传送的文档使用权的有效期，对于文档的长久安全具有很重要的保护作用。文档的属性设置权利要为文档的原始制作者所拥有，通过设置文档的访问权力、访问期限等，可以有效控制非权限人员对文档的窥探、破坏及盗取，这样对文档的安全保护具有积极的实际效果。

结论：文档是所有办公中的重要信息载体。文档的重要性因其不同的内容针对要点而有所不同，但是每一处重点内容都关乎办公单位的自身安全与其未来发展。文档协同办公的平台构建，虽然要面对并解决文档的安全风险，但是其重要性于当代办公是不可替代的。基于文档的协同办公平台，不仅使办公文档的存储、调用、传输工作变得省时省力，而且促进办公信息的合理共享与办公效率的极大提高。

参考文献

[1]王慧晶, 李清. 基于下一代企业云盘打造安全高效的协同办公平台[J]. 区域治理, 2018, 000(039):143.

[2] 王楷, 魏乐, 孟凡堂,等. 协同办公系统文档安全分析及对策[J]. 山东工业技术, 2017(1):289-289.

[3]史罕初, 马明. 基于协同办公平台的信息系统集成研究[J]. 科技与企业, 2014(07):117-118.

[4] 许佳玮. 基于一体化的协同办公系统设计与实现[J]. 精品, 2018(9):225-225.